高校財務業務流程梳理的研究與實踐

［摘 要］ 業務流程再造是指利用信息技術，從根本上反思和重新設計業務流程，以實現關鍵績效，如成本、質量、服務和反應速度的突破性進展。業務流程梳理是業務流程再造的重要組成部分，目的是實現對組織現狀的客觀描述并得到業務模型，為管理改革提供客觀依據，為提升信息化建設的整體水平和投資效益提供指導。

［關鍵詞］ 高校財務管理；業務流程再造；業務流程梳理；信息技術

［中圖分類號］F275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）17-0050-04

一、研究背景

隨著高等教育的迅速發展，高校的外部環境和內部管理體制都發生了很大的變化。這些變化要求學校財務部門在工作量成倍增加、人員不斷精簡的情況下，不斷提高財務管理和會計服務的水平，有效地防范財務風險，為高校發展提供持續、有力的財務支撐。為了適應新形勢的要求，高校財務部門一方面應該加快推進體制改革、加強隊伍建設，通過簡化工作程序、拓展會計服務的業務邊界、完善內部控制制度來更好地滿足教學、科研和學校發展的需要；另一方面，也需要健全技術保障體系，進一步推進財務信息化建設，充分發揮信息技術的優勢。

經過近10年的迅速發展，高校財務信息化在經歷了對財務部門的各項日常工作提供支持性信息系統的階段之后，開始進入對財務部門的全局性業務和涉及財務部門的跨部門業務提供支撐平臺的階段。在新的階段，高校財務信息化的重點不再是手工業務的自動化，而是要在財務信息化規劃和財務業務流程再造的基礎上，實現財務信息系統之間、財務信息系統與高校其他信息系統之間的互連互通和財務信息資源的深度開發利用，充分發揮信息技術對提高高校財務管理和服務水平的促進和支撐作用，提高財務信息化的投資效益。財務業務流程再造的第一步是對現有的財務業務流程進行梳理，以實現對它們的準確認識。

二、業務流程梳理再造與業務流程梳理

（一）業務流程

業務流程是指為了達成特定業務目標而執行的一系列在邏輯上相關的任務。業務流程的所有者是指組織內部與流程相關的人員，客戶是業務流程的服務對象和業務流程產出的接受者?？蛻艨梢允墙M織外部的，也可以是組織內部的。業務流程的觸發點是引發流程的事件，它通常是客戶的某個行為。如果觸發點不是來自于客戶的話，那么這個流程很可能是多余的。業務流程獨立于組織結構，通常會涉及組織內部的多個部門或者多個組織。

（二）業務流程再造與業務流程梳理

業務流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的概念是由MIT的Micheal Hammer在《哈佛商業評論》1990年第7/8期上發表的《再造：不是自動化，而是重新開始》一文中首先提出的。文中指出，業務流程再造是指利用信息技術，從根本上反思和重新設計業務流程，以實現關鍵績效，如成本、質量、服務和反應速度的突破性進展。

同期，Ernst and Young的Thomas H. Davenport和MIT的James E. Sbort在《斯隆管理評論》1990年夏季刊上發表的《新工業工程：信息技術和企業流程再設計》一文中也提出了業務流程再設計（Business Process Redesign，BPR）的概念，作者把以信息技術和業務流程再設計的相互依賴關系為主要研究對象的學科稱為新工業工程。傳統工業工程著眼于大幅度提高在相對穩定的環境下、以個人為工作主體的制造業的工作效率，而新工業工程則著眼于大幅度提高在快速變化的環境下、以團隊為工作主體的服務業的工作績效。

在快速變化的環境中和以團隊為工作主體的工作模式下，僅僅是手工工作的自動化并不能充分發揮信息技術的作用，達到大幅度提高工作績效的目的。要充分發揮信息技術的作用，就必須對業務流程進行再造或重新設計，利用信息技術大幅度降低團隊協作的成本，實現工作績效的顯著提升。

一般來說，業務流程再造包括確定業務目標和流程目標、識別需要再造的流程、整理和分析現有流程、確定信息技術能夠在業務中發揮的作用和設計新流程等5個步驟。其中，識別需要再造的流程以及整理和分析現有的流程合稱為業務流程梳理。業務流程梳理能夠幫助管理人員和業務人員了解組織中現有的流程，進而根據組織的業務目標和流程目標選擇需要再造的流程，并對其進行分析。

三、高校財務業務流程梳理

雖然業務流程梳理在管理咨詢和企業信息化中已經得到了廣泛的應用，形成了一系列指導原則和方法，但是他們并不完全適用于高校等公共服務機構。為此，我們在學習借鑒已有業務流程梳理方法的基礎上，首先以會計核算中心的外匯業務為試點，摸索出一套適合高校財務管理與服務特點的流程梳理方法與工具，然后使用這套方法和工具對財務部門的業務流程進行梳理，重點是發生頻率較低、占用資源較多的非程序性工作。

（一）高校財務業務流程梳理的目標

1． 簡化工作程序

通過業務流程梳理，將日常工作劃分為程序性工作和非程序性工作。對程序性工作，首先按崗位整理出業務流程圖，然后依據對相關財務信息系統的運行數據的分析結果估算各個崗位的工作量。對非程序性工作，要盡量上收和集中，減少與每項工作相關的人員數量。這樣不僅可以使個人集中精力、提高工作質量和降低工作中出錯的概率，而且能夠使財務部門縮小在工作要求發生變化時進行業務培訓的人員范圍，降低知識傳遞的復雜度和財務部門的運行成本，最終提高財務管理和財務服務的水平和質量。

