用友ＧＲＰ－Ｒ９軟件自定義輔助核算功能在會計核算中的運用

［摘 要］ 單位實行電算化后，應充分利用財務軟件功能來進行財務管理，并發揮財務軟件的最大效用。本文以介紹如何建立公積金備查賬和國庫指標備查賬為例，詳細介紹用友GRP-R9軟件自定義輔助核算功能的運用。

［關鍵詞］ 用友財務軟件；自定義輔助核算；公積金備查賬；國庫指標備查核算

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）11-0016-03

電算化會計中的輔助核算功能有部門核算、項目核算、往來核算（個人往來、單位往來），在進行科目設置選擇部門核算、項目核算、往來核算等輔助項時，不同的財務軟件有所不同，安易財務軟件V3.11設置科目時可以同時進行部門、項目、往來（不分個人、單位）核算，而用友GRP-R9財務軟件只能選擇其中的兩個輔助項進行核算，如果還要對科目進行輔助核算，則只能通過“自定義輔助核算”功能進行。輔助核算關系為：自定義輔助核算、部門核算、項目核算與個人往來核算不相容；項目核算、部門核算、單位往來核算中的其中兩個與另外一個不相容。用友GRP-R9財務軟件“自定義輔助核算”是用戶根據單位核算需要自定義的輔助核算項目，自定義輔助核算項必須依附于某輔項類別存在， 系統允許用戶最多定義4個輔項類別，每個輔項類別代表一類輔助核算，類別下可定義多級明細輔項，代表該類輔助核算的明細核算項目。自定義輔助核算項類似于標準的科目輔助核算項目（如部門、項目等），相當于對業務數據的另外一種分類核算。在憑證輸入時，如遇科目帶有自定義輔項核算的，系統自動彈出選擇窗口供用戶選擇具體自定義輔項內容。對于一些單位，因其業務種類繁多，僅靠部門、項目等幾種基本核算項目遠不能滿足對業務的核算需要，此時，自定義輔助核算項就能較好地滿足這種需求。自定義輔助核算與其他輔助核算項的優點為：不同的類別可以定義不同的級次，核算時可以選擇多個輔助項進行編輯。本文以用友GRP-R9財務軟件為例談一談“自定義輔助核算”功能在會計核算中的運用。

一、自定義輔助核算在建立公積金備查賬中的運用

公積金在財務管理中為備查賬，在登記備查賬時工作量大而且由于職工個人住房公積金繳存時間很長，很難保證其資料的完整，不利于保管，查詢也不方便。單位使用用友GRP-R9財務軟件后，運用“自定義輔助核算”功能可以將公積金備查賬納入賬內核算，而且不影響賬務系統中的會計科目余額。

1. 類別及自定義輔助核算項定義

在“自定義輔助核算”的“類別”中增加一個“公積金”，標識為“4”，即除基本核算項目外的第4個輔助核算項。級次設為2-3，這樣公積金類別設置完成。然后在這一類別下定義“公積金中心存款”及“職工個人公積金”明細，在“職工個人公積金”明細項下再按職工姓名設置下級明細。其他應付款——公積金科目是過渡科目，設置“公積金中心存款”項目為借方，設置“職工個人公積金”項目為貸方，其他應付款——公積金科目期末沒有余額。輔助項目設置如下：“公積金中心存款”項目代碼為“01”， “職工個人公積金”項目代碼為“02”，如張× ×為02001，李× ×代碼為02002等，“職工個人公積金”下級項目代碼與公積金中心的個人賬戶一致，有利查詢。

2. 科目設置

自定義輔助核算類別定義完成后，在科目設置框中出現“公積金”輔助項選擇框，定義進行“公積金”核算的科目，為了核算公積金將“其他應付款”科目設置兩個二級明細科目“暫存款”及“公積金”，“暫存款”設置為按個人往來或單位往來輔助核算；“公積金”設置為按“公積金”輔助核算。

3. 項目核算

（1）當做工資憑證核算代扣職工個人和單位部分公積金時，輸入“其他應付款——公積金”會出現自定義輔助核算框，點開“···”，過濾項選擇“明細代碼”，按CTRL+A將所有職工加入到自定義輔助核算的編輯框，選擇貸方金額然后按↓鍵逐個輸入每個職工的公積金。如借：事業支出，貸：其他應付款——公積金——職工個人公積金。

（2）在將公積金轉入住房公積金中心時，“其他應付款——公積金”選擇“公積金中心存款”輔助項，并錄入借方金額。這樣“其他應付款——公積金”期末就沒有余額，但通過輔助核算菜單中的“公積金”可以查詢職工公積金及公積金中心存款的余額。

（3）公積金的提取（銷戶性提取及購房性提?。I務及收到公積金中心每年7月初的結息單時均要進行賬務處理。核算的借貸科目相同，均是“其他應付款——公積金”，只是對自定義輔助核算項中的“公積金中心存款”及“職工個人公積金× × ×職工”明細核算。憑公積金中心退回的“公積金提取申請表”核算職工銷戶性提取及購房性提取，借：“其他應付款——公積金——職工個人公積金× × ×職工”，貸：“其他應付款——公積金——公積金中心存款”。憑公積金中心的利息單核算職工個人住房公積金利息，借：“其他應付款——公積金——公積金中心存款”，貸：“其他應付款——公積金——職工個人公積金× × ×職工”。每年的7月初錄完利息后，通過查詢賬務系統公積金備查明細賬中職工個人住房公積金余額，與公積金中心的利息單中的余額進行核對。

