綜合教務系統在新建本科院校教務管理工作中的應用

摘要：本文通過對新建本科院校與辦學歷史較長本科院校教務管理工作的對比，找出了這類學校在教務管理工作方面的差距，重點分析了綜合教務系統對新建本科院校教務管理工作規范、有序、高效等方面的促進作用。

關鍵詞：綜合教務系統；新建本科院校；教務管理；應用

中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)24-1228-02

Application of Synthetically Educational Administration System in the Newly-built Universities' Educational Administration

LIU Zhan-gui， GUO Ai-hua

(Dean's Office of Binzhou University， Binzhou 256603， China)

Abstract: The paper contrasts the educational administration between newly-built universities and colleges with long history， identifies the gap and focuses on synthetically educational administration's promoting role of the regulation， order and efficiency in newly-built universities' educational administration.

Key words: Synthetically Educational Administration System; Newly-built Universities; Educational Administration; Application

1 引言

教務管理工作是學校教學管理工作的中心樞紐，它對保證正常教學秩序，順利實施教學計劃，提高教學質量和辦學水平至關重要。學校升格后，隨著辦學層次的提高，教務管理工作面臨許多新問題，如何迅速建立適應本科教育的教務管理運行機制與秩序，是新建本科院校需要迫切解決的問題。

2 新建本科院校教務管理中存在的主要問題

新建本科院校多是通過專科學校合并、升格發展起來的，經過幾年的建設，教務管理制度基本健全，工作程序基本規范，教學秩序基本穩定，但是與辦學歷史較長的本科院校相比，仍存在較大差距。

2.1 教務管理模式不合理

高校的教務處一般設置有教務科、教學研究科、教材科、學籍科、實踐教學科、教學質量科、考試中心等科室，這些科室各司其職，各自為政，安排工作、發放通知的時間和方式各有差別，這就造成系級教務管理人員忙于應付各科室的工作和檢查，造成教務管理工作缺少條理性、規范性。

2.2 教務信息未得到充分利用

從管理手段上看，一些新建本科院校往往還停留在手工管理或計算機輔助管理階段，在人工管理階段，管理任務主要依靠人工方式完成，教學過程中的信息反饋滯后于各項教學活動，信息的交換與保存以紙介質為載體，信息的采集范圍受時空制約，信息傳遞的方式陳舊，速度緩慢，滯后現象突出，信息的統計手段落后，數據信息不能得到充分的利用。

2.3 學分制條件下的教務管理制度不夠完善

新建本科院校實行學分制改革主要是向辦學歷史較長的本科院校臨時學習的，但教務管理制度卻是沿襲了專科階段學年制管理思想和理模式，面臨學分制改革過程中出現的新問題則缺乏相應的經驗。實行學分制改革后，整齊劃一的教學計劃被學生個性化的選課方案所取代，學生在不同的教學班級之間切換使得學生自然班級的概念淡化，彈性學制導致自然班級內學生的畢業時間不一致，凡此種種帶來的新問題，均困擾著新建本科院校的教務管理者。

2.4 教務管理隊伍的素質亟待提高

教務管理人員是教學活動的直接組織者和管理者，他們工作水平的高低直接影響著學校教學管理的整體水平和質量。新建本科院校的教務管理人員處于學校升格、改制的特殊時期，需要大量時間學習、提高以面對新的問題。

2.5 現代化管理手段的應用不夠

信息技術對人類生活的影響是深遠的，信息化時代，國際互聯網和組織內聯網從根本上改變了人們的溝通方式，改變了組織的邊界，拆除了組織內部職能部門之間的壁壘，加大了信息的流通和反饋。組織能夠利用互聯網向客戶發布信息，收集客戶和競爭對手的購物、支付、事務往來等信息。高校在大力開展校園網絡化建設的同時，可以考慮將教務管理工作在網上公開，充分利用IT技術提高教務管理工作的效率。

3 綜合教務系統的技術

3.1 系統概述

清華大學計算機與信息管理中心開發的大學綜合教務系統是一個集Client/Server和Browser/Web Server技術于一體、涉及教務管理各環節、面向學校各部門以及各層次用戶的多模塊綜合管理信息系統。與原始的教務管理相比，它采用了當前流行的C/S結構和Internet網絡技術，突破了原先教務系統使用地域的局限性，使整個校園網乃至Internet上的用戶都可訪問本教務系統。因而就可在多地域、任意時間段以不同身份來訪問教務系統中的數據，大大加強了系統數據共享的能力。由于采用了先進的和標準的網絡技術，極大地提高了系統的可移植性。該系統自1997年開始在清華大學運行以來，為促進清華大學教務管理的科學化、規范化、信息化、減員增效、保障學分制的順利實行提供了有力的支持，經過多次的升級與完善，目前該系統被國內多所高校購買使用。

3.2 系統的特點

先進的管理思想：系統融合了清華大學多年來教務管理及教務改革的經驗。教務數據集中管理，最大程度地實現數據的共享，避免管理漏洞的產生，同時為學校管理層的決策支持提供詳盡的數據。

