高校教學秘書的工作現狀分析

高校教學秘書的工作是保證高校教學工作正常運行的重要環節，是教學管理環節中聯系學校教學管理部門、院系教學管理層面、院系師生的重要紐帶。如今高校的持續擴招和學分制教學管理模式的推廣實施，教學秘書的工作特點也隨之發生了變化。因此，通過對教學秘書工作現狀分析，研究提高教學秘書的工作水平和質量的對策，對適應高校新的教學改革形勢，提升教學管理水平具有重要意義。

高校教學秘書工作的特點分析

教學秘書，顧名思義就是協助領導維護好日常教學管理，輔助教師和學生完成“教”與“學”任務的管理服務人員，既從屬于學校教務處及院（系）領導，又處于院（系）教學管理的獨立地位，既是管理者又是服務者，但最終本質還是服務者。教學秘書的工作特點體現在：

1.特殊性。首先是服務對象的特殊性。教學秘書工作的主要內容是服務，為教學中心工作服務，為師生服務。高校尤其是知識分子匯萃的地方，其職稱、年齡、閱歷等均有所區別，加上成百上千特質各異的學生，都使得教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度增大。其次是身份的特殊性。教學秘書的行政隸屬關系在各教學單位，教學秘書的業務工作是教學管理。而教務部門是教學管理的“調度室”，因此教學秘書又要接受教務部門的領導，從而教學秘書工作就具有了雙重領導的特點。

2.繁雜性。教學秘書工作的范圍涉及到教學管理工作的各個方面，很多可能涉及師生的切身利益。例如:工作量的統計、學生學分的核對等，既有常規性的教學管理工作，又有一些突發性的教學異常情況。

3.時效性和規律性。教學秘書工作涉及面廣，內容繁雜，但這些工作滲透在一定的周期之中。高校教學管理以每個專業的不同年級每個學期的各個階段為周期不停地運轉，課程的安排、課程的考試考查及學籍管理、教學檔案的建立等，都屬于例行性程序化的管理。

4.原則性和協調性。教務秘書工作雖然平凡，卻是一份原則性很強的工作，這就要求實際從事教務答理的教學秘書在工作中頭腦清晰，冷靜客觀地反映和處理情況。教學秘書工作是穿針引線于教學主管部門、教師、學生三者之間，具有承上啟下、溝通信息的作用，需要協調各種關系。

高校教學秘書工作的主要工作

根據教學秘書的工作特點，其主要工作內容從宏觀來看，有教學質量的控制和教學管理的研究。教學質量的控制包括前期協作制定長期的培養方案和教學計劃，科學地安排教學環節及協作教學規章制度的制定和修改。中后期工作主要是做好教學檢查和總結，例行聽課或展開教學質量的調查，協助檢查教學質量，評估教學效果。另外教學秘書還要開展教學研究工作。

從微觀來看教學秘書的工作主要有日常教學管理，教學信息綜合處理等。日常教學管理包括協助院(系)領導實施各項教學計劃，協調并及時解決教學過程中出現的問題。教學信息綜合處理又包括保存和傳遞兩大方面。隨著計算機技術的廣泛應用，網絡化發展，尤其是學分制管理模式在各高校的實施，信息交流的高速度轉化成了管理工作的高效率。信息的保存方面，教學信息的種類很多，可區分為傳統的紙質信息和數字化信息。教學秘書要收集這些重要信息，甄別分類并妥善保管，為主管教學管理的領導提供有效意見，共同創造教學管理工作的最高效益。信息的傳遞方面，教學秘書起著“上令下達、下情上奏”的作用。既要準確地將教務處的規章制度、通知及時傳達給院(系)領導、教師和學生，又要將師生的意見和教學管理中出現的問題及時向上級匯報。

高校教學秘書工作存在的問題

高校教學秘書的工作的特殊性和重要性不容忽視，與保障高校的教學質量和水平息息相關。但是在目前高校教學秘書工作中存在一系列問題：

1.對于教學秘書工作的重視不夠。部分高校校級管理機構龐大，管理混亂，導致管理職責不明，任務難以落實，對院(系)教學管理的不重視，教學秘書疲于協調各種關系。

2.高校教學秘書工作與新的教學管理體制脫節。隨著招生規模的擴大，學生人數大量增加，教師人數增多，特別是實行學分制管理后，教學管理有了極強的動態性，選課制和彈性學制的實施，學生的學習計劃和學習進程各不相同，學生從注冊、選課、上課、考試等都具有很大的不確定性，教學秘書的工作任務因此此更加繁重。

3.忽視教學秘書隊伍建設。教學秘書的工作性質、地位和作用，決定了高校教學秘書必須具有較高的素質。而有些高校把教學管理看成是事務性工作，對教學秘書工作缺乏培訓和指導。教學秘書人員的業務學習、崗位培訓與工作待遇、職稱評定等成了學校管理的盲點。對于教學秘書工作缺乏有效的激勵機制，教學秘書待遇低，不利于調動管理人員的工作積極性和主觀能動性，造成一些教學秘書心理失衡，對工作沒有熱情，缺乏創新性和靈活性。

4.信息溝通渠道不暢通。目前部分高校的信息化建設遠遠不能達到教學管理的要求。信息傳遞受硬件和軟件的制約，不能實現流暢和準確。教學資源和設備缺乏，電腦等設備的陳舊，都成為制約信息流暢傳遞的瓶頸。

改變高校教學秘書工作現狀的對策和措施

高校教學秘書工作于高校管理質量緊密相連，教學秘書是學校教學管理的重要力量，針對上述問題就改變高校教學秘書的工作的現狀提出以下對策和建議：

1.提高認識，充分肯定教學秘書工作在高校教學管理中的地位和作用。教學秘書工作是一個多層次、多序列、多因素的動態過程，沒有高效有序的教學管理，即使有再好的教學設施和條件，也不能卓有成效地開展教學活動，因此教學秘書工作應該在學校諸多的管理工作中占有舉足輕重的地位。

2.轉變管理體制，適應新形勢的教學管理需求。高校要轉變管理體制，建立健全適應擴招，學分制下的各項配套管理，這是實行教學管理規范化建設的基礎。教學管理制度體系要完備并做到令行禁止。關注師生的切實利益，堅持以人為本。

3.加強對于教學秘書的激勵，建立一支優秀的教學秘書隊伍。高等學校教學質量的提高需要具備一支優秀的師資隊伍，同時也需要一批優秀的教學管理人才。只有充分肯定和正確認識教學秘書工作，才能促進教學秘書煥發工作熱情，發揮主觀能動性，開拓進取，大膽創新，才能促使我們的高等教學管理向著規范、科學、高效的方向發展。因此要加強培訓，提高教學秘書的素質；引入有效的激勵方式，以人為本，提供多樣化的職業前景，從而提高教學管理的整體素質和水平。

4.搭建教學秘書工作的流暢的信息傳遞平臺。完善與教學秘書工作相適應的管理設施。改善教學條件、教學環境。不斷完善教務管理軟件，維護好高校網絡平臺。從硬件和軟件兩方面保證教學秘書工作的信息傳遞的基本條件。

總之，高校教學秘書的工作是高校管理中的重要一環，直接影響到高校教學管理的正常運行。因此，需切實解決高校教學秘書工作中存在的問題，重視和加強對高校教學秘書隊伍的建設，教學秘書自身也要努力提高自身素質，強化服務意識和奉獻精神。從而達到真正規范高校教學管理水平，服務師生，提高教學質量，推進高校發展的目的。

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