基于Ｅｘｃｅｌ的小型企業通用賬務處理系統的設計

[摘 要] 將Excel與VBA語言有機結合，可以巧妙地設計出一套功能完善#65380;適應小型企業的通用賬務處理核算系統，具有其他計算機語言系統無法比擬的設計效率#65377;系統當錄入記賬憑證后，自動復式登記賬簿，隨即生成即時會計報表#65377;

[關鍵詞] 小型企業;通用賬務處理系統;Excel電子表格;VBA語言;互補機制

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)11-0004-03

Excel作為通用賬務處理核算系統設計平臺，其工作表有集表單設計#65380;數據庫設計為一體的優勢，采用Excel及VBA語言的互補機制即可完成系統的所有功能設計#65377;記賬憑證和會計報表的格式為固定行列格式，直接使用Excel的菜單“格式”單命令和公式自定義設計即可;而賬頁為固定列項#65380;變動行格式，行數需要由程序控制;記賬憑證的數據校驗功能，以及由記賬憑證登記到相關賬頁，則由VBA語言編程轉換#65377;

一#65380;憑證#65380;賬簿和會計報表數據的組織

設置賬戶余額#65380;記賬憑證#65380;賬簿#65380;會計報表工作表為數據表，記賬憑證#65380;賬簿和會計報表的格式均采用Excel電子表格直接仿真設計#65377;其中，為記賬憑證設置一個名為“填制憑證”的工作表(如表1所示);為建賬專門設置了一個“賬戶余額”工作表，以管理維護賬戶，錄入或結轉有關賬戶期初余額;為每個賬戶分別設置一張以賬戶名稱命名的獨立工作表#65377;資產負債表和損益表各自占據一張工作表，報表各項目數據直接用公式從對應的賬戶賬頁中引用獲取#65377;

二#65380;憑證處理模塊的設計

憑證處理模塊設計界面如圖1所示，包含填制憑證#65380;確認憑證兩個對憑證處理的主要命令按鈕，命令按鈕名稱分別為CommandButton 1#65380;CommandButton 2#65377;

[填制憑證]命令按鈕的功能為:程序自動編憑證號，并接受用戶鍵盤錄入記賬憑證的各要素數據#65377;其中，借貸方總賬賬戶#65380;明細分類賬戶#65380;會計主管#65380;制單#65380;復核#65380;出納等數據為用戶選擇錄入數據#65377;當用戶將鼠標移動到相應的單元格，選擇需輸入數據的單元位置后，單元格下側自動彈出顯示備選數據列表框，供用戶用鼠標左鍵單擊選擇#65377;賬戶名稱列表框的設計方法是:第一步，將賬戶分類在“賬戶余額”工作表中列表輸入后備用;第二步，選擇“填制憑證”工作表記賬憑證格式中需錄入賬戶的單元格，選用[數據]菜單的[數據有效性]命令，再選擇彈出頁面的[設置]分頁的[有效性條件允許]項目的[序列]子項，然后在[來源]項目中錄入數據源區域——選擇“賬戶余額”工作表已輸入的備用賬戶名稱數據區域，最后按[確定]按鈕#65377;

記賬憑證的設計格式設置見表1“填制憑證”工作表#65377;借貸方的金額合計由Excel公式自定義實現，借方金額的合計數單元格E10的計算公式為sum(E6∶E9)，貸方金額的合計數單元格H10的計算公式為sum(H6∶H9)#65377;

表1 填制憑證工作表

[確認憑證]命令按鈕的功能為:校驗記賬憑證要素數據的正確性，如果記賬憑證要素中，有無效數據(日期#65380;摘要#65380;賬戶名稱及金額未輸入;借貸方金額合計不相等;借貸方賬戶名稱重復)時系統提示錯誤，期待用戶修改，最后將憑證要素齊全并符合借貸記賬法規則的記賬憑證自動記入到憑證庫中備查#65377;采用VBA語言實現借貸方金額核對功能的程序如下:

Private Sub確認憑證()

Sheets (＂填制憑證＂). Select

If Cells(10， 5) < > Cells(10，8) Then

MsgBox (＂借貸金額不相等!請檢查修改!＂)

