對會計記賬憑證填制的想法

［摘 要］ 對于記賬憑證的填制，會計人員常常是憑著經驗，“習以為?！?、“理所當然”。但是從記錄會計信息以及會計人員相互牽制的角度來看，應當對摘要填制、借貸方使用以及附件張數計算等內容重新加以認識。

［關鍵詞］ 記賬憑證；摘要；附件

［中圖分類號］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）20-0032-02

會計核算過程中，記賬憑證的主要作用在于對原始憑證進行歸類整理，運用賬戶和復式記賬方法，編制會計分錄，為登記賬簿提供直接依據。因此，所有記賬憑證都應滿足記賬的要求，都必須具備下列基本內容：（1）記賬憑證的名稱；（2）填制憑證的日期和憑證的編號；（3）經濟業務的內容摘要；（4）記賬符號、賬戶（包括一級、二級或明細賬戶）名稱和金額；（5）所附原始憑證的張數；（6）填制單位的名稱及有關人員的簽章。

對于記賬憑證填制的要求在《會計基礎工作規范》當中表述得較為完整，但是實際工作同規范之間還是有一定差距。

在填制記賬憑證的過程中，填制憑證的日期、編號一般不會出現什么問題，會計人員目光都集中在會計科目和金額上，認為這兩個是最重要的，但卻忽視了摘要、借貸方和原始憑證的重要性。

會計人員一般認為記賬憑證是用來編制會計分錄的，只要把會計分錄編制準確就可以了，其他的似乎并不重要。實際上這種認識是對會計本身的誤解。

會計是記錄經濟業務的語言，是用來描述社會經濟關系的產生變化過程以及相應經濟利益變動情況的工具。記賬憑證是對于原始憑證所描述經濟業務的規范性概括表達，它應當用規范性的語言記載“在什么時間、什么地點，什么人發生了什么事情，影響了多少金額，依據是什么”。

會計分錄實際上用一個會計語言語法—— 什么[會計科目]增加或減少[借方或貸方]多少—— 來描述經濟業務。這種語法有助于數據的統計和歸類，但是將一些不能用會計科目概括的信息排除在外，這時摘要的重要性就體現出來了。

比如在建設合同付款過程當中，同一家單位可能有若干個合同，在會計核算過程當中就應當以每一個合同的履行過程作為會計核算的線索：記錄各種保證金的收付、每筆工程款的支付，實質上就是反映了雙方的合同履行過程、權利義務實現過程、利益實現的過程。如果在核算過程當中，只設立供應商往來，并沒有設立合同往來的話，就無法通過供應商往來反映每一個合同的執行情況。這時就必須在摘要中描述清楚每一個合同的履行情況，比如將合同進行編號，在摘要中注明合同編號，這樣可以通過摘要來區分每一筆付款，也可以查詢統計每一個合同的情況。例如，A公司先后承建了a、b、c工程，在合同中規定了工期保證金、項目經理保證金、質量保證金，一般會計核算過程中會使用到“在建工程”、“其他應付款”、“應付工程款”、“預付工程款”、“銀行存款”等會計科目，比如依照發票付款，借記“在建工程——A公司”，貸記“銀行存款”或“應付工程款——A公司”，在摘要中應當注明“××合同××次付款”，只有這樣才能區分若干合同的付款情況。如果在摘要中沒有注明，在以后的查詢過程當中，無論是通過“在建工程”科目，還是“A公司”往來都不能說明某個合同的來龍去脈，要想查清的話，只能將原始憑證全部翻閱過去才行，這樣做十分費時費力。

摘要的重要作用就是來彌補會計分錄描述經濟業務信息不全的問題。比如用××人借款出差，回來報銷時，會計分錄應當貸記“其他應收款”，摘要當中就應當寫明××人為什么可以減少自己的義務，比如是通過還現金、同意報銷差旅費還是其他方式減輕自己的責任。如果將借方科目聯系起來看倒是可以看出事項概況，但是畢竟不全，應當在摘要中注明原因，而不是簡單地寫“還款”二字，實際上這樣是重復表述；從科目明細賬上，如果不在摘要中填寫全面，在明細賬當中就不能反映出“其他應收款”增加減少的原因。

