建立社區(qū)檔案托管中心的思考

近年來，社區(qū)檔案工作取得了很大進(jìn)步，但是社區(qū)檔案的管理仍然存在不少弊端，不能很好地適應(yīng)社區(qū)檔案發(fā)展的要求。創(chuàng)新社區(qū)檔案管理模式，充分發(fā)揮社區(qū)檔案的作用，成為擺在社區(qū)檔案工作者面前的一個(gè)亟待解決的問題。筆者認(rèn)為， 建立一個(gè)全新的檔案管理機(jī)構(gòu)(社區(qū)檔案托管中心)， 能夠較為妥善地解決此問題。

一、建立社區(qū)檔案托管中心的必要性

1、建立社區(qū)檔案托管中心是社區(qū)檔案工作服務(wù)民生的需要

社區(qū)檔案與百姓生活息息相關(guān)，是社區(qū)管理、社區(qū)發(fā)展、社區(qū)完善的真實(shí)寫照。建立社區(qū)檔案托管中心，保管好社區(qū)檔案，尤其是保管好城市居民最低生活保障、低收入群體的救濟(jì)、再就業(yè)和犯罪預(yù)防等方面涉及民生、涉及人民群眾直接現(xiàn)實(shí)利益的檔案，并利用這些檔案解決居民關(guān)注的熱點(diǎn)問題，是社區(qū)檔案工作服務(wù)民生、服務(wù)人民群眾的重要體現(xiàn)。

2、建立社區(qū)檔案托管中心是改善社區(qū)檔案管理狀況的途徑

目前，社區(qū)居委會(huì)保管社區(qū)檔案存在許多問題。這些問題突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）人員無保障。大多數(shù)社區(qū)居委會(huì)沒有專職的檔案管理人員，即使有兼職的檔案管理人員，也幾乎是“兼而不職”，形同虛設(shè)。（2）經(jīng)費(fèi)無保障。許多社區(qū)由于經(jīng)費(fèi)緊張對(duì)檔案工作投入不夠。（3）基礎(chǔ)設(shè)施無保障。相當(dāng)一部分社區(qū)至今沒有建立檔案室，檔案保管基本沒有專門的檔案柜，有些甚至沒有檔案裝具。保管條件的惡劣，導(dǎo)致檔案材料發(fā)生破損、霉變、蟲害等現(xiàn)象。（4）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)無保障。社區(qū)檔案收集不齊全、散失情況嚴(yán)重、整理不規(guī)范、開發(fā)利用少。社區(qū)檔案要擺脫目前管理不善的狀況，需要尋求專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)來進(jìn)行管理，而社區(qū)檔案托管中心的建立完全可以順應(yīng)這種需求。

二、社區(qū)檔案托管中心的優(yōu)越性

1、經(jīng)濟(jì)性

一方面，社區(qū)檔案托管中心的建立可以節(jié)約社區(qū)居委會(huì)檔案管理的人力、物力、財(cái)力，減少社區(qū)居委會(huì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重復(fù)投入；另一方面，社區(qū)檔案托管中心能夠提供廉價(jià)而實(shí)用的存貯空間，能以較低的成本取得較高的效率，從而實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案經(jīng)濟(jì)而有效的保管。

2、高效性

社區(qū)檔案托管中心由于專門性強(qiáng)，人員素質(zhì)較高，因此其管理能力和技術(shù)手段一般也較高，其全部業(yè)務(wù)程序都由專業(yè)人員熟練地操作，信息傳輸手段也在現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的支持下運(yùn)行，因此能夠?qū)崿F(xiàn)運(yùn)作的高效性。

3、服務(wù)性

社區(qū)檔案托管中心作為專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，通過開展利用工作，提供檔案復(fù)制、閱覽、外借、目錄信息查詢甚至全文檢索等檔案咨詢服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確有效地為社區(qū)居委會(huì)、社區(qū)居民服務(wù)，滿足他們各方面的利用需求，并通過調(diào)研，掌握社區(qū)居民的利用需求，開發(fā)利用率較高的檔案信息資源，提升服務(wù)工作水平。

