高校檔案信息化建設的幾點思考

隨著信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，以計算機網絡和存儲技術為核心的現(xiàn)代信息技術已大大影響到經濟發(fā)展、人民生活、國家安全和社會發(fā)展進程，信息化給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰(zhàn)。2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館向全國檔案部門下發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是促進檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項重大舉措。如何抓住信息產業(yè)發(fā)展的機遇，充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢，是擺在高校檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

一、高校檔案信息化建設主要內容

1、館藏各類檔案的數(shù)字化，利用數(shù)據(jù)庫存技術，對紙質檔案、聲像檔案、實物檔案進行錄入、掃描、數(shù)碼處理，達到對檔案信息管理和利用的高效、準確。

2、電子文檔管理一體化，通過辦公網絡，使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔工作，對電子文檔進行準確的歸檔鑒定，執(zhí)行電子文檔歸檔管理辦法，及時進行網絡歸檔處理，檔案管理部門將對電子文檔進行及時的接收和進入相應數(shù)據(jù)庫存的處理。

3、檔案信息提供利用網絡化，就是可以在公眾信息平臺上，利用公開的檔案信息，也可在專用服務器中調用，查找保密檔案信息。

二、高校檔案信息化建設目前存在的問題

1、技術支撐的差距。檔案信息化建設是一項技術密集型的工程，技術支撐是信息化建設的重要條件。目前高校檔案信息化建設中技術仍存在差距，諸如數(shù)據(jù)存儲和壓縮技術、網上檔案信息組織技術、檢索技術等還不為信息化建設的工作者所熟悉、掌握，離真正意義上的網絡化檔案管理還有距離。同時，現(xiàn)有的技術忽視了文件、檔案管理的需求，難以直接用來管理電子文件和數(shù)字化檔案。因此，如何將信息技術和新的關鍵技術應用于檔案工作，是高校檔案信息化建設中亟待解決的問題。

2、缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，雖然也有一些標準出臺，但不能滿足檔案信息化快速、有序發(fā)展的需要。比如：高校檔案網站信息系統(tǒng)設計和應用的標準；高校檔案館藏數(shù)字化標準；高校檔案數(shù)據(jù)庫存與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫存互聯(lián)的工作標準都亟待規(guī)范。

3、技術保障不夠明確，電子文件信息的安全、保密問題，維護電子文件原始性、真實性問題，電子簽名的認定問題等都需要嚴格的技術保障，需要法律、法規(guī)、標準的支持。

4、認識與機制不夠到位，對于高校檔案信息化建設問題，各級領導、各級管理人員包括檔案工作人員的認識是參差不齊的，有些人認為高校檔案的信息化就是檔案庫存紙質文件的數(shù)字化，就是計算機技術在檔案中的利用。另外，對于在高校是否啟動檔案的信息化建設，信息化建設的速度、規(guī)模、廣度、深度如何？缺乏有效的激勵機制和監(jiān)督機制，各高校均處在各自為政的“良心帳”階段。

三、加快高校檔案信息化建設的保障

1、培養(yǎng)高水平的檔案專業(yè)人才，全面提高檔案工作者素質，是高校檔案信息化建設中的重要條件，要通過崗位培訓、繼續(xù)教育、法律學習等形式，使檔案人員多掌握一些法律、歷史、經濟和現(xiàn)代化管理知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為既精通業(yè)務，又有創(chuàng)新精神的復合型人才。成為檔案信息化建設的行家里手。

2、要加強檔案法制建設，增強依法治檔的力度和深度。高校檔案信息化建設，對高校工作產生劃時代的影響，對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產生革命性沖擊，管理體制、管理手段、管理制度和法律保障都要進行變革、修改、健全完善，通過規(guī)章制度要達到明確責任。比如在文檔一體化模式下，過去分年度、分階段對歸檔部門進行業(yè)務指導、執(zhí)法監(jiān)督，現(xiàn)在要變?yōu)槿粘５摹⑷^程的指導、監(jiān)督。在檔案的利用方面過去利用者到檔案管理部門查閱利用檔案，是面對面的服務方式，而現(xiàn)在是利用網絡，靠信息技術手段，達到有效的服務和控制。檔案信息的公開，需建立健全信息公開制度，充分利用網站、廣播、電視等媒體為各部門獲得信息提供便利。檔案信息的共享，要建立信息共享制度，加快建設統(tǒng)一的檔案信息網絡、平臺和信息安全基礎設施。電子文檔的歸檔、鑒定、安全保管等管理制度都要根據(jù)國家的《歸檔文件整理規(guī)則》，結合高校檔案的自身需要和特點而重新制定。

3、積極開展檔案鑒定銷毀工作，按照檔案法的要求，對過期的、失去保存價值的檔案及時進行鑒定銷毀，避免庫房多余的檔案，縮小館藏檔案數(shù)字化的范圍，使篩選后的檔案更有廣泛的利用價值。