高校評估中檔案建設的成本問題

教育部決定從2003年開始，用5年時間對全國普通本科院校的教學工作進行一輪評估。評估規定評估指標體系。對于高校來說，迎接評估很大程度上是標準化建設問題。而標準化建設不可避免的涉及到檔案建設，許多實際工作都需要通過檔案來證明自身的存在?？梢哉f，檔案建設是評估工作的基礎。

檔案建設包括舊檔案的整理和新檔案的創建兩方面。無論側重點在哪個方面，檔案建設都需要資源投入。由于中國高校財務狀況不透明，獲得完整的數據是不可能的。因此只有通過某些個案來對中國高校的檔案建設的成本進行大致的估算。并由此來觀察檔案建設對于高校建設的影響。

一個評估建設中的個案

學生成績登記是大學中一項基本的教務活動。某大學以前的登記流程：一是教師到教務處領取空白成績登記表；二是教師到所任班班級所在院系領取所教班級學生名單表；三是教師將學生名單表按照成績登記表上面的規格剪切后粘貼到成績登記表的姓名一欄中；四是手工登錄學生成績；五是對學生成績進行復核，包括：是否有謄寫錯誤；對于學生名單中有名字但是無成績的學生要進行核實：究竟該生是缺考、緩考、退學還是該生參加考試，教師疏忽了學生試卷；對于有成績但沒有名字的學生，將其成績補充于成績單下方；六是任課教師簽字，經主管領導確認簽字上交。

由此所產生的學生成績檔案——學生成績表——是由三部分組合粘貼而成：教務處統一印刷的空白表格，學生所在院系提供的打印名單，教師的手寫學生成績數據。這樣的成績單的缺點：一是學生成績由教師手工填寫，受到教師手寫字體的限制，成績單顯得不統一；二是教師手工填寫成績單，難免會發生錯誤。這樣就會出現涂抹痕跡，無法與篡改成績的作弊行為區別開來。

2005年末，在為迎接評估，某大學教務處對原有的成績單進行了改變：一是成績單的三部分不再分別提供，而是統一成為一張表格，由計算機打印產生；二是將成績上網，等于添加了學生成績的電子檔案。新成績單與舊成績單相比，優勢是明顯的：一是沒有涂抹痕跡，可以有效防止篡改成績的作弊行為；二是所有成績單規格一致，符合檔案建設中標準化的要求。

與之相伴隨的是登分方法的改變。新的成績登記流程：一是由教務處給每位教師分配一個用戶名和密碼；二是教師登錄教務處教務管理網站，進入后就可以看到自己所教班級學生名單；三是在線登記學生成績，中途可以保存并退出，資料依然有效；四是復核無誤后可以提交，提交后教師不能夠再更改成績；五是提交完畢，將成績打印后再上交書面成績單。

新舊標準所耗費的成本對比

如果登記一個班級的成績，舊的成績登記表所涉及的資源有：一是教務處印刷的空白成績表格三張；二是學生所在院系提供的打印名單三份，一般情況下，學生名單是按照年級打印的，因此實際的打印名單折算后一般是一份；三是再加上一點膠水的成本。其中第一項和第三項幾乎為零，主要是第二項的打印成本?？偟乃闫饋?，登記一個班級的成績不可能超過0.10元。

如果用新的成績單登記分數，其成本就會大大增加：一是教師需要在正式登記分數之前先打印一份空白名單表用來從試卷上謄寫分數，登記完畢后需要再打印一份進行校檢，只有在校檢無誤后才能正式提交再打印，加上最終打印的三份。新的學生成績單總共需要打印五份。新的學生成績單在打印上面需要成本大概0.50元(按每份0.10元計算)；二是除了這些支出之外，新的學生成績單還需要其他的成本支出。新的成績單是通過網絡進行登記的，但網絡本身為了安全起見，只允許校園網用戶才能登錄成績，也就是說，只有辦公室的電腦可以用來登錄成績。由于所有教師幾乎是同時開始登記成績，結果導致辦公室的電腦、打印機不夠用，因此。所有院系都要添置電腦和打印機。假如一個院系平均為22人，原來辦公室平均為3臺電腦2臺打印機，為滿足需要，一般添置4臺電腦和5臺打印機，以便能夠至少保證三分之一老師可以同時上網登錄分數。這樣，按每臺電腦4000元，每臺打印機500元計算，為新的成績單每個院系就要投入至少4000×4+500×5=18500元。假如它們的使用壽命為8年(實際上打印機的壽命更短一般超不過5年)，每位教師每學期授課為五個班，兩個學期都授課，那么每個班級的成績單所分攤的成本是18500÷(22×5×2×8)=10.5元。二項相加，每個班級的成績表共需成本11元。新成績表的成本大概是舊成績表的22倍。二者之間的差異是驚人的。

