巧用ＥＸＥＣＬ制作成績表

摘要：利用EXECL建立高效的成績表處理是班主任在每次學生考試時都要面對的一個問題，該文通過一個具體成績表的制作過程，重點闡述了如何在EXECL中處理特殊的單元格，以及綜合利用公式和函數實現成績錄入表格后自動生成所需的成績表。

關鍵字：EXECL；成績表；公式；函數

中國圖書分類號：TP317文獻標識碼：B文章編號：1009-3044(2008)24-1206-02

To Create a Highly Efficient Test Grade Form in Microsoft Excel

ZHONG Chang-zhen1， LIU Qing-fang2

(1.Changde Normal School， Changde 415000， China;2.Taoyuan Qihe Senior School， Taoyuan 415700， China)

Abstract: To create a highly efficient test grade form in Microsoft Excel is a problem which every head teacher has to face. The author， by introducing the process of making a specific test grade form， mainly discusses how to deal with special cells and how to use formulas and functions to realize the automatic generation of the form required after data input in Microsoft Excel.

Key words: EXECL；results；formula；function

1 引言

每逢考試時候，班主任就要面對各種成績的處理：成績的錄入，總分的計算、學生平均分的計算、科平均成績、各科總平均成績、名次排定、不及格科目統計等等。最后再制作出相關（如表1）的成績表。如果按照傳統的手工方法，每一次都要重新設計、計算，有很大的工作量，成績統計是班主任不勝其苦的事情。有沒有一種辦法，只制作一次成績表，以后只需要輸入相關的科目成績，就可以立即自動得到各種所需要的數據呢？以表1制作為例，當我們在表格中輸入學生各科成績時，學生總分、學生科平、學科科平、全班平均成績，不及格科目數以及不及格科目紅色顯示、名次等等，都會自動得到。筆者以為，只要我們用好EXCEL的某些功能，按照以下步驟操作，就可以達到這個目標。

2 表格的制作

2.1 制作表的標題

選擇A1單元格，切換到漢字輸入法，輸入“XX學校XX年下期XX班學生期中成績統計表”；然后，再次選中A1單元格，單擊“格式——單元格”，在彈出的對話框中選擇“字體”選項卡，設置相關參數：字體黑體，字號18，顏色為黑色，加粗；最后，選擇A1：A35單元格區域，右擊鼠標，選擇右鍵菜單中“設置單元格格式”命令執行，在彈出的對話框中選擇“對齊”選項卡，將水平對齊和垂直對齊都設置為“居中”，并選中合并單元格前面的復選框，再對話框上的“確定”按鈕上單擊。

表1 ××學?！痢聊晗缕凇痢涟鄬W生期終成績統計表

2.2 制作表頭

表頭的制作分為常規部分和斜線表頭部分，其中斜線表頭制作是難點。1）常規表頭部分可以按如下操作實現，先設行高和列寬，將1行行高設為12.75，2行行高設為57，3到12行設為18，右擊A列，在郵件菜單中選擇“列寬”命令執行，在彈出對話框中輸入12.25，將A列寬度設為12.25，再拖選B列到AF列，用類似操作設列寬為6，然后在表頭欄中輸入內容，采用第一步操作中設置單元格格式的方法，設置表頭單元格格式：字體為宋體，字號為12，顏色為黑色；2）斜線表頭的制作，由于EXCEL沒有繪制斜線表頭的功能，所以需要采用輔助的方法來完成，本例中采用繪圖工具欄中的直線工具按鈕加文本框來實現斜線表頭的制作。首先，單擊繪圖工具欄上的“直線”按鈕，繪制如表中的三條斜線，并調整它的寬度和方向，再利用shift+鼠標左鍵單擊選中三條斜線—右擊鼠標，在右鍵菜單中選擇成組，將其組合；其次就是單擊繪圖工具欄上的“文本”按鈕，輸入斜線表頭中各對應的文本，并調整齊位置。

2.3 設置數據單元格格式

表的標題單元格格式，選中A10：AF10區域，右擊，選擇設置單元格格式命令執行，利用“對齊”和“數字”選項卡，將數據對齊方式設為水平和垂直都居中。數值為精確到兩位小數。

3 公式函數的添加

從表1中我們可以知道以下信息：學生成績有兩種數據：分數制和等級制。但不管那種，不及格的分數或等級都用紅色標示；需要我們從學生原始成績數據計算得到的數據：總分、學生科平均、科目平均、班級所有科目總平均“累計”、名次、不及格科目數。這些信息要想在我們輸入學生原始成績時自動產生，就必須借助EXCEL的公式和函數等功能。首先假設“不及格科目”所處的單元格時A12，則實現它們的操作如下：

3.1 計算學生總分

首先選中B9單元格，接著在B9單元格中輸入公式“=SUM（B3:B6）”，敲回車確定。最后，用拖動填充句柄的方法，將公式復制到C9:G9區域即可。

3.2 計算學生平均成績

首先選中B10單元格，接著在B10單元格中輸入公式“=AVERAGE（B3:B6）”，敲回車確定。最后，用拖動填充句柄的方法，將公式復制到C10:G10區域即可。

3.3 計算科目平均成績

首先選中H3單元格，接著在H3單元格中輸入公式“=AVERAGE（B3:H3）”，敲回車確定，最后，用拖動填充句柄的方法，將公式復制到H4:H6區域即可。

3.4 計算班級科目總平均成績

首先選中I3單元格，接著在I3單元格中輸入公式“=AVERAGE（H3:H6）”，敲回車確定。

3.5 計算不及格科目數

首先選中B12單元格，接著在B12單元格中輸入公式“=COUNTIF（B3:B6，“<60”）”，敲回車確定，最后，用拖動填充句柄的方法，將公式復制到C12:G12區域即可。

3.6 標示不及格科目為紅色

拖選學生成績數據區域B3:G7，單擊格式菜單，在彈開的菜單下單擊“條件格式”，彈開如圖1如所示對話框，然后完成一下幾步步操作：

圖1

第一步：在此對話框中，單擊“介于”對應的下拉按鈕，選擇小于，然后在后面的文本框中輸入60，在單擊“格式”按鈕，在彈開的對話框中選擇字體選項卡，設置字體顏色為紅色，設置完成后對話框如圖2：

圖2

第二步，由于選修課成績是文本而不是數字，因此，選修課是否及格的判斷要在第一步基礎上另外設置。單擊上圖的“添加”按鈕，對話框變成如圖3：

圖3

接著單擊條件二的“介于”所對應的下拉列表按鈕，選擇“等于”，在后面文本框中輸入“不及格”，接著單擊條件二對應的“格式”按鈕，在彈開的對話框中設置字體為紅色即可，完成設置后對話框如圖4：

圖4

第三步：單擊條件格式對話框中的“確定”按鈕完成設置即可。

3.7 排名次

首先選中B11單元格，接著在B11單元格中輸入公式“=RANK(B9，$B$9:$G$9)”，敲回車確認，需要注意的是在本步操作中，RANK函數的第二個參數要輸入絕對地址表示數據區域。最后拖動填充柄到G11單元格。

最后，保存文檔。

4 結束語

以上操作中，我們重點介紹了成績表創建過程中的兩個難點：斜線表頭的制作、公式和函數的建立，使用時候或輸入具體的數據，如：姓名、科目、分數等，或對公式中的具體參數進行修改就可以實現成績表中各種統計數據

的自動生成，比如：名次的排定不需先排序，再輸入名次。

參考文獻：

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