探索醫院檔案管理信息化建設

　　摘要:隨著信息技術的迅速發展，信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快，醫院檔案數字信息化的建設成為當務之急。如何使醫院檔案信息加速向數字化方面發展，構建準確及時、經濟、安全的檔案信息數字化系統，成為當前醫院檔案管理工作者認真思考和不斷探索的問題。醫院檔案信息化建設要從醫院軟硬件設施的投入；建立標準化、規范化體系；檔案信息資源的建設；網絡檔案信息檢索系統建設等七個角度對檔案信息資源進行規劃、建設，為利用者提供優質的服務。
　　關鍵詞:醫院 ；檔案； 信息化
　　
　　一、醫院檔案信息化建設的緊迫性
　　
　　1.醫院檔案業務工作迫切要求檔案管理實行信息化建設
　　近幾年來，醫院發展規模越來越大，涉及面向精、細、廣方面發展，形成的檔案數量和門類相應增多，門類由原來的十大類增加到現在的十二大類，新增了聲像檔案、電子檔案；檔案載體類型由過去單一的紙質檔案發展為以磁盤、光盤等多種磁性材料為載體的檔案。另外，醫院檔案在醫療水平達標、科研開發、臨床醫療糾紛、院志研究等方面的作用也越來越受到社會的關注與認可。
　　2. 國家信息化建設和檔案事業發展的要求醫院檔案信息化建設
　　自國家檔案局中央檔案館向全國各檔案部門印發《全國檔案信息化建設實施綱要》以來，檔案信息化建設在我國正式啟動。全國檔案信息化建設的主要任務是，圍繞檔案信息化基礎設施建設、資源建設、應用系統建設、規章標準建設、人才隊伍建設、安全保障體系建設的六個方面進行。各省市也紛紛做出指導性意見，要求各醫院要建立檔案信息網站，實現檔案管理現代化和醫院辦公自動化。
　　3.醫院檔案信息化可以拓展醫療科技檔案及臨床檔案的服務領域
　　檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。醫院檔案不能只局限于本單位內，而應該將檔案社會化，利用現代化管理手段儲存各種信息，便于利用和開發，也就能產生更廣泛的社會效益。有利于全國乃至國際間的醫學交流，吸納外來權威的、嶄新的醫學知識同時也將本單位的經驗推廣到社會上，促進醫療事業的共同發展。
　　4.醫院檔案信息化建設能使醫院檔案業務工作變得方便、快捷、高效
　　隨著醫院檔案信息數字化、網絡化，檔案管理網絡軟件基本可以實現網上歸檔。各歸檔單位只需在網上收發文件，并將處理完畢的文件材料輸入或上傳到檔案管理網絡軟件中。到年終時點擊組卷歸檔，數據就會通過網絡轉到檔案管理系統數據庫中，檔案館工作人員進入系統的數據庫對轉庫的數據進行檢查驗收，符合標準的就直接提交入庫，反之寫上意見，將數據退回原單位進行整改后提交。同時，這也使編研工作、檔案查閱工作變得更為簡易、方便、快捷。要求醫院檔案管理部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
　　
　　二、醫院檔案信息化建設探索
　　
　　1.強化電子文件歸檔管理
　　充分利用醫院網絡資源共享的功能，將上級來文及醫院各處、室形成的文件直接轉換，進入檔案室數據庫。紙質文件歸檔同時，應將同版本的電子文件一并歸檔，同時并入本單位檔案數據庫系統，與醫院辦公自動化同步進行運行。
　　2.軟、硬件基礎設施的投入
　　醫院要加快檔案信息化的建設。可以結合自己的經濟能力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，從而使檔案信息化建設加快發展。從實際出發，充分利用現有設備，按照填平補齊、適當超前、適當延伸”的原則購置適當的技術設備。包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備等。開發適合醫療行業使用的專門的檔案利用軟件。
　　3.建立標準化、規范化檔案管理體系
　　依據國家有關檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入(輸出)及格式轉換的控制與管理，滿足醫院文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。一個通用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，才能保證醫院內部網、衛生系統網、檔案系統網之間檔案信息存儲、交換的順利進行。
　　4.加強檔案信息資源傳輸網絡化，實現信息資源共享
　　檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設的實現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫院內部網建立檔案信息網站，實行新信息上網發布、電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務，同時開展檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定題的交互式信息咨詢，運用現代信息技術對檔案信息進行加工、提煉和深層次開發，提供更多二次、三次加工的信息產品，拓展醫院檔案的服務功能，提高檔案服務質量。高質量、豐富充足的信息資源是檔案數字化的基礎，是網絡建設的核心。信息資源不足，網絡就如“無本之木，無源之水”。
　　5.規劃、建立有特色的數字化信息資源庫
　　數字化信息資源庫包括數字檔案管理系統、數字目錄中心管理系統、數字文檔管理系統、數字文件管理系統等。檔案數據庫是檔案室網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國內標準為依據，集中力量建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫；另一方面，檔案資源數字化整理也要與之配套進行，即使用數字模擬整合技術將室藏各種檔案數字化，其有以下三個基本途徑：一是檔案室把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成系統文獻檔案信息，并以數字化方式輸入計算機：二是利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理；三是直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。
　　6.加強檔案信息技術人員隊伍建設
　　 檔案信息化建設是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。 信息技術、網絡技術在檔案領域的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應該是具有廣博的知識并掌握現代網絡技術的復合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現職人員的培訓工作，檔案工作人員不但是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專業人才，而且是計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息網絡、信息管理、數據庫生產和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術等方面的專業人員。要積極開展多種形式的技術培訓和技術交流，努力營造學習新技術、新知識的良好環境，使他們在實踐中成長，在工作中進步。
　　7.建立醫院的網絡檔案信息檢索系統
　　檔案信息數字化的最終目標就是實現高效快捷的信息檢索。因此，我們做的大量前期基礎工作是為信息的檢索功能做鋪墊，也只有建立了高效的檢索系統，檔案信息數字化的意義才能真正體現。網絡檔案檢索系統面臨的問題很多，如系統的功能，適用于衛生系統局域網信息組織與管理的方法和技術，網絡環境中對信息的使用權限設定等。解決好各方面技術的銜接問題，實現網絡檔案信息檢索會大大提高服務質量，為廣大利用者提供便捷。
　　信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的醫療工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現醫療檔案的信息化建設，為利用者提供優質的服務。
　　作者單位：泰山醫學院院長辦公室
　　
　　參考文獻：
　　[1]李玉霞.醫院檔案管理中的問題與對策[J].醫