Cells(6， 5). Select

Exit Sub＇借貸方金額不等時，則不允許登記賬簿

End If

CommandButton2.Enabled = False ＇該屬性控制操作進程，借貸相等時激活登記賬簿命令按鈕

CommandButton3.Enabled = True

End Sub

三#65380;登記賬簿功能的設計

[登記賬簿]命令按鈕的功能:程序將記賬憑證上的借貸方數據分別登記到相應的賬頁中#65377;各賬戶期初余額#65380;日結余額#65380;期末余額及借貸方的本期發生額合計數等由公式自定義后自動計算出#65377;賬戶期初余額數據引用自“賬戶余額”工作表的相關單元格;由記賬憑證登記到如表2所示的“銀行存款”賬戶后，每登記一筆業務后的余額(含期末)由事先定義好的公式自動結出#65377;借貸符號的判斷公式在F4:F8區域，資產類通用公式在F4單元格為=IF(G4=＂＂，＂＂，IF(G3+D4-E4>0，＂借＂，＂貸＂));余額計算的公式在G4:G8區域，G4單元格公式為=ABS(G3+D4-E4);其他單元格列向填充復制#65377;

記賬憑證登記賬簿的功能，是借助VBA語言編寫程序實現的，程序如下:

Sub登記賬簿()

Dim RQ As String， Pzh As String， ZY As String， JKM As String， DKM As String

＇設置變量RQ日期#65380;Pzh憑證號#65380;ZY摘要#65380;JKM借方賬戶表名#65380;DKM貸方賬戶表名

Sheets(＂填制憑證＂). Select

Application.Cells(2， 3). Select

Y = 6＇記賬憑證讀數據的起始行為6

Do While Not (IsEmpty(Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 1).Value)) ＇讀出記賬憑證的借方數據

If IsEmpty(Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 3).Value) Then

Exit Do

End If

RQ = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(2， 3).Value

Pzh = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(2， 8).Value

ZY = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 1).Value

JKM = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y，3).Value

JJE = Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 5).Value

Sheets (JKM). Select

Application.Cells(4， 1). Select

For Z = 4 To 7＇ Z為賬頁的行計數器，簡化表達而將賬頁的行壓縮

If IsEmpty(Sheets (JKM).Cells(Z， 1).Value) Then ＇將記賬憑證數據寫入相關賬頁的1~4列

Sheets(JKM).Select

Sheets(JKM).Cells(Z， 1).Value = RQ

Sheets(JKM).Cells(Z， 2).Value = pzh

Sheets(JKM).Cells(Z， 3).Value = ZY

Sheets(JKM).Cells(Z， 4).Value = JJE

Exit For

End If

Next Z

Y = Y + 1

Loop

Y = 6

Do While Not (IsEmpty(Sheets(＂填制憑證＂).Cells(Y， 1).Value)) ＇讀出編制記賬憑證貸方數據

(略，記賬憑證貸方的單元地址不同，登記到Sheets(DKM))的中1~3#65380;5列，程序基本同上)

Loop

CommandButton1.Enabled = True

CommandButton3.Enabled = False

End Sub

以上程序無論記賬憑證為一借一貸#65380;一借多貸#65380;多借一貸，還是多借多貸，都可由循環將記賬憑證的借方賬戶數據一一寫入相應的賬頁，然后再將貸方賬戶數據一一寫入相應的賬頁#65377;

四#65380;編制會計報表功能的設計

資產負債表各項目的期末數是從有關賬頁工作表“期末余額”所在G8單元格通過公式自定義而得，如表3的B列#65380;D列;或編寫程序從賬頁取數#65377;一旦證賬數據變動，資產負債表相關數據即刻刷新#65377;損益表的設計為損益表“本月數”引用損益類賬戶借或貸方的“月合計”數據，此略#65377;

五#65380;結 論

借助Excel可直接仿真設計證#65380;賬#65380;表格式，用戶公式自定義可解決各表內#65380;各表間的數據引用與計算，再結合應用VBA語言則能夠實現數據的校驗以及在憑證#65380;賬簿不同表之間的轉換#65377;Excel與VBA語言的互補機制使得賬務處理核算系統更加靈活實用#65380;通用化#65377;