做好縣域民營企業檔案業務指導工作的有效途徑

一、著力宣傳，突破難點，增強企業檔案意識

要將增強民營企業檔案意識作為推動縣域民營企業檔案工作的首要任務，采取多種形式加強檔案宣傳，充分利用廣播、報刊、電視、網絡等大眾傳媒手段，或通過印發宣傳資料、舉辦展覽、知識競賽、設咨詢點以及組織召開民營企業檔案工作座談會、經驗交流會等途徑，系統宣傳黨和國家有關民營企業檔案工作的方針政策、法律法規，宣傳民營企業檔案對企業發展的重要作用，宣傳檔案行政管理部門的職能以及民營企業檔案工作的典型等，營造良好的社會氛圍。尤其要在增強企業管理者的檔案意識上狠下工夫，讓他們充分認識到檔案工作對企業發展的重要意義和巨大作用，認識到民營企業建檔不僅是企業的權利，還是企業的義務；認識到企業在市場經濟條件下，維護權益靠法律，處理糾紛靠合同，經營管理靠信息，建立資料靠憑證，這些都離不開檔案。通過強化企業領導人的檔案意識，進而提高企業員工認識，增強企業依法建檔、管檔、用檔的主動性和自覺性，為全面推動民營企業檔案管理工作奠定基礎。

二、分類指導，建章立制，實施檔案目標管理

目前，縣域民營企業檔案工作起步較晚，各項工作還不規范，發展還不平衡。應組織檔案業務人員深入企業進行調查研究，摸清企業檔案管理工作的基本狀況，進行分類指導。

1、針對民營企業類型較多、規模大小不一、管理方式不盡相同的特點，堅持實事求是，幫助民營企業建立靈活、實用的檔案管理模式，不搞“一刀切”。當企業規模很小，形成的文件數量有限，只要指定專人專職或兼職負責保管檔案即可。當企業規模較大，經營管理活動形成的文件材料必然數量大，且門類復雜，就有必要成立專門的機構來負責檔案的整理、保管和提供使用，并建立起一套健全的檔案網絡管理體系，明確專兼職檔案人員職責，做到層層有人管，層層有人抓。

2、民營企業單位應從提升本企業整體管理水平、促進發展的客觀需求出發，按照《中華人民共和國檔案法》和《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》的要求，以《關于促進民營企業檔案工作發展的意見》和《北京市非公有制企業檔案管理指南》為指導，根據本企業的實際情況，將檔案規范管理與企業的生產經營特點結合起來，建立健全檔案工作規章制度。如對發展初期規模小、科室設置簡單、文件材料少的民營工業企業，檔案分類應以科技、專業檔案為主，以便直接有效地反映出企業的發展水平和動向，同時兼顧其他檔案的建立。對各類民營企業，都要結合實際情況在檔案權利、義務及文件材料的收集、分類、整理、歸檔、保管等方面制定具體的規章制度，例如各門類檔案的歸檔制度及歸檔范圍、保管期限表以及檔案庫房管理制度、借閱制度、保密制度等，真正使民營企業檔案管理工作有章可循，健康發展。

3、實行檔案工作目標管理。即通過設定目標來規范民營企業檔案工作，使企業檔案管理與企業整體發展水平相適應。檔案行政管理部門為企業檔案工作的開展提供具體服務和有效保障，進而形成完善的統一領導、集中管理、分級負責的檔案目標管理體系，為民營企業檔案基礎業務建設提供一條快捷、適用、可行的途徑，促進企業檔案工作整體水平的提高，實現檔案信息資源的不斷積累和有效流動，更好地為企業改革和發展服務。

