Ｅｘｃｅｌ動態圖表分析在高校財務經費管理中的應用

［摘 要］ Excel辦公軟件越來越多地應用于工作中的方方面面，本文利用Excel軟件中函數sumif（）的條件匯總計算功能、函數index（）及控件按鈕功能和數據圖表功能，結合高校財務經費的使用數據，建立一個模型，說明其在高校財務經費中的使用動態分析作用。

［關鍵詞］ 動態分析；高校財務經費；Excel；函數

［中圖分類號］F275；F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）20-0040-03

目前，計算機廣泛應用于工作和日常生活中，財務軟件也被普及使用于單位的財務工作中，大大地提高了工作效率。但使用財務軟件雖簡化了會計工作，但卻不能針對單位具體情況，為財務管理工作提供方便。傳統的做法是將各財務經費的明細賬打印出來，手工匯總計算其各會計科目的發生額，并據此編寫財務經費使用報告。本文結合財務軟件和Excel工具的使用，借鑒一個動態的圖表分析模型，對財務經費數據進行定性和定量分析，編寫財務經費使用報告。這樣不但省時省力，而且分析結果一目了然。

1 模型的創建與具體應用

下面以某高校的學科建設經費的使用情況分析為例，簡單說明一下利用Excel動態圖表分析高校學科建設經費的使用。其步驟如下：

（1） 從財務軟件中導出該項經費的使用明細賬（以Excel表格形式表示），如圖1所示。

如圖導出的財務明細賬第2行表示：2007年1月8日報銷文學院吳建民參加北京學術會議差旅費657.00元，記錄于2007年1月1922號會計憑證中。

（2） 根據財務明細賬的各項支出建立一個表格（見圖2），圖2匯總計算每月及全年各項費用支出的總額。如圖2中E76單元格計算2007年1月書報雜志費支出，在E76單元格中運用工具菜單“插入—函數”工具，輸入“SUMIF（$C$2：$C$49，$C76，$E$2：$E$49）”函數，表示查找圖1的$C$2：$C$49區域內科目名稱為$C76（書報雜志費）的單元格，并匯總計算圖1的$E$2：$E$49區域內符合$C76（書報雜志費）的單元格數值，便得出該月書報雜志費總的支出。用同樣的函數方法計算出各項費用支出各月及全年匯總數。

（3）根據各項支出明細創建一個動態的匯總表（如圖3所示）。圖3的A99:B108區域是設置日期選擇下拉式菜單圖。在B96單元格中利用工具欄“視圖—工具欄—控件工具箱—列表框類型的控件”工具繪制“下拉式菜單圖”。在B96單元格里單擊鼠標右鍵，選擇“設置控件格式—控制”菜單，設置數據源區域和單元格鏈接(如圖4)。圖4中$A73:$A85的數據源區域是諸如“2007 1P(表示2007年1月)”等的一組表示全年月份及全年合計的數據。在B99單元格中插入函數INDEX(E76：Q76，$B$96），B97至B108單元格都復制此函數公式（公式中單元格位置相對變動）。這樣可以從圖3中B96單元格的下拉菜單控件中選擇2007 1P(表示2007年1月)，自動匯總計算該月費用支出額明細。選擇不同的月份便自動匯總計算每月及全年費用支出額明細。

（4） 圖3中的餅狀圖是分析各項財務費用支出的明細及百分比。以圖3的A99:B108區域為數據源，選擇工具菜單中“插入—圖表”工具，創建餅狀圖表（如圖3所示）。選擇B96單元格的下拉菜單控件中不同的月份便自動繪制出不同月份的費用使用情況餅狀圖。將鼠標放置在餅圖的不同顏色餅塊上，便顯示出該項餅塊代表的費用的絕對數值，及相對百分比比率。如圖3中標簽顯示為紅色的餅塊是“2007年1月份招待費5 401元，占該月總經費支出的百分比為7％”。

2 小 結

該模型不僅可用于學科建設經費使用情況的財務分析中，而且可應用于高校科研經費的管理中，如國家自然科學基金課題、省部級課題的結題管理。科研項目結題時，財務部門可使用該模型分析填列科研項目經費使用情況說明表。運用此模型，導入財務數據的方法還可實時檢查、監督財務經費的使用情況。

主要參考文獻

［1］ 導向科技． Excel 2003財務應用快易通［M］． 北京：人民郵電出版社，2007.

［2］ 吳權威，王緒溢． Excel 2003中文版應用基礎教程［M］． 北京：中國鐵道出版社，2004.

［3］ S． Christian Albright，Wayne L ．Winston．Excel數據建模與應用［M］． 北京：清華大學出版社，2006.