試論信息化對采購管理的作用

　　摘要：隨著企業信息化的不斷發展，傳統的采購模式正面臨著嚴峻挑戰。本文通過分析傳統采購管理的弊端，以ERP系統為例，闡述了采購管理信息化的作用。
　　關鍵詞：信息化；采購；ERP系統
　　中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A
　　
　　“利潤最大化”永遠是所有企業追求的目標。在信息技術飛速發展的今天，我們面臨更多的挑戰：來自競爭對手的壓力，內部管理成本的增加，信息化建設的困惑，傳統管理與信息化管理的沖突，如何利用信息技術實現企業利潤目標已成為一大重要課題。
　　采購是企業的成本中心，通常采購成本占企業總成本普遍在60%以上。對于現代企業，采購不再是簡單的購買，已上升到戰略管理層面。隨著企業對采購的重視以及采購管理水平的不斷提高，企業采購效率日益增強，采購反而成為企業獲取利潤的又一源泉。尤其是生產型的企業，采購的速度、效率、訂單執行情況，將直接影響到企業能否快速靈活地滿足下游客戶的需求；采購成本的高低會直接影響到企業最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。
　　
　　一、傳統采購的弊端
　　
　　傳統采購管理存在許多不良的現狀：采購成本高居不下，采購過程消耗過多人力、物力，同供應商的關系緊張，采購方式單一等等問題，其問題根源是：
　　1.物料采購與物料管理為一體
　　目前絕大多數企業行使采購管理的職能部門為供應部（科），也有企業將銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是：先由需求部門提出采購要求，然后由采購部門制定采購計劃/定單、詢價/處理報價、下發運輸通知、檢驗入庫、通知財務付款。
　　該流程主要缺點是：物料管理、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監督和控制機制。
　　2.業務信息共享程度差
　　由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來進行的，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業務人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業務的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調查；同時采購任務的執行優劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業務的影響大。
　　3.采購控制通常是事后控制
　　其實不僅是采購環節，許多企業對大部分業務環節基本上都是事后控制。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業減少許多不必要的損失，尤其是一個企業的業務橫跨多個區域，其事前控制的意義將更為明顯。
　　上述傳統采購管理的弊端，導致企業采購工作效率低下，采購成本居高不下，采購管理職能混淆不清，采購控制系統反應遲鈍等等，如何集中力量解決這些問題?
　　信息化提供商結合現代采購管理新理論研發了一些采購管理信息化系統，其中企業應用最為廣泛的是企業資源計劃系統（ERP，Enterprise Resource Planning的簡稱）。本文以ERP系統的實施作為采購管理信息化的典型解決方案，分析信息化對采購管理的作用。
　　
　　二、信息化對采購管理的作用
　　
　　1.提高了采購效率
　　實施了ERP，通過產品結構和物料清單，定義了每個物料的期量標準，把企業的產供銷三項主要業務信息集成起來，同步地將生產計劃和采購計劃一次生成。如果需求有了變化，半個小時內，就可以將上千種物料的計劃重新編排。采購計劃員從忙碌的事務中徹底解放出來。
　　2.降低了采購成本
　　采購信息化決不僅僅是為了提高響應效率，更重要的是見到效益。采購管理要見效益，首先要改變采購管理觀念、規范采購工作。ERP系統通過業務處理流程規范化，降低了企業的采購成本，其具體表現在：
　　（1）爭取優惠。通過物料分類查詢，對每一類物料，按需用的頻度規定優選原則、簡化物料的品種規格，保持一定批量，爭取優惠。
　　（2）周密計劃。ERP的計劃可以延續到未來某個任意日期，這樣不但可以按需采購，而且可以保證有足夠的采購提前期和采購預算，防止因突發性采購而增加額外的采購費用。
　　（3）設置目標成本。企業通過運行ERP的模擬成本，嚴格控制成本的限額。
　　（4）控制庫存量。ERP規定了每一種物料的最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統會發出提示信號，以便管理人員采取糾正措施。
　　（5）嚴格控制付款程序。付款前，系統將自動進行全面對帳，如物料規格性能、合格數量、交貨日期是否與采購單一致，報價單與發票金額是否一致。只有全部相符才能執行付款程序，嚴格控制資金流出。
　　3.建立了完備的控制體系
　　 ERP系統運用“事前控制、事中監督、事后分析”的管理理念，建立了完備的控制體系：
　　（1）審批嚴格。雖然在傳統模式下，我們也強調采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中要做到這點非常難。通過ERP系統建立采購單據的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經主管領導審批，否則ERP系統中將無法繼續處理該單據。
　　（2）監督有方。系統提供了多種查詢途徑，如采購單編碼、物料號、供應商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢，及時跟蹤采購合同執行情況。如發現業務處理有問題，則可以終止或暫停業務處理，直到問題解決為止。如若發現某定單屬于重復定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單。
　　（3）分析預測。ERP系統可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業務的執行情況，包括趨勢分析等，為下一階段工作改善提供及時的信息。
　　
　　作者單位：新鄉學院江蘇大學工商管理學院
　　參考文獻：
　　［1］鄧生明.怎樣控制采購成本[N].中華工商時報.2001-3-19（7）.
　　［2］姬小利．ERP原理、應用與實踐教程［M］．上海：立信會計出版社，2008.150-170.