三、社區(qū)檔案托管中心建設(shè)的具體設(shè)想

1、機(jī)制建設(shè)

（1）機(jī)構(gòu)設(shè)置。社區(qū)檔案托管中心宜設(shè)在社區(qū)所屬的街道辦事處，作為街道辦事處的一個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，隸屬于街道辦事處，服從街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)。這樣做不增機(jī)構(gòu)，也不增加太多的人員編制，僅多掛一個(gè)牌子而已，可行性較強(qiáng)。在業(yè)務(wù)上直接由檔案局負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。社區(qū)檔案托管中心是一個(gè)公共性的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，不以營(yíng)利為目的，不采取企業(yè)化的運(yùn)作方式，旨在為社區(qū)居民提供服務(wù)，是政府服務(wù)民眾的體現(xiàn)；社區(qū)檔案托管中心是一個(gè)過渡性的、中間性的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)其保管的檔案只有保管權(quán)，沒有所有權(quán)。其主要任務(wù)是：加強(qiáng)社區(qū)檔案的管理，確保社區(qū)檔案的完整與安全，便于社區(qū)檔案的利用。具體職能是：接收社區(qū)居委會(huì)辦理完畢的文件，并加以整理編目；保管社區(qū)檔案，維護(hù)其實(shí)體與信息的安全和完整；為社區(qū)居委會(huì)和居民提供各項(xiàng)利用服務(wù)；與社區(qū)居委會(huì)共同對(duì)社區(qū)檔案進(jìn)行鑒定及處置，銷毀失去保管價(jià)值的檔案。

（2）資金籌措。社區(qū)檔案托管中心要實(shí)現(xiàn)其有效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有足夠的經(jīng)費(fèi)支持。因此，如何籌措資金，保障經(jīng)費(fèi)來源是社區(qū)檔案托管中心建設(shè)中亟須解決的一個(gè)問題，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面籌措資金。一是由街道辦事處撥款。社區(qū)建設(shè)是街道辦事處工作的重點(diǎn)，搞好社區(qū)檔案工作，有助于促進(jìn)社區(qū)的建設(shè)和發(fā)展。因此，街道辦事處劃撥一部分行政經(jīng)費(fèi)來支持檔案工作的開展也是其自身工作的需要。二是由社區(qū)居委會(huì)繳納。社區(qū)檔案的管理本來就應(yīng)該是社區(qū)居委會(huì)的職責(zé)，只是由于目前社區(qū)居委會(huì)沒有能力也管理不好社區(qū)檔案，才把其交由社區(qū)檔案托管中心來管理，因此，社區(qū)居委會(huì)應(yīng)該支付給代管中心一定的管理費(fèi)用。三是向社會(huì)募集。社區(qū)檔案托管中心可以積極向社會(huì)各界籌款，比如一些熱心公益的企業(yè)和名人。

（3）人員編制。社區(qū)檔案托管中心的負(fù)責(zé)人可以由街道辦事處的副職領(lǐng)導(dǎo)人或者黨政辦公室主任兼任，其工作人員可以由街道辦事處的檔案管理人員兼任。若是社區(qū)檔案數(shù)量較多，業(yè)務(wù)工作量較大時(shí)，可以在社區(qū)居委會(huì)抽調(diào)社區(qū)工作人員做兼職檔案管理員或者公開招聘檔案管理人員。社區(qū)檔案托管中心的檔案管理人員文化程度要較高，并且要有較好的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。檔案管理人員在上崗前應(yīng)接受系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。社區(qū)檔案托管中心應(yīng)重視人員素質(zhì)的培養(yǎng)，定期或不定期地安排工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2、具體業(yè)務(wù)的運(yùn)行

