澳大利亞、新加坡檔案館印象

2007年10月，我隨北京市檔案館考察團對澳大利亞新南威爾士州檔案館、維多利亞州公共檔案館和新加坡國家檔案館進行了考察，澳新兩國檔案館工作中的許多獨到之處，給我留下了深刻印象。

新南威爾士州檔案館坐落在悉尼，由于時間關系，我們只參觀了位于市中心的檔案利用服務中心。中心主任艾倫·威斯特先生介紹說，澳大利亞原為土著人居住，1770年英國航海家詹姆斯·庫克在澳洲東海岸登陸后，1787年英國便開始在澳洲建立分散的殖民區，檔案館最早的檔案就始于那一時期。由于澳洲在近現代沒有遇到戰爭的破壞，因此，自那以后的檔案被完整保存了下來。

檔案館現有員工140名，6個庫房，檔案排架60公里，并以每年20%的速度增長著。依據該州檔案法規定，檔案館負責管理歷史檔案和政府部門現行文件，文件在形成25-30年后進入檔案館并向社會開放。檔案館還負責政府部門檔案人員的培訓，并指導其開展文件的收集、移交、鑒定和銷毀工作。文件中心在文件形成25年后進行鑒定，凡涉及州政府重要政策、決議以及人權、出生證等方面的材料都要移交檔案館，進館文件約占全部文件的10%。文件進館后還要進行再鑒定，真正作為檔案永久保存的約占文件總數的5%。目前，該館59%的檔案已向社會開放，利用率高的檔案被制成縮微片向社會提供利用。2006年，該館檔案查閱量為6萬人次，利用率最高的是家族檔案。

電子文件在澳洲具有法律地位。該館現有3個電子文件管理系統，接收政府部門1980-2005年形成的紙制文件和電子文件。對2006年后形成的文件，檔案館只接收電子版。目前，該館已將29%的檔案進行了數字化處理，并同時進行照片檔案掃描工作。掃描照片主要用于網上利用、舉辦展覽以及需要購買的用戶。2006年檔案館網站訪問量為120萬人次，家族史檔案占網上利用的85%。讓艾倫先生自豪的是，該洲600多個政府機關網站評比中，檔案館網站排名30位。目前電子文件的儲存與管理是該館面臨的最大問題。

值得一提的是該館對營造歷史文化氛圍的著意和匠心：閱覽大廳的墻壁上掛著歷史照片，玻璃門上印著歷史地圖，展覽室的燈箱里陳列著歷史資料，靠墻位置擺放著檔案展版。進入閱覽大廳和展覽廳，濃郁的歷史文化氣息撲面而來，讓人肅然起敬。

參觀維多利亞州公共檔案館是一次愉快的經歷。檔案館負責人大衛·布朗先生是個熱情幽默的人，他如數家珍地介紹了我們感興趣的一切。與國內檔案館閱覽室沉穩、莊重的風格不同，該館閱覽大廳的設計十分別致：淺咖啡色的地毯，鵝黃色的桌面，橘黃色的椅子，乳白色的圓型圖案隨意地點綴在橘黃色的墻面上，使閱覽大廳明亮而溫馨。令人意外的是，閱覽大廳實行“一國兩制”：州檔案館的接待柜臺位于大廳一側，與之相對的是國家檔案館的接待柜臺。布朗先生說，國家檔案館在這里存有5公里的檔案。兩館接待人員在同一個閱覽廳里和平相處，使人想到，澳洲人在檔案管理上一定是講求實效、控制成本的。

該館成立于1973年，現有員工60名，檔案排架85公里，每年經費1700萬澳元，另有100名志愿者從事數據錄入和檔案整理工作。2006年，檔案館查閱量為6萬人次，利用率最高的是城市發展檔案和家族史檔案。

在檔案管理與保護方面，以人為本思想和安全保管檔案得到了有機結合：條碼技術的應用使檔案人員隨時掌握檔案的位置和流向；檔案庫房除裝有通風設備外，還安裝了吸塵管道，工作人員只需將清掃的灰塵集中放在吸塵管口下方，吸塵管道便可在轉瞬間將灰塵一掃而凈。以上兩項技術的應用，大大減輕了檔案人員的工作量。檔案保護工作也十分到位，檔案裝具尺寸完全依檔案原件的大小而定，無論是卷筒的、平放的還是案卷式的，都是為了保證檔案原件的完整性。檔案庫房大門通過IC卡進行控制，每個庫房人員都有自己專屬的IC卡，不同庫房人員是無法交互進入庫房的。檔案縮微工作開展得并不普遍，只有使用率高的檔案才會進入縮微范圍，他們的理由是“檔案縮微成本太高”。