2． 為組織結構調整提供科學依據

通過業務流程梳理，為確定新設部門的職能設置和人員配置，以及在職能上需要加強的部門的人員調整提供科學依據和建議方案。

3． 拓展會計服務、提高服務水平

通過業務流程梳理，為計劃新增和有待加強的財務服務的業務流程設計提供方法上的指導，使得流程設計合理、高效。

4． 完善內部控制

通過業務流程梳理，找出目前各項業務中比較薄弱的內部控制環節，為加強已有業務的內部控制提供指導，為新增業務和服務的內部控制設計提供指導。

（二）高校財務業務流程梳理的兩個階段

第一階段是對業務人員的工作內容進行梳理。首先，財務業務人員從客戶的角度分析其工作職責，歸納出所有的工作內容，填寫《工作內容調查表》。然后，業務流程梳理人員以此為基礎，分析和總結財務部門的崗位設置和業務分類，得到財務部門的頂層業務模型以及財務業務流程的梳理規范和描述規范。

第二階段是進行業務流程分析，即在梳理財務業務人員工作內容的基礎上，根據財務部門的工作重點、時間安排和人力情況，選擇部分業務進行進一步的流程分析。首先，財務業務人員填寫《任務概略圖表》、《任務調查表》和《任務單據流向表》。然后，業務流程梳理人員根據上述表格總結得到《任務流程描述表》，繪制業務流程圖和與業務相關的其他圖表。

（三）高校財務業務流程梳理的方法和工具

高校財務業務流程梳理使用《工作內容調查表》、《任務概略圖表》、《任務調查表》、《任務單據流向表》和《任務流程描述表》。其中，前4張表由業務人員填寫，最后1張表由業務流程梳理人員填寫。

1． 《工作內容調查表》

收集財務業務人員的基本信息、工作職責、具體的工作任務、工作描述、工作類別和業務量等信息。

2． 《任務概略圖表》

收集任務信息，對任務進行概況性描述，包括流程名稱與編號、所有者、描述、觸發點、投入、流程、包含的任務單元及其描述、業務目標及風險、關鍵控制、成功流程的標準等。

3． 《任務調查表》

收集任務的具體信息，詳細描述每個任務單元的情況，包括與客戶有直接聯系的任務單元和支持性的任務單元，為理順任務單元之間的關聯提供基礎。

4．《任務單據流向表》

由于財務部門的工作存在使用單據多的特點，所以需要梳理業務流程的同時，要對業務中使用的單據及其流向進行梳理?！度蝿諉螕飨虮怼芬匀蝿罩猩婕暗乃袉螕閷ο?，對每種單據進行詳細描述，包括單據名稱、出具單位、單據來源、份數、本崗位的審查內容、填寫內容、單據去向、單據所處的任務單元和特殊事項說明等。

5．《任務流程描述表》

從流程的角度描述任務中包含的流程的名稱、描述、觸發事件和流程中存在的問題及改進建議。

（四）高校財務業務流程梳理的實踐

由于高校財務業務流程梳理涉及高校財務部門各科室、各層次的管理人員和工作人員并需要他們的全力配合，所以只有在得到了高校財務部門最高領導實質性支持的情況下，業務流程梳理才能卓有成效。

高校財務業務流程梳理的組織結構如圖1所示。工作組由財務部門各科室的業務骨干組成，負責業務流程梳理的具體工作。領導組由財務部門的主要領導組成，負責資源協調和成果審閱。咨詢組由財務部門各科室的負責人組成，負責業務咨詢、工作協調和成果審閱。財務部門各科室的業務人員配合工作組，完成相關業務的流程梳理。信息技術人員配合工作組，梳理信息技術在財務業務中的應用情況及效果。

在進行業務流程梳理工作前，工作組應首先繪制財務部門的組織結構圖。在完成業務流程梳理工作之后，工作組應根據梳理的情況繪制業務流程圖并對業務流程梳理的情況進行匯總。匯總的方式由工作組在領導組和咨詢組的指導下，根據財務部門的現狀、發展思路和業務特點決定。匯總的結果提交領導組和咨詢組審閱和討論。在大多數情況下，通過對匯總結果的審閱和討論，領導組和咨詢組成員不僅能夠獲得對財務部門業務流程現狀的全面了解，而且能夠就組織發展和業務發展取得更多的共識。

四、結束語

業務流程梳理為組織中的各項業務繪制流程圖，并以此為主要手段來實現對組織現狀的客觀描述，是管理咨詢和企業信息化中的常用工具。業務流程梳理不僅可以增進業務人員、管理人員和信息技術人員對業務情況和組織現狀的了解，有利于增強他們的工作主動性和提高工作效率；還能夠獲得由組織結構圖、業務流程圖及其他相關圖表形成的業務模型，為管理改革提供客觀依據，為提升信息化建設的整體水平和投資效益提供指導。

雖然業務流程梳理已經在許多企業中得到了重視和應用，在高校等公共服務機構中也得到了越來越多的關注，但是真正下決心并投入精力開展業務流程梳理的并不多。在高等教育迅速發展以及高校外部環境和內部管理體制發生了很大變化的情況下，面對財務工作量成倍增加、財務人員不斷精簡的情況，清華大學財務處、會計核算中心和計算機與信息管理中心合作在這方面進行了一些嘗試并積累了一定的經驗，為學校財務部門的發展和財務信息化的推進打下了堅實的基礎。

主要參考文獻

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