對于借方、貸方的問題，主要是對借貸記賬法的理解沒有換個角度來思考。例如，在建設過程中，建設單位付給工程造價事務所審計費用，會計分錄做成： 借記“待攤投資——社會中介機構審計費”，貸記“銀行存款”；依據合同，建設單位向施工單位收回審計費用時，應當對借貸方進行記錄。從一般思維而言，對于收回審計費用，是成本收回，就“應當”做紅字沖回，借記“銀行存款”，借記“待攤投資——社會中介機構審計費”（紅字）。在過去采用手工記賬時，由于登記費用賬戶采用的是多欄式明細賬，只有借方一欄，沒有貸方一欄，對于費用的減少也只能用“紅字沖減”，這是由于技術條件的限制，不得已而為之。而采用會計電算化之后，原有的技術限制不存在了，就應當改變“紅字沖減”的方法。但是，“習以為常，就理所當然”，會計人員仍然覺得原來的做法是正確的，這樣做似乎能夠在借方統計出成本耗費，但是卻忽略了，如何將經濟業務描述清楚的問題。在這兩個經濟業務中，實際上涉及3個主體：建設單位、中介機構、施工單位，兩個社會關系（以建設單位為中心）：付審計費關系（建設單位與中介機構之間）、收回審計費用關系（建設單位與施工單位之間）。在建設單位付款時，反映的是建設單位經濟利益的流出，而實現經濟利益的流出的原因是建設單位履行了自己的義務。會計核算當中就要反映這個社會關系的變化，建設單位增加了自己的成本，因此是借記“待攤投資——社會中介機構審計費”。在建設單位向施工單位收回審計費的時候，是經濟利益的流入，而實現經濟利益流入的原因是由于依照合同行使了權利，是建設單位與施工單位之間博弈的結果，是為了防止施工單位將工程造價任意抬高。因此要反映這之間的關系變化，不僅僅是要沖回成本，因此要借記“銀行存款”，貸記“待攤投資——社會中介機構審計費”，這樣既可以表現成本的收回，又可以反映建設單位權利的實現。從會計信息查詢的角度而言，如果將收回審計費以紅字記入借方，那么在查詢一個時期的發生額的時候，只有借方發生額，沒有貸方發生額，不能迅速地統計出付給中介機構的費用總數，也不能迅速統計出向施工單位收回費用的總數，只能將一個一個數據進行篩選，比較費時費力。將收回費用記入貸方，對于數據統計一目了然。同時復式記賬要求“有借必有貸，借貸必相等”，也不能出現同借或者同貸情況。

《會計基礎規范》第六十條規定：“下列情況，可以用紅色墨水記賬：1.按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；2.在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；3.在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額；4.根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄?！?依照第2款規定，在會計電算化情況下，賬頁都設置了借貸欄，所以無論是從會計基本原理出發，還是依據會計制度，對于所謂的“成本（費用）收回”或者“收入沖減”是不能用紅字沖回的。

記賬憑證一般應附有原始憑證，并注明其張數。凡屬收、付款業務的記賬憑證都必須有附件；職工出差借款的借據必須附在記賬憑證后，收回借款時應另開收據或退還經出納(收款人)簽名的借款結算聯；轉賬業務中，屬于攤提性質的經濟業務應有附件。附件的張數應用阿拉伯數字填寫。

記賬憑證張數計算的原則是：沒有經過匯總的原始憑證，按自然張數計算，有一張算一張；經過匯總的原始憑證，每一張匯總單或匯總表算一張。例如某職工填報的經費報銷單上附有各類發票等原始憑證15張，15張原始憑證在經費報銷單上的“所附原始憑證張數”欄內已作了登記，在計算記賬憑證所附原始憑證張數時，這一張經費報銷單連同其所附的15張原始憑證一起只能算一張。財會部門編制的原始憑證匯總表所附的原始憑證，一般也作為附件處理，原始憑證匯總表連同其所附的原始憑證算在一起作為一張附件填寫。但是，屬收、付款業務的，其附件張數的計算要作特殊情況處理，應把匯總表及所附的原始憑證或說明性質的材料均算在其張數內，有一張算一張。

當一張或幾張原始憑證涉及幾張記賬憑證時，可將原始憑證附在其中一張主要的記賬憑證后面，并在摘要欄內注明“本憑證附件包括××號記賬憑證業務”字樣，在其他有關記賬憑證的摘要欄內注明“原始憑證附于××號記賬憑證后面”的字樣。

實際上我們看到，填寫附件張數的主要目的就是通過張數來實現證據的完整性，防止原始憑證的缺失。既然在匯總表上對于原始憑證數量進行了統計，就說明匯總表對于原始憑證數量產生了牽制，由匯總表上的簽字人員對原始憑證的類型和數量承擔責任，記賬憑證就沒有必要跳過匯總表，直接對原始憑證進行牽制，而應當對匯總表的類型和數量負責。這樣對于原始憑證，會計人員之間的牽制關系就很明顯：審核人員對于匯總表與原始憑證之間的類型和數量承擔自己的審核責任，制單人員對于記賬憑證上附件數量同匯總表數量負責，復核人員就應當對審核人員、制單人員的責任進行明確，憑證整理人員保證原始憑證不缺失，檔案管理人員的責任也可以變得相當明確。因此一個小小的附件張數內容的規定，實際上就牽制了報銷人員、審核人員、制單人員、憑證整理人員和檔案管理人員之間的關系。

對于記賬憑證的填制，我們不能“習以為?！本汀袄硭斎弧?，應當對會計理論有著深刻的認識，才能通過一張小小的記賬憑證，將會計信息完整地表述出來，將相關人員的責任界限明確化，有利于提高工作效率和保證資料安全。

主要參考文獻

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