糧食加工企業的銷售收款和庫存管理風險控制

［摘 要］ 對糧食加工企業而言，銷售收款和庫存環節存在著較大的風險。糧食加工企業要對這兩個環節所面臨的風險進行全面分析，在風險分析的基礎上提出風險控制的目標，并最終找出規避采購風險、強化內部控制的措施。本文通過一個企業實例對上述問題進行了詳細的闡述。

［關鍵詞］ 銷售收款；庫存管理；風險控制

［中圖分類號］F231.6［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）07-0025-04

自2006年以來，全國各地以大米和白面為主的糧食價格出現了大幅度上漲。根據國家統計局的數據，2007年上半年糧食價格同比上漲了6.4%①。糧食價格的上漲，不僅使廣大普通消費者感受到了價格增長給自己生活成本帶來的壓力，同時也給糧食加工企業帶來了審視自身內部控制，規避經營風險，提高市場競爭力的機會。事實上，糧食加工企業如果在銷售收款和庫存管理方面控制到位，不僅可以在與競爭者的競爭中處于有利地位，提高自身的獲利水平，還可以抑制糧食價格的過快上漲，創造更大的社會效益。

筆者曾作為項目負責人參與了國內某知名糧食加工企業（下稱甲公司）的內部控制建設項目。甲公司是一家集面粉、食品生產，研發，貿易，服務為一體的大型企業，注冊資本5 000萬元人民幣，生產經營小麥粉、大米、食品和面制品，目前日處理小麥3 500噸左右。在此，筆者想結合甲公司的實例，談談糧食加工企業在銷售收款和庫存環節應該如何進行風險識別，完善自身的內部控制。

一、糧食加工企業銷售收款和庫存管理風險分析

企業在采取有效的風險控制措施之前，首先要對自身所面臨的風險進行分析，即要進行風險識別。

1. 銷售收款風險分析

在銷售收款方面，甲公司面臨的風險主要有：

第一，多發貨，或用假票據提貨；第二，無授權低價銷售產品；第三，無授權或無約定情況下發生賒銷；第四，超額度和超賬期賒銷；第五，客戶需求信息接收或傳遞、處理過程發生錯誤，導致客戶需求不能準確滿足；第六，無授權退貨，退貨行為隨意；第七，應收賬款被挪用，或者客戶信用不佳導致應收賬款不能足額收回。

2. 庫存管理風險分析

糧食加工企業庫存管理風險主要指公司產成品以及生產物資（包括原糧、添加劑、包裝物、備品備件）的出庫、入庫、日常管理和盤點中面臨的風險。具體風險包括：第一，庫存物資變質、丟失、被盜；第二，庫存記錄與實際庫存物資不符；第三，庫存物資的盤盈或盤虧未經授權即被記錄入賬。

二、糧食加工企業銷售收款和庫存管理風險控制目標

企業在對所面臨的風險進行識別后，接下來就是要針對所面臨的風險，確定風險控制目標。

1. 銷售收款風險控制目標

針對上述甲公司所面臨的銷售收款風險，筆者認為該公司的銷售收款風險控制目標如下：

第一，保證銷售行為的安全，避免給客戶多發貨，避免虛假票據提貨；第二，以公司規定的價格銷售產品，避免出現無授權低價銷售；第三，以合同約定方式進行銷售（賒銷/現銷），避免無授權或無約定的賒銷發生；第四，避免無授權下的超額度賒銷和超賬期客戶的繼續賒銷，避免預付款客戶的提貨額超過預付款；第五，保證客戶需求信息的傳遞準確，無差錯地在約定時間向客戶提供約定種類、數量的產品；第六，保證退貨行為的發生都有適當的授權和退貨行為的標準化；第七，保證應收賬款的及時收回；第八，保證銷售信息及時準確地被記錄。

2. 庫存管理風險控制目標

在庫存管理方面，甲公司的風險控制目標有：第一，庫存物資的安全；第二，庫存物資出庫、入庫被準確地計量和記錄；第三，庫存物資的盤盈盤虧記入會計損益前要經過恰當的授權。

三、糧食加工企業規避銷售收款和庫存管理風險、強化內部控制的對策

基于前述對甲公司糧食銷售收款和庫存環節面臨風險和風險控制目標的分析，筆者提出了甲公司規避銷售收款風險和庫存管理風險，強化內部控制的策略。

1. 銷售收款風險控制策略

由于甲公司面粉銷售的形式分為送貨銷售和自提銷售兩種，且銷售的產品包括面粉和副產品兩大類，因此在此筆者僅以送貨銷售面粉為例來闡述一下在銷售收款方面風險控制的策略。

（1）接收客戶需求開出訂單

業務員將要貨信息通過傳真通知銷售內勤，內勤核對當日庫存后，填制一式三份的銷售訂單，給車隊一份安排發貨，另外一份傳遞到業務室開票員處。內勤每天根據自留的銷售訂單編制匯總表，與車隊核對后，將匯總表和第三聯銷售訂單交給銷售統計，銷售統計核對后計算運量，月底編制運量匯總表上報公司財務結算運費。

