電子采購效用模型研究

　　摘 要：電子采購是采購領(lǐng)域的一場革命，給企業(yè)帶來巨大影響。本文分析了電子采購的三個主要作用：降低總采購成本、改善采購方—供應(yīng)商關(guān)系、提升采購部門的控制力及參與決策的能力。基于這些作用的分析，建立電子采購效用模型，試圖為企業(yè)理解與分析電子采購的作用提供概念性框架。
　　關(guān)鍵詞：電子采購；流程；作用；效用模型
　　中圖分類號：F253.2 文獻標(biāo)識碼：A
　　
　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)開始將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于采購中，進行電子采購。電子采購類似于一場革命，給企業(yè)帶來了很大的變化。而我國一些企業(yè)對電子采購的功能與作用缺乏正確、清晰的認(rèn)識。本文對電子采購的效用進行研究，并提出電子采購效用模型，以期為理解電子采購的作用提供一個概念性框架。
　　
　　一、電子采購
　　
　　電子采購是指在部分或整個采購過程中使用集成的（通常基于網(wǎng)絡(luò)）交流系統(tǒng)，從而將采購流程集于一體的一種過程[1]。根據(jù)采購過程中電子技術(shù)的使用范圍，電子采購可以分為兩個層次：較低層次的電子采購和較高層次的電子采購。較低層次的電子采購只在部分采購過程中使用電子技術(shù)，如電子商情、電子貿(mào)易、電子合同等；而較高層次的電子采購利用Internet能夠進行幾乎全部的采購活動，即基于網(wǎng)絡(luò)將采購相關(guān)的信息流、商流、資金流和部分物流完整地實現(xiàn)。
　　電子采購有三種主要的模式，即買方模式、賣方模式和第三方模式。買方模式即由買方建立維護相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫，這種模式廣泛應(yīng)用于由少數(shù)幾家大型買方主導(dǎo)的行業(yè)，如航天、汽車、零售等行業(yè)；賣方模式即由賣方建立、維護相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫，這種模式比較適用于小采購方和一次性采購；第三方模式即采購方和供應(yīng)商通過第三方網(wǎng)站進行采購業(yè)務(wù)。
　　
　　二、電子采購流程
　　
　　廣義的電子采購存在于采購流程的每一個步驟中。概括地講，采購流程包括定義需求、選擇供應(yīng)商、制定與執(zhí)行合同、評價供應(yīng)商四個階段。在定義需求階段，采購專家和供應(yīng)商進行早期參與，企業(yè)內(nèi)部組成跨職能團隊，制定采購規(guī)格。這一階段的電子采購可稱作“電子設(shè)計”，買賣雙方通過實時信息共享，制定采購規(guī)格。電子設(shè)計有利于采購企業(yè)與供應(yīng)商之間以及采購團隊成員之間的信息共享，從而可降低規(guī)格制定過程中的復(fù)雜性，消除不必要成本，而且可縮短產(chǎn)品投放市場的時間，加快響應(yīng)市場的速度。
　　選擇供應(yīng)商階段包括供應(yīng)商資格預(yù)審、向潛在供應(yīng)商提出要求以及最終的供應(yīng)商選擇。互聯(lián)網(wǎng)的使用可為其中的每一步提供幫助，這一階段的電子采購可稱作“電子尋源”。電子尋源的一個典型例子是通用電氣（GE）的交易過程網(wǎng)絡(luò)（TPN：Trading Process Network）。在這個網(wǎng)絡(luò)中，采購方在網(wǎng)上提出采購要求，通過資格預(yù)審讓供應(yīng)商進入網(wǎng)絡(luò)，供應(yīng)商從中下載采購要求并提交報價，采購方衡量報價，最終向出價最低的供應(yīng)商訂貨[2]。
　　制定與執(zhí)行合同階段，包括與供應(yīng)商談判、簽訂合同、制定訂貨流程及交易流程、執(zhí)行合同。其中的每一步都涉及到互聯(lián)網(wǎng)的使用，這一階段的電子采購可稱作“電子合同”。