新舊標準對工作的影響

舊的成績表登記要求教師往返于教--務處和學生所在院系之間領取各種表格，花費時間剪切名單，粘貼名單了。這些程序在總體上看來比較繁瑣，增加了教師的工作量。不過在實際運轉中．問題并沒有這么嚴重。一是學生名單根本不需要老師去院系拿，各班的班干部自然就會交到教師手中；二是空白成績表也不必每位教師都親自去領。只需要一個老師或者教務秘書去就可以把4\"單位所需要的空白成績表全部領回來。只有粘貼名單是教師自己需要參與的，不過這項工作可以很早就開始進行，對于實際的登分工作沒有什么實質影響。一般情況下，這些工作都可以在前期做好，只要試卷改完，成績就可以登記；登記完畢就可以復核，復核中無論是發現教師謄寫錯誤，還是學生名單錯誤，都可以立刻改正。復核完畢就可以上交，整個登分工作就大功告成了。

新的成績表登記與舊的流程相比不需要教師跑來跑去，一切工作都是在網絡上進行。工作是比以前輕松。但完成工作的難度加大了，工作效果的可靠性也降低了。

一是新的登記要求教師必須在線登錄分數。但是，登錄網站屬于校園網，只有校內IP地址才能訪問，這就意味著只有辦公室的電腦才能進行分數登記。而辦公室的電腦有限，根本無法滿足教師登分的需要。而且由于辦公室電腦是大家公用，所以安全性較低，很容易受到病毒的攻擊，故障率比較高。這在平常問題尚且不大。但在考試登分期間，電腦使用量較大的情況下，電腦經常出現罷工現象，導致工作中斷。同時辦公室的電腦還承擔打印成績表的職能，更造成了教師登分的擁擠。

二是即使教師電腦夠用，依然還有其他問題，由于登分時間集中，造成服務器負荷大，網絡故障現象就在所難免，所以經常出現雖然分數已經登記，但數據網絡不能保存的現象，教師大量工作被浪費。

三是網絡提供的學生名單本身并不準確，與實際考試試卷人數經常出現沖突，如果是網絡名單多于試卷名單倒還好辦，可以查證后填寫缺考、緩考等具體原因，但如果遇到試卷名單多于網絡名單則相當麻煩，教師沒有權限更改網絡名單，必須向教務處申報，由教務處具體負責人進行網絡名單更改。由于其名單錯誤太多，教務處忙不過來，所以教師必須排隊等候，這樣就耽誤了教師的登分進程。往往是已經到了規定要提交分數的時間，許多教師仍然因為個別班級個別學生成績無法登記而無法提交，而網絡無法提交就無法打印最終的成績．整個登分工作因為個別問題被擱置。

通過以上的個案我們可以得出兩個結論：一是不同的檔案建設模式所耗費的成本差別是巨大的；二是檔案建設同時會帶來工作流程的改變，而這種改變對于工作效果來說未必都是正向的。

由于檔案建設是高校管理標準化建設的一部分，與簡單的學生成績檔案管理相比，高校管理標準化建設所涉及的領域更廣泛，內容也更復雜．可以肯定，采取不同的標準化方案所耗費的資源會有很大差別。而且高耗費的方案未必能夠同時帶來高質量的工作效果。這就要求高校在建設中必須量力而行．仔細權衡得失，而不能一哄而起，盲目追求高規格，必須牢記任何工作是需要成本約束的。