加強基層事業單位基建檔案的管理

摘 要：基層事業單位的基建檔案，存在職責不明、保存不妥的現象，造成了不良后果和損失，因此，加強基層事業單位基建檔案管理，要在組織領導、建章立制、提高人員素質等方面進行，做到領導重視、相關人員通力協作、及時收集、按時歸檔、嚴格交接，推動檔案工作的規范化、標準化。

關鍵詞：基層單位；基建檔案；管理

基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基建檔案具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，基建檔案的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。

1 加強領導，建立檔案組織

抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起\"內外\"有別而又相互統一的檔案管理網絡。\"內\"就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；\"外\"就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與設計、施工、監理等參建單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設項目開始，就積極介入。

2 建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規則

制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監理文件等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時，立卷要規范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統，就要把基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據基建文件材料的形成規律，對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3 加強對有關人員的培訓

一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責基建人員工作不協調、缺乏基建方面專職人才、施工企業一般比較重視工程質量和進度等現狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓，要求做到統一的要求、標準與格式，嚴把檔案質量關，要求做到技監與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態收集、嚴把質量，同時要求檔案人員，要根據工程進度，緊密與參建單位的經理、施工人員等聯系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

4 把依法治檔工作落到實處

缺乏有力的檔案執法機制是一個比較突出的問題。在基建檔案未形成時，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領導手中的現象，應根據實際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。