　　采購過程的最后一步是供應(yīng)商的評價及評級，這一步需要大量的數(shù)據(jù)，電子采購系統(tǒng)可以為采購企業(yè)提供數(shù)據(jù)庫，既包括總量方面的數(shù)據(jù)，又包括供應(yīng)商表現(xiàn)的詳細(xì)記錄，企業(yè)從中提取數(shù)據(jù)，從而對供應(yīng)商進行有效的評價，這一階段的電子采購可稱作“電子評價”。
　　為了確保電子采購在每一步中的有效實施，企業(yè)需要有相應(yīng)的支持系統(tǒng)，例如建立專門的培訓(xùn)部門，培訓(xùn)使用者如何使用電子采購系統(tǒng)；或舉行定期研討會，討論如何更加有效的實施電子采購；或建立專門的服務(wù)中心提供綜合服務(wù)。
　　
　　三、電子采購的作用
　　
　　電子采購會給企業(yè)帶來多方面的影響，最主要的影響體現(xiàn)在三個方面，即對總采購成本、采購方—供應(yīng)商關(guān)系以及采購部門特征的影響。總的來說，電子采購可以降低總采購成本、改善采購方—供應(yīng)商關(guān)系、提升采購部門的控制力及參與決策的能力。
　　1．電子采購降低總采購成本
　　采購成本主要包括物料成本、過程成本、存儲成本和缺貨成本四部分。電子采購可促使每部分成本的降低。物料成本主要取決于采購價格，在電子采購系統(tǒng)中，一方面電子尋源可以在更廣泛的供應(yīng)商范圍中進行，增強了采購產(chǎn)品的可獲性；另一方面電子采購可增強采購?fù)该鞫燃皟?nèi)部“服從性”，改善對管理信息的控制，促使需求信息的集中，從而有利于集中采購。這兩個方面都可以提升采購企業(yè)在采購方—供應(yīng)商關(guān)系中的地位，增強其話語權(quán)，提升議價能力，促使采購價格的降低，從而降低物料成本。據(jù)美國權(quán)威市場研究機構(gòu)AMR的研究，電子采購可節(jié)約10%—15%的物料成本[3]。
　　采購總成本的很大一部分來自處理訂單相關(guān)的過程成本，過程成本主要包括人力成本、辦公費用、差旅費用、信息傳遞費用等。采用電子采購，首先可以省掉傳統(tǒng)有紙化采購中的許多文書性工作，節(jié)省了大量的人力成本；其次，電子采購系統(tǒng)具有嚴(yán)格的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，減少了采購過程中錯誤的發(fā)生，也增強了使用人員的“服從性”，從而減少過程成本支出；再次，電子采購促使采購企業(yè)在采購方—供應(yīng)商關(guān)系中地位的提升，增強話語權(quán)，也在一定程度上降低了過程成本。美國國家采購管理協(xié)會（NAPM）的研究顯示電子采購使一份訂單的平均費用從150美元降低到30美元[3]。
　　存儲成本是采購成本的一個重要組成部分，一般占庫存貨物價值的25%左右。據(jù)有些人估計，史坦普（S&P）工業(yè)企業(yè)的平均庫存量是5億美元或60天的供應(yīng)量，維持這一庫存量的成本占公司總成本的20%—40%[2]。電子采購促使交易雙方實現(xiàn)了實時信息共享，一方面可以使采購方的需求迅速傳到供應(yīng)商那里，另一方面也可以縮短采購周期，這兩方面的作用都可以減少企業(yè)庫存量，從而促進存儲成本的降低。戴爾電腦公司在降低存儲成本方面做了很好的典范，麥克爾?戴爾（Michael Dell）說過：將每日需求量與供應(yīng)商的供應(yīng)聯(lián)系起來對于公司的成功是非常關(guān)鍵的，這種聯(lián)系縮得越短越好。當(dāng)今我們已經(jīng)進入有利于信息傳遞的科技時代……我們將這一過程稱作拿庫存換信息[4]。戴爾公司將“拿庫存換信息”作為基本的運營理念，通過電子采購系統(tǒng)將庫存縮減到8天的供應(yīng)量，比S&P工業(yè)企業(yè)的平均庫存量低87%。
