論高校二級科研管理中科研秘書的素質建設

摘要：文章分析了高校院(系)二級科研管理的現狀，明確科研秘書是二級科研管理中的重要力量，作為連接學校和科研人員的媒介。發揮著舉足輕重的作用。指出科研秘書應當具備的各項素質，并進一步提出加強科研秘書素質建設的有效途徑。

關鍵詞：二級科研管理 科研秘書素質

高等學校既是培養高級專業人才的基地，也是科學技術研究的主力軍。為了適應高水平大學建設的需要，深化內部管理體制改革，優化辦學資源配置，合理分配管理權限，提高教育和科研質量以及行政管理效率，實行和推進院(系)二級管理已成為一種趨勢。

在科研二級管理中，科研秘書承擔的任務繁重和瑣碎，上要接受學校黨政的直接領導和各職能部門的業務指令，下要傳達這些指令，并且還要協助教師完成工作?？蒲忻貢刭|的高低、能力的大小直接關系到科研管理工作的水平，在科研管理過程中發揮著重要的作用。因此，加強科研管理，強化科研意識，提高科研秘書的綜合素質，培養適應現代科技發展的管理隊伍已勢在必行。

一、科研秘書在科研二級管理中的地位和作用

高等學校二級學院是一個承上啟下的單位，它集教學、科研、管理于一身。隨著學校擴招，教師和學生的數量大量的增加，二級學院的教學、科研任務等都發生了很大的變化。各高校都在逐步推行院(系)二級管理體制，學校層面主要負責加強宏觀調控，加強目標管理，制定相關政策，建立評價體系，做到有章可循。二級學院則負責實施學?？蒲泄ぷ鞯奈⒂^管理，加強過程管理及信息溝通。

在這樣的科研二級管理體制中，二級學院科研秘書的具體工作包括：負責組織學院教師各類科研項目的申報、管理，協調項目實施；組織科研成果申報；處理科研工作日常事務，包括計劃任務的通知落實、檔案的清理和歸檔、項目的常規管理、學術交流活動的計劃管理、科研設備管理以及協助開展科技服務、技術咨詢、成果轉化等。

因而，科研秘書雖然是科研管理隊伍中的基層群體，卻是“管理鏈”中不可或缺的一環，它既是科研管理工作的具體執行者，又是各項管理活動的組織者，在科研管理過程中起著承上啟下、聯系左右的橋梁作用，是協調部門關系的紐帶。

二、科研秘書應具備的素質

作為高?；鶎涌蒲泄芾砣藛T，科研秘書不僅要協助院(系)領導參與科研管理，做領導的好助手、好參謀，而且要熟悉科研管理的政策、專業知識和其它輔助性知識，隨時做出較為準確的解釋，工作任務瑣碎繁重，事無巨細均需全校各部門的協調配合與相互支持。為了保證科研管理環節協調運轉，科研秘書應該應當具備以下基本素質：

1.良好的職業道德和甘于奉獻的精神

科研秘書的日常工作比較繁雜和瑣碎，同時所作的工作也大都是默默無聞，因此要勝任這項工作必須要具備良好的職業道德和奉獻精神。

(1)熱愛工作，服務他人

科研秘書的工作是一項服務性工作，是為科研人員提供一切可能的幫助和便利，以使科研人員能夠順利地完成科研活動。這就需要科研秘書首先應熱愛本職工作，具有服務教師的意識，只有這樣才能有效地做好工作和與他人之間的溝通。

(2)工作認真，甘于奉獻

科研秘書工作是高校科技管理的窗口，其一言一行都關系著學?？蒲泄ぷ鞯倪\轉，位微而言不輕，職低卻責任大，需要科研秘書在工作中時常保持清醒的頭腦，認真踏實的做好每一項工作。然而，科研秘書雖然在科研活動中做了很多工作，但最后的榮譽只屬于科研人員，因此，要求科研秘書把握好自己的位置，不計較個人的得失，要有甘愿為他人做嫁衣的奉獻精神。

(3)平等待人，耐心細致

科研秘書面對各種各樣的科研人員和教師，管理的層面也相對復雜，因此，在管理過程中要一視同仁，公平合理，在工作中要耐心細致，不厭其煩的做好各項管理規定的解釋工作，努力為科研人員創造良好的科研環境。

(4)嚴守信息保密制度

科研秘書經常會參加各種重要的會議，常常接觸大量的內部信息和文件，而且參與教師、科研人員的課題申報，涉及到課題的前沿領域和科研項目的秘密成果等，這就需要科研秘書嚴守信息保密，能說的說，不能說的一字不吐。

2.具備較強的專業技術技能

科研秘書不但應具備作為秘書的專業技術技能，而且還要具有科研秘書特有的專業技能。

(1)了解本學科的相關知識

科研秘書服務的對象層次高、知識面廣，所擔負的工作大部分都具有很強的專業性，因此要求科研秘書對本學科的基礎知識和前沿領域有所了解，這樣才能在工作中得心應手。同時還要關注本學科目前研究的熱點，為科研人員獻計獻策。

(2)較強的檔案管理能力

科研檔案是科研工作內容、方法和效果的真實反映，也是科研狀況的原始記錄。學院經常在教學評估、資料收集整理的過程中需要科研秘書提供詳細的科研材料，這就需要科研秘書在工作伊始就做好檔案收集、整理的工作，隨著信息量的不斷增加，補充到檔案中的信息越來越多，科研秘書應具有能夠建立一個較為成熟的檔案管理程序的能力，否則就將失去許多財富，對以后學院的發展都是不利的。