公積金每年只允許調整一次，在調整的月份要逐個錄入每個職工的公積金，以后每個月職工個人住房公積金繳納相同金額，這樣每個月憑證就相同。在用友GRP-R9財務軟件中可將相同的憑證進行復制并可調入復制的憑證。在“憑證處理”中選擇要復制的工資憑證并打開此憑證，在“編輯”菜單中點“保存所有分錄行到文件”，在編制憑證時，在“編輯”中點“從文件調入所有分錄行”并保存，原憑證的所有輔助核算項目及金額均復制到新憑證中，減少了錄入公積金輔助項的工作量。如果要修改憑證借或貸金額，一定要修改自定義輔助核算項金額，否則就會出現科目金額與自定義輔助項金額不一致的情況。

二、自定義輔助核算在國庫資金核算中的運用

國庫集中支付系統每月下達授權支付用款額度，單位憑下達的用款額度做財政補助收入及零余額賬戶用款額度賬并在下達的額度內使用；而編制的直接支付用款計劃并不下達到單位做賬，只有在單位使用并形成支付令時才下達“直接支付入賬通知書”，單位憑 “直接支付入賬通知書”做財政補助收入及事業支出賬，單位平時很難通過賬務系統掌握直接支付資金余額情況，只能通過進入國庫集中支付系統單位賬戶查詢各項經費的余額。直接支付方式主要有“其他支出”和“采購支出”。

江西省農業科學院2007年將原13個國庫集中支付系統賬戶改為一個單位賬戶后，各單位國庫資金只能通過一個賬戶收支，單位使用國庫資金時需填制單位印制的“國庫資金支付申請單”，并交由國庫核算機構錄入國庫集中支付系統。單位由于不能直接查詢國庫集中支付系統中的各項經費情況，國庫指標只有通過登記“國庫指標”備查賬來查詢。國庫指標備查賬要按支出功能科目、指標文號、支付類型及支出項目類別分賬設置，再按支出經濟分類科目的類即工資福利支出、商品服務支出、資本性支出、其他資本性支出分欄設置多欄明細賬。在單位支出功能科目、指標文號、支出項目類別多的情況下，國庫指標備查賬設置就很繁雜，而且查詢很不方便。國庫指標備查賬也可以通過用友GRP-R9財務軟件中的“自定義輔助核算”功能并結合電子報表系統實現國庫指標備查賬，在輸入會計科目的同時也可完成國庫指標備查賬數據錄入工作。

1. 類別及自定義輔助核算項定義

在“自定義輔助核算”功能中再增加一個類別“指標文號”，“指標文號”級次為“7-2-2”，“7”為支出功能科目代碼，“2”為指標文號，“2”為支付類型（涉及項目核算的指標文號設置），標識為“5”。輔助項目設置如下：

2. 科目設置

在科目設置時將“零余額賬戶用款額度”按支出經濟分類的類設置的明細科目選擇指標文號輔助核算；設置科目“財政補助收入——項目支出”按支出經濟分類的類設置的明細科目也選擇指標文號輔助核算，這樣設置主要是通過指標文號分別核算項目資金的授權支付、直接支付的其他支出和采購支出，再通過電子報表系統中的“國庫資金指標文號使用情況表”，按指標文號取出直接支付中的其他支出和采購支出使用情況并及時掌握各項目經費不同支付類型的結余情況?！柏斦a助收入——基本支出”基本上是授權支出資金，為了簡化核算，“財政補助收入——基本支出”不設置按指標文號核算。

3. 指標文號項目核算

（1）收到額度表時，借：零余額賬戶用款額度——工資福利支出——指標文號——年初預算，貸：財政補助收入——基本支出。此憑證每個月都相同可通過“保存所有分錄行到文件”及“從文件調入所有分錄行”實現憑證的編制。

（2）收到直接支付入賬通知書時，借：事業支出——項目支出× ×項目，貸：財政補助收入——項目支出——指標文號——贛財預(2006)13號——其他支出或采購支出。

三、電子報表系統中如何取自定義輔助核算函數

在用友電子報表中除可取部門、項目、往來核算的數據外，還可用函數取在自定義輔助核算項目中的數據。以“國庫資金使用情況表”（見表1）為例。

指標文號類別取數方式有：指標文號取數、部門指標文號取數、項目指標文號取數和單位指標文號取數。指標文號取數表達式為ZWFX（<’5，指標文號代碼，取數類別，會計期間，科目’>） ，如：授權支付的函數G4=ZWFX（'5'，'213010401'，'JL#，C'，'10301'），'5'為自定義輔助核算類別標識碼，'213010401'為指標文號項目代碼，'10301'為會計科目代碼；G5= ZWFX('5'，'213010401'，'DL#，C'，'10301'）；

直接支付的收入是根據直接支付其他支出和采購支

出的編制計劃錄入的常數即直接支付可用額度，L8=

ZWFX（'5'，'21301060102'，'DL#，C'，'4010201'），M8= ZWFX（'5'，'21301060103'，'DL#，C'，'4010201'），“#”為預記賬符號。