讓數(shù)據(jù)會“說話”：從Ｅｘｃｅｌ到Ｘｃｅｌｓｉｕｓ

[摘 要] 會計信息化需要好的數(shù)據(jù)處理工具和數(shù)據(jù)展示工具#65377;本文首先提出數(shù)據(jù)處理要深入應(yīng)用Excel電子報表工具，以模型化#65380;交互性為標(biāo)準(zhǔn)，然后提出從Excel到Crystal Xcelsius，實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化分析及展示，最后提出將Excel與Crystal Xcelsius結(jié)合，實現(xiàn)商務(wù)智能#65377;

[關(guān)鍵詞] 數(shù)據(jù)處理;數(shù)據(jù)分析;展示

[中圖分類號]F232[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)13-0011-02

財務(wù)軟件的廣泛應(yīng)用，使會計人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來，可以更好地參與管理工作#65377;但是如何提供管理決策者需要的數(shù)據(jù)，是擺在會計人員面前的一個難題#65377;越來越多的會計人員意識到，僅憑財務(wù)軟件所提供的功能，很難滿足會計信息化的需要#65377;會計人員還需要掌握哪些數(shù)據(jù)處理工具，才能滿足業(yè)務(wù)“隨需應(yīng)變”的需求呢?

一#65380;深入應(yīng)用Excel電子報表工具，實現(xiàn)交互性#65380;模型化

有經(jīng)驗的會計人員都將Excel作為最常用的數(shù)據(jù)處理工具，但是大部分人員只是將其作為表格工具，利用其公式#65380;推序#65380;篩選和分類匯總等簡單的功能#65377;而實際上，Excel的規(guī)劃求解#65380;模擬運算表#65380;數(shù)據(jù)透視表等功能十分強大#65377;筆者認(rèn)為:“不會用數(shù)據(jù)透視表的人不會用Excel#65377;”

對于Excel，筆者希望它能成為會計人員的電子算盤，借助其強大的功能，實現(xiàn)廣泛#65380;深入的應(yīng)用，將業(yè)務(wù)與Excel公式緊密結(jié)合，利用窗體等“無代碼編程”技術(shù)制作業(yè)務(wù)模板，實現(xiàn)交互性#65380;模板化，真正發(fā)揮Excel的功能#65377;圖1是將業(yè)務(wù)#65380;公式和圖表緊密結(jié)合構(gòu)建的一個盈虧平衡分析模型，交互式的功能讓管理人員體會到數(shù)據(jù)在“說話”:只需調(diào)整銷量和售價兩個參數(shù)，即可展示邊際貢獻#65380;固定成本與利潤的關(guān)系圖，同時還能給出盈虧平衡的分析結(jié)果#65377;

二#65380;從Excel到Crystal Xcelsius，進行可視化分析，提高交互和展示能力

利用Excel制作業(yè)務(wù)模型提高了會計人員的工作效率，但是Excel輸出格式較單一，通過Excel分析數(shù)據(jù)#65380;PowerPoint展示數(shù)據(jù)的效果還比較差#65377;Crystal Xcelsius強大的功能可以有效彌補其不足，將難以表現(xiàn)的內(nèi)容用最簡單的方法予以展示(見圖2)#65377;

很多組織擁有大量關(guān)于公司運營的數(shù)據(jù)，但人們很難快速地讓這些數(shù)據(jù)變得有意義從而做出快速#65380;準(zhǔn)確的決策，將個人和公司的數(shù)據(jù)集中進行直觀可視化的展現(xiàn)以前是困難的，但利用Crystal Xcelsius可輕松實現(xiàn)#65377;Crystal Xcelsius在數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)展示方面搭建起橋梁，會計人員利用它可以輕松創(chuàng)建圖表，輕松實現(xiàn)動態(tài)數(shù)據(jù)展示#65377;它最強大的地方還在于數(shù)據(jù)的聯(lián)動性，通過可視化建模將數(shù)據(jù)分析和可視化展現(xiàn)聯(lián)系起來，可以在一個頁面中放入若干展示，采用下拉式菜單等點選的方式，輕松地把幾十頁的數(shù)據(jù)集中到一頁#65377;在圖3所示的銷售日報分析表中，只需選擇日歷中的日期，系統(tǒng)便自動顯示對應(yīng)的日報表#65377;各種經(jīng)典的圖形和交互方式讓會計人員能夠開發(fā)易于理解的財務(wù)模型，不需要任何額外的編程就可以進行多維#65380;交叉#65380;模擬的分析，并整合成一頁式報表提交給管理決策人員#65377;

只需通過簡單的3個步驟，就可以將 Excel 電子表格變?yōu)榻换ナ降目梢暬治?

1. 導(dǎo)入一個已有的 Excel電子表格;

2. 通過點擊式操作界面，創(chuàng)建交互式可視化分析#65380;圖表#65380;圖像#65380;財務(wù)報表等;

3. 將分析結(jié)果(Flash)直接嵌入到 PowerPoint#65380;PDF#65380;Word#65380;Outlook 和 Web上#65377;

三#65380;Excel與Crystal Xcelsius結(jié)合，實現(xiàn)商務(wù)智能

Crystal Xcelsius能夠滿足交互式報表的需求，甚至可以根據(jù)用戶的喜好來展示數(shù)據(jù)，但是其應(yīng)用的關(guān)鍵是將Excel模型做好#65377;Excel和Crystal Xcelsius這兩個軟件的共同點是不需要編寫程序代碼，就可以實現(xiàn)編程#65377;

通過Excel和Crystal Xcelsius的有機結(jié)合，可以使會計人員掌握最為簡單的商務(wù)智能(BI)工具，利用商務(wù)智能對現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)或財務(wù)軟件#65380;資源和平臺進行補充，利用整合的解決方案提供更為透徹的業(yè)務(wù)分析#65377;通過直觀的智能界面，業(yè)務(wù)人員可以方便地訪問和分析企業(yè)的信息，并根據(jù)他們自己的需要更改參數(shù)，通過圖表或儀表盤等各種可視化的功能，讓會計人員可以更好地參與到企業(yè)管理中去#65377;

筆者認(rèn)為，ERP雖然給企業(yè)管理帶來很多好處，但其作用還沒有真正發(fā)揮出來#65377;Excel與Crystal Xcelsius相結(jié)合，可以使數(shù)據(jù)分析更靈活，幫助企業(yè)管理人員管理數(shù)據(jù)#65380;呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，輔助講解數(shù)據(jù)，使商業(yè)信息得到更加充分的表現(xiàn)#65377;

主要參考文獻

[1] 王艦. 加強財務(wù)人員計算機水平教育——“電子算盤”[J]. 財會通訊，2002(11).

[2] 劉蘭娟. 財經(jīng)管理中的計算機應(yīng)用[M]. 上海:上海財經(jīng)大學(xué)出版社，2004.