3.具備較強的組織協調能力

科研秘書要對學院的科研工作負全面的管理責任，涉及面廣，頭緒多，任務重，時間緊。這就要求科研秘書有較強的組織協調能力，把各相關學科的研究力量充分組織起來，有的老師能找到學科交叉點，但不能及時找到與相關領域的老師進行交流與溝通；有的老師在本專業內有很深的造詣，但缺乏與別的學科的交叉和滲透，這就需要科研秘書聯絡各方研究人員，找準切入點，集中群體力量，發揮綜合優勢，協作攻關，避免“單兵”作戰，爭取多拿大項目，多出好成果。

4.信息時代對科研秘書的新要求

現代社會是一個越來越信息化的社會，面對信息技術飛速發展的挑戰，高校的科研秘書也承受著日益增強的信息沖擊，需要從傳統模式的科研秘書轉變為具有現代信息觀念的科研秘書。在這種轉變過程中，作為科研秘書具備的各方面素質有了更高的特殊要求。

(1)接受信息敏銳性和收集信息能力

在二級學院，科研秘書直接為科研領導和科研人員服務，及時捕捉和快速反映各種信息，是為其做好參謀和指導的前提?？蒲忻貢仨毦哂袕娏倚畔⒔邮艿拿翡J性和及時收集各種信息的能力，信息時代，誰能最快獲得前瞻性的科研信息，誰就能占有先機，占據制高點，成為學科領軍人物。

(2)信息收集的全面性和直接性

信息工作從某種程度來說，也是一項服務性的工作，一是為上級主管機關服務：通過報送信息和接受信息，使上級機關及時了解學院的最新發展動態，同時也將一些申報課題、申報成果等的信息傳遞給學院的教師。二是為學院領導服務：通過信息的收集、整理和反饋工作，形成有價值的信息和材料，為學院領導獻計獻策。三是為學院各系服務：通過向各系下發信息，指導各系做好科研工作。各方面工作都做到后，并且在傳達、傳遞信息的同時，還要保證盡量全面和真實，報喜也要報憂，反映積極意見，也要反映消極意見。把信息工作落到實處。

(3)熟練的信息處理能力

隨著知識經濟時代的到來，信息化、數字化和網絡化是高?？蒲泄芾淼陌l展趨勢。高?？萍脊芾淼娜蝿罩痪褪菑V泛對科研信息進行收集、跟蹤、整理、分類匯總，并將有價值的信息發送到科研一線人員手中。這就要求科研秘書不僅對科研信息有高度的敏感度，而且有較強的計算機操作能力和現代化信息處理能力，對獲取的信息做出明確分析，快速判斷，并能分清主次先后，輕重緩急，較熟練地利用現代化信息處理手段(如網絡、傳真、E-mail、手機短信等)，及時快捷地在短時間內將信息有效發送出去，做到信息處理及時有效，處理一件了結一件，不延誤、不積壓。

三、加強科研秘書素質建設的有效途徑

在知識爆炸，信息量激增的今天，隨著高校管理體制改革和院(系)二級管理的不斷深化，對科研秘書的要求越來越高，傳統的簡單被動的工作方法己不能適應飛速發展的科研工作的需要。科研秘書需要努力提高自身素質，不斷優化科技管理手段，以適應形勢的發展，更好地為科研管理服務。

1.加強學習，自覺提高自身的業務素質

科研秘書只有不斷學習，才能充實和豐富自己以適應工作需要。首先，要加強文書處理能力和寫作能力；其次，要加強協調和社交能力，做到內部事務是管家，外部聯絡是交際家；最后，要加強對辦公設備的操作能力和信息處理能力，特別是要學會建立和使用數據庫和網絡來進一步提高工作效率。牢記“管理就是服務”，將服務工作當作自我提高的課堂，多實踐，勤積累，總結經驗，掌握規律。自覺提高自身業務素質。

2.加強培訓，提高工作能力

為了提高科研秘書的實際工作能力，使院(系)二級科研管理工作上臺階，學?？萍脊芾聿块T應采取多種途徑開展有計劃、系統的科技管理崗位培訓，如定期舉辦各類有關科研申報、知識產權、專利申請等專業培訓班、研討會，開展公文、外語等方面的短期培訓，提供進修深造與學習交流的機會與條件，開拓視野，增長知識，提高其工作能力和業務水平。

3.領導重視，提供良好的工作環境

高校領導不應只強調科研項目的多少，級別的高低，更應從長遠角度出發，營造一個良性的科研循環體制，了解處于基層崗位的科研秘書的工作現狀，為他們提供一個良好的工作環境，知人善任，激勵他們在工作崗位上發揮積極性、主動性和創造性，提高工作的效率和質量，為科研工作獻計獻策。

4.完善制度，激發工作熱情

規章制度包括工作職責、應有權利、享受待遇等，加強規章制度建設是實行工作規范化、科學化的重要內容，將直接影響科研秘書工作程序、質量和效率。規章制度從上到下要嚴格執行，依法管理，做到責權利明確，獎懲分明。應在充分肯定和正確認識科研秘書工作的基礎上，以發現問題、解決問題、促進科學研究為目的，以獎優罰劣為手段。建立一套促進科技管理良性循環的激勵機制，最大限度地激發科研秘書的工作熱情，促使高?？蒲泄芾硐蛑幏丁⒖茖W、高效的方向發展。

總之，隨著高等教育事業的不斷發展和院(系)二級管理體制改革的不斷深入，高校科技管理工作會碰到許多新情況、新問題，這就要求基層科研秘書不斷加強自身建設，提高整體素質，為實現學校整體研究水平的提高和科研工作的跨越式發展做出應有的貢獻。

責任編輯：李 華