　　缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營正常需要而造成的經(jīng)濟損失。電子采購使供需雙方的聯(lián)系更加緊密，實現(xiàn)實時信息傳輸，供應(yīng)商可及時了解到采購方的需求，進行及時供貨，減少了因缺貨帶來的損失，在一定程度上降低了缺貨成本。
　　2．電子采購改善采購方—供應(yīng)商關(guān)系
　　采購方—供應(yīng)商關(guān)系的增強具體體現(xiàn)在兩個方面：一是雙方關(guān)系更加密切；二是雙方之間的信任得到加強。電子采購加強了供需雙方之間的交流能力，促進了信息共享。此外，電子采購使采購過程更加透明化，改善了合同履行情況，增強了采購方的話語權(quán)，也提升了供應(yīng)商交付貨物的精確度。以上這些方面都有助于增強采購方—供應(yīng)商關(guān)系。
　　3．電子采購提升采購部門的控制力及參與決策的能力
　　電子采購促進了總采購成本的降低以及采購方—供應(yīng)商關(guān)系的加強，這使企業(yè)內(nèi)部人員認(rèn)識到采購部門對采購起到促進作用而不是阻礙作用，提升了對采購部門的認(rèn)同；而且，采購部門通過為電子采購系統(tǒng)的使用者提供培訓(xùn)、服務(wù)等，增強了使用者在使用電子采購系統(tǒng)時的“服從性”，也提升了采購部門的地位與聲譽，從而提升了采購部門的整體控制力；此外，電子采購使采購部門從大量文書性工作中解脫出來，有更多的時間參與到更具戰(zhàn)略性的活動中去。據(jù)統(tǒng)計，從采購過程所需但又不能創(chuàng)造價值的活動中解脫出來，采購部門每個月可以多獲得6到8天的時間來進行更具戰(zhàn)略性的活動[2]，這在一定程度上提升了采購部門參與戰(zhàn)略決策的能力。
　　
　　四、電子采購效用模型
　　
　　通過上述對電子采購流程及作用的分析，可以構(gòu)建電子采購效用模型，具體模型見圖1。
　　
　　五、結(jié)論及啟示
　　
　　本文在分析電子采購流程和作用的基礎(chǔ)上構(gòu)建了電子采購效用模型。電子采購滲透在采購流程的每一步中，從定義需求階段的“電子設(shè)計”，到選擇供應(yīng)商階段的“電子尋源”，再到合同制定與執(zhí)行階段的“電子合同”，最后到供應(yīng)商評價階段的“電子評價”。通過每一步的滲透，電子采購對企業(yè)產(chǎn)生重要作用，主要作用有三方面：降低總采購成本、改善采購方—供應(yīng)商關(guān)系、提升采購部門的控制力及參與戰(zhàn)略決策的能力。電子采購效用模型即是在以上分析的基礎(chǔ)上構(gòu)建起來的。
　　電子采購雖然處于發(fā)展的初始階段，但其發(fā)展?jié)摿薮螅步o企業(yè)帶來了多方面的影響，企業(yè)應(yīng)該正確理解與分析電子采購的作用，從而采取有效的策略推動電子采購的實施。
　　
　　作者單位：中國石油大學(xué)（華東）經(jīng)濟管理學(xué)院
　　
　　參考文獻：
　　[1]Simon Croom，Alistair Brandon-Jones．Impact of E-procurement: Experiences from Implementation in the UK Public Sector[J]．Journal of Purchasing & Supply Management，2007，(13)：294-303.
　　[2]William D. Presutti Jr．Supply Management and E-procurement: Creating Value Added in the Supply Chain [J]．Industrial Marketing Management，2003，（32）：219-226.
　　[3]張志勇，李斌，宏衛(wèi)東等．電子采購成本節(jié)余指標(biāo)的計算方法及其應(yīng)用問題研究[J]．中國市場，2007，（7）：90-94.
　　[4]Dell M．Direct from dell[M]．New York: Harper-Collins，1999：36，188.