淺析檔案管理的效益

摘要：目前檔案管理工作桎梏于傳統(tǒng)式被動(dòng)服務(wù)體系和不重視檔案信息反饋等問(wèn)題，已嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文將結(jié)合實(shí)際工作，重點(diǎn)對(duì)檔案管理的實(shí)際效益進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：管理體制；經(jīng)濟(jì)建設(shè)；信息反饋

中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315(2008)08-113-01

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1 局限于檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益檔案管理部門在編制檔案報(bào)表、了解使用情況時(shí)，只要求簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如使用人數(shù)、次數(shù)、各檔案卷(冊(cè))數(shù)等，而不求利用檔案信息資源創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。這是檔案部門普遍存在的第一個(gè)問(wèn)題。

2 局限于檔案的利用登記，不求檔案的信息反饋在通常情況下，到檔案部門查閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫單位、姓名外，還要說(shuō)明使用目的，而使用者在填寫時(shí)往往比較簡(jiǎn)單，如“工作需要”、“學(xué)習(xí)參考”等等。由于不做深層次了解，也就失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。這是檔案部門普遍存在的第二個(gè)問(wèn)題。

3 局限于檔案的利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)檔案部門雖然也注重利用信息反饋，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，往往完成后就將其束之高閣，不匯編發(fā)表，返還社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。這是檔案部門普遍存在的第三個(gè)問(wèn)題。

二、做好登記，建立完善檔案管理體制

1 認(rèn)真做好登記工作。登記是檔案管理的起點(diǎn)，在登記時(shí)，一、要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫，必須填寫的項(xiàng)目不要遺漏；二、要以使用為目的，填寫清晰詳實(shí)；三、要以方便為目的，編制合適的分類查找目錄。比如在馬路市場(chǎng)的管理中，就應(yīng)認(rèn)真做好登記工作，為商販建立檔案，詳細(xì)填寫各項(xiàng)信息，并對(duì)其進(jìn)行符合實(shí)際的分類，做到有案可查，查之可用，用之便宜。

2 建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，要通過(guò)使用，才能產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)使用檔案信息，應(yīng)該建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的詳細(xì)情況——登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。亦可把自己的情況和聯(lián)系電話告訴用戶，方便用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。比如在城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，就可以建立用戶聯(lián)系體系，充分了解市民需求，征求意見，完善城市職能。

3 填寫檔案使用反饋表。檔案使用者填寫檔案信息使用反饋表，主要包括單位、姓名、有何意見。這樣更有利于了解和掌握檔案信息利用情況，進(jìn)一步拓寬檔案利用的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。比如在廣場(chǎng)管理中，通過(guò)查閱反饋表，即可得知市民關(guān)注的問(wèn)題，以后的工作重點(diǎn)。

4 建立檔案前置制度。要以檔案信息資源為依據(jù)，靠前指揮其他工作，檔案信息資源應(yīng)該是其他業(yè)務(wù)工作的“起點(diǎn)工程”。比如在建設(shè)垃圾轉(zhuǎn)運(yùn)站時(shí)，應(yīng)當(dāng)查看居民檔案、歷史垃圾轉(zhuǎn)運(yùn)情況檔案、附近其他設(shè)施檔案等，充分做到為民、務(wù)實(shí)。

5 及時(shí)編發(fā)檔案實(shí)例。信息通過(guò)編輯重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案，熟悉檔案，利用檔案。

三、轉(zhuǎn)變觀念，促進(jìn)檔案管理健康發(fā)展

在城市建設(shè)和管理中，檔案工作發(fā)揮了不可估量的作用，只有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，才能促進(jìn)其健康迅速發(fā)展。

1 了解檔案的價(jià)值和作用《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”如果檔案不再被利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。過(guò)去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。無(wú)數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過(guò)利用，一旦利用，一定會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2 加強(qiáng)檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限，而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。

3 編發(fā)檔案的利用實(shí)例。加大檔案宣傳工作力度。通過(guò)調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤其對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來(lái)說(shuō)，更是一個(gè)實(shí)際的宣傳和教育，使他們通過(guò)例證，了解檔案，支持檔案工作。

總之，只有進(jìn)一步查找檔案管理工作中存在的問(wèn)題，建立完善檔案管理體制，保障檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，才能使其更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。