三、立足操作，強化服務，打好規范管理基礎

1、把握操作重點。（1）檔案材料的收集要齊全、完整。要著眼長遠，保護好本單位的檔案資源，防止檔案材料流失。凡對企業今后發展有價值的材料都要列入收集范圍，不要忽視每一份文件材料，包括各種載體的檔案材料，如獎狀、證書、錄音帶、照片、光盤等等。（2）確定檔案分類方案。企業在檔案數量較少的情況下，可結合企業檔案《十大類分類法》，制定出本單位切實可行的分類體系，可少于十大類，或根據自身特點設置相應類別。對于規模較大、發展水平較高的民營企業，應按《工業企業檔案管理辦法》制定出本單位的分類大綱，并根據本企業的特點適當增設檔案類別。就一般情況而言，民營企業檔案可分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、業務檔案、照片檔案、實物檔案六大類，在此基礎上對每一門類進行小類的劃分。（3）將收集的文件材料根據分類方案、歸檔范圍和保管期限表進行歸類。（4）根據檔案業務規范整理標準對每一類別的檔案材料進行整理，使之達到科學化、規范化、標準化。（5）做好企業檔案的開發利用。要在整好檔案和打印或抄好各門類檔案目錄的基礎上，利用室藏積極做好檔案信息的開發、利用、編研工作，包括調閱和借閱檔案、編制檔案檢索工具以及匯編檔案參考資料等，并將檔案編研工作作為檔案開發利用的重中之重，依據企業檔案，結合生產經營需要，選擇一定專題，經過研究考證，認真編寫、匯編，形成有價值的參考資料，如企業發展史、企業大事記、產品匯集等。同時還需做好外部信息的收集工作，經過整合吸收，形成有價值的信息，為企業發展提供翔實、可靠的參考依據。

2、抓好基礎培訓。檔案部門要充分發揮業務精的優勢，根據民營企業檔案工作起步晚、人員素質不太高、專業知識不足、隊伍不穩定的情況，舉辦檔案培訓班，使民營企業專兼職檔案人員從理性上知道什么是檔案材料，什么材料該歸入檔案以及如何收集、歸檔、分類、組卷及管理等，切實培養一批有能力、懂業務的檔案管理人員，使他們成為民營企業檔案工作的主力軍。

3、抓好業務指導。縣檔案局要積極充分履行對民營企業檔案工作監督指導與服務的職責，按照“引導、扶持和服務”的方針，針對不同企業和不同的經營方式，因企制宜，因人施教，進行分類指導，提供相關的檔案法律、政策、標準和規范，提供具體業務指導，幫助民營企業建立業務規范，做好建檔與管理工作。

4、抓好詢訪服務。檔案部門工作人員要分工負責，定點包干，定期到民營企業走訪，了解和掌握民營企業在開展檔案工作中的實際情況，及時發現問題、解決問題，幫助把關，并隨時接待民營企業的咨詢，為解決企業檔案工作中的實際問題和困難提供便利服務，確保民營企業檔案工作的質量。

四、培育典型，以點帶面，全面提升管理水平

1、在實際工作中，有選擇地確定部分基礎較好、富有代表性的民營企業作為試點單位，積極培育典型，積累經驗，以此帶動民營企業檔案工作的全面發展。比如，北京市延慶縣根據實際情況，將民營企業建檔工作分為三步走。第一步抓好民營企業（泰安汽修廠和大地天然氣有限公司）建檔試點；第二步在學習試點建檔工作經驗的基礎上，將縣工商聯常委所屬和有條件的各十多家企業列為重點單位，發揮好帶頭作用，開展好此項工作；第三步在總結經驗的基礎上，再將全縣民營企業建檔工作全面推開，逐步提高。

2、檔案部門要認真指導和鼓勵有條件的企業加大對檔案工作的投入，設置專門檔案室，配備專職工作人員，實行檔案、信息工作微機一體化，分門別類并編制詳盡的序號，實現檔案工作規范化管理，保證為企業提供及時、準確的檔案信息服務，為企業搞好資本運營、進行技術革新、提高市場競爭力等方面發揮積極作用。

3、經常組織民營企業召開各種形式的檔案工作座談會、經驗交流會、現場觀摩會等活動，加大民營企業之間的交流與溝通，并與工商聯協調配合，依據標準條件推薦檔案管理工作先進會員企業，樹立典型，以點帶面，推動民營企業檔案管理工作不斷完善，向規范化、制度化目標邁進。

作者單位：北京市延慶縣檔案局