此行最輕松的就是參觀新加坡國家檔案館，在這里進行交流不存在語言障礙。該館成立于1965年，有80余名專兼職工作人員，每年經費438萬新元。檔案館下設文書、行政、口述歷史、聲像展覽四個部門，由四名副館長分別負責。與大多數檔案館不同的是，該館紙制檔案數量是按頁計算的，檔案排頁長度10.8公里。該館檔案已全部實現了縮微化，紙制檔案只留存最重要的部分，其余的則在制成縮微品后銷毀。目前該館縮微膠片已有28萬盤，如果加上已制成縮微片而將原件銷毀的那部分檔案的話，該館檔案數量就遠遠不止10.8公里了。此外，該館還有錄像資料76620小時，照片檔案38.8萬張，數字影像200萬張，數字視頻9310小時，數字錄音3997小時。檔案信息化建設已具有一定規模，該館的8個檔案數據庫分別存儲著口述歷史、紙制、圖片、視聽、人物、政治演講、政府文件、藍圖八個方面的檔案信息。從2000年開始，檔案利用渠道由檔案館逐步轉向互聯網，2006年，檔案館網站訪問量達140萬人次，其中國外利用者16%，本國利用者84%。

口述歷史搶救工作給我們留下了深刻印象。新加坡只有42年的建國歷史，現存史料并不豐富，因此，該國對歷史資料搶救工作非常重視。1979年，該館建立了口述歷史中心，由一名副館長親自掛帥。為保證口述歷史搶救效果，檔案館在細微之處開動腦筋：開辟了專用演播室，室內家具擺放和裝飾風格都盡可能貼近家庭，以使受訪者盡快消除緊張、進入狀態。迄今為止，檔案館已圍繞20個主題形成了15000小時的錄音資料和近4000小時的數字錄音資料。受訪者中，有國會議員、著名主持人、知名政界和文化界人士、重大事件親歷者等3000余人。口述史料對館藏檔案是一種有效的補充，在檔案館對外宣傳、舉辦展覽等工作中也發揮了重要作用。如今，該館對口述歷史搶救工作已形成了清晰的工作思路、明確的搶救范圍和嚴格的操作程序，他們對口述歷史方法論的研究、對口述歷史資料管理探索、制訂的《口述歷史使用條例》，不僅規范了本館的口述歷史搶救工作，對其他國家開展這項工作也提供了新鮮經驗。

檔案館展覽工作也頗具特色。昭南福特車廠曾是二戰時期英軍向日軍投降的地方，新加坡將其遺址交給檔案館用于開展愛國主義教育。該館將遺址改造成“昭南福特車廠紀念館”，并在此舉辦了“昭南時代：新加坡淪陷三年零八個月”的展覽。展覽集文物、檔案、口述歷史于一體，通過聲、像、光、電和雕塑等技術手段，生動地講述了二戰時期新加坡所經歷的黑暗的日治時代。檔案館人員對這個展覽傾注了極大的熱情和心血，展覽館的屋頂、墻壁、地面、玻璃窗都被用來展示文物、檔案和史料，隨處可見的照片、文件、地圖和文物，使參觀者仿佛進入了那個艱難歲月。展覽還大量運用口述史料來加強真人真事的震撼力。為了吸引青少年，他們還制作了電子游戲“歷史數字腦力挑戰”，使青少年在娛樂中了解歷史。豐富的歷史資料，獨具匠心的設計，不僅吸引了國內外游客，而且成為對青少年進行愛國主義教育的大課堂。走出展覽館，望著館前那座以“和平”為題的立體書法雕塑，不禁心生萬千的感慨。

幾天的參觀和考察，使我收獲了很多，其中四點感受尤為深刻：

一是澳洲人在檔案管理上的實事求是精神。為了節約管理成本，國家檔案館將部分檔案存放在州檔案館中；兩個級別不同的檔案館能夠協商整合檔案管理資源的問題并付諸實施，這在某種程度上體現了他們在管理理念上的成本意識和管理方法上的靈活性。

二是新加坡人對檔案縮微工作的認識。檔案縮微品具有法律效力是國際檔案界的共識，但通常做法是：檔案館將紙制檔案與縮微檔案同時保存，并盡可能向利用者提供縮微檔案以保護紙制檔案。很少有檔案館以檔案縮微品具有法律效力而將檔案原件銷毀。此舉應是該館的一大特色，也達到了節省館藏空間的效果，但的確需要極大的勇氣。

三是新加坡人對口述歷史的重視。也許是由于國家歷史的短暫，也許是基于記錄歷史的職業責任，他們對口述歷史有著異乎尋常的熱情，不僅將口述歷史搶救部門作為檔案館四個主要部門之一，配備了得力的人員、精良的設備和專用的場所，而且由一名副館長坐鎮指揮，從而使這項工作順利進行，并收獲了累累碩果。

四是新加坡人在展覽觀念上的不拘一格。看過“昭南福特車廠紀念館”展覽后，你似乎不能簡單地將其界定為一個檔案展覽，還是一個文物展覽，或是一個圖片展覽。在這個展覽上，不僅有檔案，還有大量文物、報刊、圖片、漫畫、電子游戲、雕塑、口述歷史錄音錄像，等等。從整體看，這只是一個由新加坡國家檔案館舉辦的反映二戰期間新加坡淪陷史的專題展覽。關注展覽的主題和效果，而不在展品的類別和隸屬關系上糾結，這是展覽帶給我的重要啟示。 作者單位：北京市檔案局