綜合的教務管理系統：涉及教務管理中的各個環節，為學校教務管理部門、教師、學生等各層用戶提供服務。

先進的技術：系統運行于Internet上，采用C/S結構與B/S結構相結合的體系結構既滿足教務管理用戶集中、大量處理數據的要求，又滿足學生最大范圍地使用該系統。

模塊化的軟件結構：各子系統即可獨立運行，也可聯合運行，實現數據共享。

提供全面的安全策略：系統完善的用戶管理，配合多種數據備份策略，保障教務數據的安全性。

3.3 系統的功能

教務管理：包括基本信息管理、注冊系統、收費系統、學籍管理、教學計劃、成績管理、畢業審查等系統，涉及教務管理的各個環節。系統采用C/S結構實現。

排課系統：根據教學計劃和學校教室資源排定每學期課程。系統采用C/S結構實現。

選課系統：給學生提供制定個人學習計劃的選課平臺，并可查詢學生個人的選課情況。采用B/S結構實現。

這些模塊既相互獨立又相互聯系，既可獨立工作又相互制約，構成了復雜、龐大的綜合管理信息系統。

4 綜合教務系統在新建本科院校教務管理工作中的應用

4.1 對教務管理機構重組的影響

在對綜合教務系統的功能模塊進行分析時，會發現現行的教務機構設置有一些不合理之處。這就需要對現有的機構進行重組，工作人員的分工應更準確明晰，建議教務處對應綜合教務系統各功能模塊設置教學計劃管理崗、學籍管理崗、成績管理崗、排課調課崗、選課管理崗、考試管理崗、教材管理崗等。

4.2 對教學信息處理方式的影響

目前，高等學校的規模普遍較大，教職工及學生人數眾多，以一個1.5萬人規模的大學為例，假設按照每生每學期平均8門課程計算，僅成績管理一項，每學期就有12萬條記錄，而每條記錄里還包含著學號、姓名、課程號、課程名稱、開課學期、任課教師、成績等十幾項，數據量之大可想而知，再加上開課計劃管理、排課管理、考試管理等一系列工作，使工作人員不堪重負，傳統的管理方式極易造成教務信息傳遞的延誤并影響到數據的準確性。綜合教務系統借助數據庫和網絡技術擴大信息的采集范圍，建立信息完整性、準確性校驗機制，信息傳遞迅速、及時，最大程度上實現教學管理信息的共享。

4.3 對學分制改革的影響

學分制下的教務管理，主要包括教學計劃管理、學生學籍管理、學生成績管理、考試信息管理、綜合信息管理等主要內容，各部分的管理之間既有一定的獨立性又存在不可分割的聯系。綜合教務系統為每部分管理內容建立了子系統，并且在整個系統內部做到了系統資源代碼的統一，使各子系統之間的資源可以共享，從而徹底解決了學年制向學分制過渡過程中放活就亂、統管就死的問題，做到了活而不亂，管而不死。

4.4 對教務管理隊伍素質提高的影響

教務系統強大的功能、先進的技術只有通過操作人員的使用才可以體現出來，操作人員的素質高低是綜合教務系統能否成功應用、發揮最大效能的關鍵。所以需要操作人員明確定位和分工，統一思想和認識，積極加強技術培訓和業務學習，不斷提高使用綜合教務系統的水平，在工作中既有分工又有協作，最大程度地發揮綜合教務系統的強大功能。

4.5 對教務管理效率的影響

綜合教務系統投入運行后，在排課、選課、成績管理、學籍管理等業務管理方面大大減少了重復勞動和差錯，全校的教學資源，如教師、教室、實驗室、課程、教學計劃等，面向不同身份的用戶進行信息資源共享與服務，系級用戶可以及時得到本系學生的學籍情況、選課情況、學習成績的排名情況、不及格情況及畢業審查情況等；教師用戶可以查詢自己的課程表、學生的選課情況、錄入考試成績等。學生用戶可以進行選課情況查詢、成績查詢、課表查詢等。網絡化背景下的資源共享，使得工作效率全面提高，為師生服務的效率和質量全面提升。

5 結束語

現在各高校主要使用的有清華大學計算機與信息管理中心、清華大學教育技術研究所、杭州正方電子工程有限公司、湖南青果軟件有限公司等開發的綜合教務管理系統，這些教務系統既有共同點又各有特色，屬于現階段比較成熟的系統。這些綜合教務系統主要依托清華大學、浙江大學、湖南大學等高校設計開發，實際上就是對這些高校教務管理經驗的總結與管理模式的固化，新建本科院校引進這些綜合教務系統就是間接學習先進學校優秀管理經驗的過程，引進和使用綜合教務系統可以大大加快新建本科院校教務管理工作科學化、規范化、現代化的步伐。

參考文獻：

[1] 宣華， 王映雪， 陳懷楚. 清華大學綜合教務系統在教務管理中的應用[J]. 計算機工程與應用，2002，(12):237-239.

[2] 王春濤. 談談新建本科院校教務管理工作存在的問題及對策[J]. 教育與職業，2007，(8):40-41.

[3] 黃立明， 郭紅英. 當前高校教務管理系統信息化建設的現狀分析和對策研究[J]. 科技經濟市場，2006，(11):330-331.