（2）開票員根據訂單開銷售傳票

開票員根據銷售訂單，對銷售價格、銷售類型（現銷和賒銷）、賬期、賒銷額度、有無超賬期未付款情況進行核對后，開具一式六聯的銷售傳票，在銷售傳票上蓋“銷售章”，開票員在銷售傳票上簽字、內勤就銷售傳票內容和訂單內容核對后，代業務員在銷售傳票上簽字。開票員將六聯銷售傳票傳遞給營業室財務開發票人員。銷售訂單留置于開票員處。

（3）財務審核銷售傳票后開銷售發票

開發票人員對銷售價格、賬期、銷售類型（現銷和賒銷）、賒銷額度、有無超賬期未付款情況進行審核后，如果是賒銷，在銷售傳票上蓋“賒銷”章；如果是現銷，在銷售傳票上蓋“現銷”。開發票人員簽字后，留下兩聯（財務聯和銷售統計聯），剩下四聯給銷售內勤并轉交送貨車隊。同時開發票人員還要開具發票并在發票上簽字，將簽字后的發票也交給車隊。

（4）提貨車輛空車過磅

在車隊到倉庫提貨之前，要先到磅房過磅，稱出空車重量，磅房打印空車磅單一張，交給車隊司機。

（5）車隊拿銷售傳票到庫房提貨

車隊拿四聯銷售傳票到庫房提貨，先向庫房出示空車磅單，表明空車已經過磅。庫房驗票員在計算機系統驗票后，在銷售傳票上蓋“驗票章”并簽字，庫房發貨員根據銷售傳票上要貨的種類和數量發貨，并在銷售傳票上簽字。庫房管理員留下一聯銷售傳票（提貨聯），剩余三聯返還給車隊。

（6）磅房復檢

所有產品均需要到磅房復檢。磅房過磅后，就貨物凈重與銷售傳票上列示數量進行核對，如果偏差在一定范圍內，在銷售傳票上蓋“檢斤章”，并簽字。如果偏差過大，就要查找原因。

（7）門衛檢查后放行

車隊拉貨出門，將銷售傳票的一聯（出門聯）交給門衛，門衛對銷售傳票上應該具有的“章”和“簽字”逐一進行核對，核對無誤后方可放行。

（8）到貨確認和收款

車隊送到貨后，客戶將銷售傳票中的“客戶聯”留下，在另外一聯銷售傳票（業務員聯）上簽字，交給車隊，表明貨物收到；如果是賒銷，客戶也可能會給一張欠款的收據。車隊將簽字確認后的銷售傳票或客戶出具的欠款收據交銷售內勤，銷售內勤將其記錄入臺賬，業務員在臺賬上簽字后拿走，作為貨款催收的憑證。如果是現銷，客戶將支票或現金交給送貨車隊，車隊將支票或現金交給營業室財務收款人員，財務收款員給車隊開收據，收據由車隊交銷售內勤，業務員在臺賬上簽字后拿走。

收款會計收到款項后，每天編制日現銷匯總表，一式三份，除自留一份外，第二份和銷售傳票中的銷售統計聯一起送到銷售統計處，銷售統計復核后留存；第三份和銷售傳票財務聯一起送到公司財務做賬。

（9）應收賬款對賬

對于賒銷的業務，傳票中銷售統計聯留在開票會計處，到了每周一，根據銷售統計聯，對超賬期未收款的客戶統計出名單，上報公司財務；公司財務通知到業務員，業務員催款。到月底仍未回款，業務員要寫出書面說明，在超期應收賬款表上簽字確認，同時，還要向財務提供經客戶簽章確認的欠款書面說明，欠款書面說明上要留有客戶電話，財務部門要與客戶電話溝通確認。

年底，所有的應收賬款都需要經過業務員簽字確認，5萬元以上的應收賬款需要財務部門和業務員共同到客戶處對賬，其他應收賬款要取得客戶的簽章書面確認。

（10）數據復核與報表呈報

每天，開票會計根據銷售傳票財務聯編制現金銷售日報，銷售統計根據銷售傳票統計聯核對后，開票會計將現金銷售日報上報公司財務；每周，開票會計根據銷售傳票財務聯編制超賬期應收款明細表上報總公司財務；每月，開票會計根據銷售傳票財務聯編制賒銷匯總表，銷售統計根據計算機系統的記錄復核后，由開票會計上報公司財務。