（1）接收。社區(qū)檔案托管中心接收社區(qū)居委會(huì)辦理完畢應(yīng)歸檔的文件材料。紙質(zhì)檔案采取集中接收的形式，一般一年交接一次；電子檔案及其元數(shù)據(jù)，除采取交送盤片的物理交接形式，還可以采取網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪壿嫿唤有问健Ｉ鐓^(qū)居委會(huì)先提交接收申請(qǐng)表，托管中心通過實(shí)地調(diào)查對(duì)托管檔案的數(shù)量、種類、整理狀況、托管時(shí)間進(jìn)行調(diào)查和確認(rèn)，符合接收條件就受理托管申請(qǐng)。社區(qū)居委會(huì)應(yīng)盡量把檔案收集齊全，可以按照收發(fā)文順序號(hào)進(jìn)行移交。接收檔案時(shí)，托管中心要對(duì)托管檔案的數(shù)量、種類、各種載體檔案數(shù)量等方面情況進(jìn)行清點(diǎn)檢查，并填寫移交清冊(cè)，作為交接的憑證。社區(qū)檔案托管中心應(yīng)遵守自愿托管的原則，經(jīng)雙方協(xié)商訂立托管檔案協(xié)議書并簽名蓋章，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，以便共同遵守。社區(qū)居委會(huì)應(yīng)確定一名文檔協(xié)辦員，負(fù)責(zé)檔案的交接和平時(shí)查閱檔案的聯(lián)系工作。

（2）整理。社區(qū)檔案托管中心為每個(gè)社區(qū)居委會(huì)移交的檔案分別建立一個(gè)戶頭，進(jìn)行分別集中管理。社區(qū)檔案托管中心可以把社區(qū)檔案分為文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和實(shí)物檔案等五大門類。其中文書檔案分為社區(qū)黨群、社區(qū)自治、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)計(jì)生、社區(qū)治安、社區(qū)文化、社區(qū)環(huán)境、社區(qū)保障八個(gè)類別；聲像檔案分照片、錄音帶、錄像帶、光盤、幻燈片；會(huì)計(jì)檔案設(shè)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他四個(gè)類別；科技檔案分為基建、設(shè)備兩類；實(shí)物檔案設(shè)榮譽(yù)類、紀(jì)念品類、印信（章）類。文書檔案可按年度——問題分類，按年度——問題——保管期限排列編號(hào)；會(huì)計(jì)檔案按年度——類別形式分類整理，按類別——年度排列編號(hào)；科技檔案中的基建檔案按工程項(xiàng)目分類整理，按項(xiàng)目——時(shí)間排列編號(hào)；產(chǎn)品設(shè)備儀器按型號(hào)分類整理，接型號(hào)——時(shí)間排列編號(hào)；實(shí)物檔案按載體形式分類整理，按載體形式——年度排列編號(hào)。

（3）開發(fā)社區(qū)檔案信息資源，深化利用工作。社區(qū)檔案資源的開發(fā)要突出重點(diǎn)，把大量與人民群眾切身利益相關(guān)的檔案，如計(jì)劃生育檔案、城市低保檔案、下崗職工失業(yè)人員檔案、拆遷檔案、社保檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、復(fù)退軍人檔案等，整合起來實(shí)行集中管理，并建立各種專題檔案目錄。在有條件的情況下，可以建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。專題數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息的積累可根據(jù)社區(qū)居民的需求，對(duì)查閱率高的檔案優(yōu)先，以更好地方便社區(qū)居民利用。適時(shí)擴(kuò)充檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息門類，建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，嚴(yán)格把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，確保數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，為利民便民創(chuàng)造更為良好的條件。社區(qū)檔案托管中心應(yīng)積極為利用者提供服務(wù)，健全利用服務(wù)制度，明確開放利用時(shí)間、利用手續(xù)和管理要求。由于社區(qū)檔案利用的對(duì)象主要是社區(qū)居委會(huì)和社區(qū)居民，他們離街道辦事處的距離一般比較近，檔案利用可以采取利用者上門或者通過電話、傳真、信函和電子郵件等多種方式來借調(diào)檔案。社區(qū)檔案托管中心應(yīng)設(shè)立接待窗口提供查閱服務(wù)，也可以借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，推出網(wǎng)上利用、在線答疑、熱線咨詢等新服務(wù)項(xiàng)目，拓展服務(wù)范圍。

參考文獻(xiàn)：

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3、浙江省城市社區(qū)檔案管理辦法（試行）， 2003年8月。作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院