基于工作流的軍隊院校外訓管理信息系統淺探

摘要：近年來，軍隊院校外訓工作發展突飛猛進，積累了大量的外訓學員、外訓教材方面的資料。然而，目前軍隊院校外訓的工作模式還停留在傳統的手工處理信息方式，已經遠遠不能適應日常外訓工作的需要。迫切的需要建立一個融外訓教學、外訓管理于一體的外訓管理系統。從而提高軍隊院校外訓工作工作質量與辦事效率。

關鍵詞：外訓；信息管理系統

中圖分類號：TP391文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)31-0905-01

Management Information System of Military University Based on Workflow

XUE Qiang， GUO Xing-ming

(Naval University of Engineering， Wuhan 430033， China)

Abstract: In recent years， Foreign trainning work of Military University developed fastly， at the same time，produced many files about Foreign trainnees， Foreign textbooks. But working mode of Foreign trainning of Military University is old， deals with files byworkers.It is not good for the work. It needs to build a Management Information System of Foreign trainning， which contains teaching and mangagement of Foreign trainning. The system can improves the efficiency of the Management of Foreign trainning Military University.

Key words: foreign trainning; information management system

1 引言

1970年代人們對工作流技術充滿著強烈樂觀情緒，研究者普遍相信新技術可以帶來辦公效率的巨大改善，然而這種期望最終還是落空了。人們觀察到這樣一種現象，一個成功的組織往往會在適當的時候創造性的打破標準的辦公流程；而工作流技術的引入使得人們只能死板的遵守固定的流程，最終導致辦公效率低和人們對技術的反感。1970年代工作流技術失敗的技術原因則包括：在辦公室使用個人計算機尚未被社會接受，網絡技術還不普遍，開發者還不了解群件技術的需求與缺陷。

含有工作流特征的商用系統的開發始于1983年至1985年間，早期的商用系統主要來自于圖像處理領域和電子郵件領域。圖像處理許多時候需要流轉和跟蹤圖像，工作流恰好迎合這種需求；增強的電子郵件系統也采用了工作流的思想，把原來點對點的郵件流轉改進為依照某種流程來流轉。在這些早期的工作流系統中只有少數獲得了成功。

進入1990年代以后，相關的技術條件逐漸成熟，工作流系統的開發與研究進入了一個新的熱潮。截至1995年共有200多種軟件聲稱支持工作流管理或者擁有工作流特征。工作流技術被應用于電訊業、軟件工程、制造業、金融業、銀行業、科學試驗、衛生保健領域、航運業和辦公自動化領域。

工作流（Workflow）的嚴格定義如下：為了實現組織目標，有關業務活動依時序或邏輯關系相互連接構成業務流程。在業務開展過程中，文檔、信息或任務，依據組織規范在參與者之間傳遞、處理或 執行。業務流程中，實現了基于計算機自動化的全部或部分稱為工作流。簡單地講，工作流是指整個或部分經營過程在計算機支持下的全自動或半自動化。在實際情況中可以更廣泛地把凡是由計算機軟件系統（工作流管理系統）控制其執行的過程都稱為工作流。一個工作流包括一組活動及它們的相互順序關系，還包括過程及活動的啟動和終止條件，以及對每個活動的描述。

2 工作流技術研究

不同的工作流管理系統在實現方法、底層通信機制、應用范圍有很大差距，但在用戶的應用層上看，都應該提供以下三方面的功能支持：

1）設計功能，就是對工作流的業務流程及組成這些業務流程的活動進行定義和建模。

2）運行控制功能，就是在一定的運行環境下，負責創建、執行和控制工作流實例，激活相應的資源和應用，并完成過程中從一個活動到另一個活動的控制轉移。它是整個工作流管理系統的核心部分。

3）運行交互功能，就是指在運行中，工作流管理系統與工作流參與者及外部應用程序進行交互的功能。

一個完整的工作流管理系統包括七個部分的管理部件和數據：

1）過程定義工具：過程定義工具被用來創建計算機可處理的業務過程描述。它可以是形式化的過程定義語義或對象關系模型，也可以是簡單地規定用戶間信息傳遞的一組路由命令。

2）過程(數據)定義：包含了所有使業務過程能被工作流執行子系統執行的必要信息。這些信息包括起始終止條件、各個組成活動、活動調度規則、各業務的參與者需要做的工作、相關應用程序和數據的調用信息等。

3）工作流執行子系統和工作流引擎：工作流執行子系統也稱(業務)過程執行環境，包括一個或多個工作流引擎。工作流引擎是WFMS的核心軟件部分。它的功能包括：解釋過程的定義，創建過程實例并控制其執行，按照過程定義所確定的業務邏輯調度各項活動，為用戶工作表添加工作項，維護工作流控制數據和工作流相關數據，通過應用程序接口(Application Program Interface)調用應用程序，提供監督和管理功能等。工作流執行子系統可以包括多個工作流引擎，不同的工作流引擎通過協作共同執行工作流。

4）工作流控制數據：指被工作流執行子系統和工作流引擎管理的系統數據，要用于表示過程實例和活動實例的狀態信息。

5）工作流相關數據：被工作流管理系統(WFMS)用作決定一個工作流實例

狀態轉移的數據，重要屬性包括數據名稱或路徑、數據類型等，例如過程調度決策數據，活動間的傳輸數據等。工作流相關數據既可以被工作流引擎使用，也可以被應用程序調用。

6）工作表和工作表處理程序：工作表列出了與業務過程的參與者相關的一系列工作項，工作表處理程序則對用戶和工作表之間的交互進行管理。工作表處理程序完成的功能有：支持用戶在工作表中選取一個工作項，重新分配工作項，通報工作項的完成，在工作項被處理過程中調用相應的應用程序。

7）應用程序和應用數據：應用程序可以直接被WFMS調用或通過應用程序代理被間接調用。通過應用程序調用，WFMS部分或完全自動地完成一個活動，或者對業務參與者的工作提供支持。與工作流控制數據和相關數據不同，應用數據對應用程序來講是局部數據，對WFMS的其它部件來說是不可見的。

3 系統開發原則

系統開發的主要原則使軍隊院校外訓辦公管理事務規范化、科學化。系統主要是圍繞外訓的核心工作：外訓學員的管理、教學、生活而展開的。主要包括： 學員管理、教學管理、教員管理、后勤管理、查詢統計等核心功能。本系統平臺的作用是供本領導、管理人員、教員以及與外事外訓相關人員閱讀使用。通過本系統，管理人員可以了解外訓人員從入校到畢業離校的所有的信息，提供了一個能夠達到在外訓學員和外訓管理人員之間溝通聯系的平臺。外訓學員來到學校報道時，可以利用此系統填寫、提交各種必要信息，管理人員可對外訓學員從個人檔案以及學習計劃、課程、成績進行全程跟蹤管理，同時還可以管理外訓日常活動，并可對本系的一些通知文件、檔案進行歸檔分類。

4 系統目標

通過使用本系統實現外訓系基本工作事務的規范化、流程化和信息化，提高外訓系的教學質量、管理水平和服務水平，為外訓系的宏觀管理和科學決策提供依據，為外訓的學員提供有力保障和服務，為外訓事務的管理模式提供探討。

5 系統結構與功能

系統采用B/S結構，主要分后臺管理端、教師端、學員訪問端三大部分。后臺管理端主要管理學員的基本信息和教務課程管理信息。教師端主要查看教學任務和成績管理，學員端主要提交各種基本信息和查看制度通知等。

6 總結

本文從工作流的一般原理出發，對軍隊院校外訓進行細致深入的研究，構建了軍隊院校外訓管理系統的一般框架。

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