2. 庫存管理的風險控制策略

這里以對產成品的管理來闡述甲公司在庫存管理方面的風險控制策略。

（1）成品入庫控制

產品入庫時，為保證產品的質量，品驗部開具產品合格證一式兩聯，自留一聯，剩下一聯由打包班給庫房管理員。

在檢驗合格后，打包班開一式三聯入庫單，打包班自留一聯，生產統計、庫房各一聯，庫房清點產品數量與入庫單核對無誤后，兩方在入庫單上簽字，庫房接收產品。

當天庫房根據產成品入庫單，將入庫信息錄入企業管理系統。

（2）換貨控制

①提出申請

客戶向業務員提出換貨，業務員通知退貨內勤。內勤和業務員一起到客戶處查驗待換產品，如果屬產品品質問題導致換貨，品驗人員也要前往查驗。查驗后，退貨內勤和品驗人員認為可以換貨，就由業務人員填寫換貨申請單一式三聯，寫明換貨原因、換貨數量。業務員簽字，退貨內勤簽字，如果涉及品質問題，品驗人員也要簽字。根據銷售部確定的每一類客戶的允許換貨額度，額度內的即可辦理退貨，在超額度情況下，退貨申請需要相關領導簽字。

②庫房換貨

庫房管理員開具一式三聯的其他產品入庫單，一聯自留，另外兩聯給退換貨內勤；同時開具一式三聯的其他產品入庫單，一聯自留，另外兩聯給退換貨內勤。同時，根據換貨申請單上的產品種類和數量發貨。退貨內勤將兩聯其他產品入庫單和其他產品出庫單都交給車隊，車隊到門口后，留下一聯入庫單和出庫單，剩下的隨貨帶走。

③換回貨處理

庫房開退換貨處理單一份，品驗部門簽署處理意見，返給庫房。庫房將處理意見口頭通知車間，車間按意見處理，或重新打包，或回機，或作土面。

（3）移庫控制

①提出申請

移庫入庫申請單由移入方銷售內勤開出，申請單一式三聯，銷售內勤留下存根聯，其他兩聯傳給移出方銷售內勤，移出方銷售內勤將移入方開出的兩聯移庫入庫申請單傳至庫房主管和生產主管簽字，將簽字后的移庫入庫申請單傳至庫房，由庫房進行備貨。

②提貨

移入方車隊去移出方庫房提貨，移出方庫管留下一聯移庫入庫申請單，開出移庫出庫單（在其他出庫單備注上填寫移庫出庫），辦理移庫出庫，移庫出庫單一式三聯，一聯移出方庫房留作存根，一聯是出門聯，另外一聯移庫出庫單連同簽字后的由移入方傳過來的移庫入庫申請單傳給移入方庫房，移入方庫管收到貨后，將移庫入庫申請單的白聯留下。

③入庫

移入方庫管開出移庫入庫單（在其他入庫單備注上填寫移庫入庫）辦理入庫，移庫入庫單一式三聯，一聯庫房留下作為存根，另外兩聯移庫入庫單連同移庫出庫單傳給銷售內勤，銷售內勤留下一聯移庫入庫單后，將移庫出庫單、移庫入庫單傳給財務部，移庫入庫業務結束。

在移庫業務過程中，移入方產成品庫管留下移庫入庫申請單白聯和一聯移庫入庫單，移入方銷售內勤將移庫出庫單、移庫入庫單傳給財務部。

（4）庫存記錄控制

庫房管理員記錄庫房物資臺賬，臺賬按照產品種類、型號記錄，記錄成品的出庫、入庫、盤盈和盤虧。

（5）盤點控制

每月月末，財務、生產、庫房、總經辦四方共同盤庫。盤點結束后，由庫房管理員制作盤點表，在盤點表上列明實盤數、倉庫臺賬記錄數、財務明細賬數，參與盤點各方在盤點表上簽字。盤點表一式四份，留存于參與盤點的各方。

如果發生盤盈和盤虧，財務部門向總經理提交存貨盤盈盤虧賬務處理申請，總經理批準后予以處理。

主要參考文獻

［1］ ［美］夏恩·桑德. 會計與控制理論［M］. 方紅星，王鵬，李紅霞譯. 大連：東北財經大學出版社，2000.

［2］ 蔣艷輝. 會計監督與內部控制［M］. 北京：中國財政經濟出版社，2002.

［3］ 李業林. 論內部控制與審計的關系［J］. 中國審計，2000，（5）.