信息化環境中的檔案組織和管理理論新探

檔案作為國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中直接形成的、有一定保存價值的、各種形式的歷史記錄①，具有來源廣泛、內容豐富的特點，它自然地產生于每個組織或個人的活動中，具有高度的分散性和非系統性。同時，檔案又具有原始記錄性，要求真實、系統地記錄事物的原始特征。這就為檔案的收集和管理帶來了困難，這種困難的最直接表現就在于檔案的分類和檢索。

檔案分類標準體系之窘境

檔案分類總是依據一定的標準體系，分類標準體系是所有檔案工作的基礎。然而分類標準體系本身的類目確定是頗具爭議的問題，因為很難找到一個非常準確的詞匯來涵蓋所代表的檔案的全部內涵和外延。在檔案類別的劃分中，粒度標準的確定也是一項非常困難的工作。因為粒度劃分過粗（即類目數量過少）、過淺（即類別層次過少），會使大量檔案歸為一類，達不到“分而治之”的效果②。而類別過細過深，又會使歸類工作復雜化而影響效率。對于有限的枚舉類目，總是不能完全地涵蓋所有檔案的歸屬范圍，于是會用“綜合”、“其他”之類的類目來彌補。這種做法的實質是歸于“綜合”、“其他”類目中的檔案實際上處于無以歸類的境地。又有一些檔案，既可歸入此類，又可歸入彼類，處于無所適從的境地，最后根據個人的喜好和認識，隨機地歸入其中一類，造成了具有相似內容的檔案的歸類異構問題。

另一方面，分類標準體系是按照檔案屬性的重要程度形成一定的屬性層次架構。不同的屬性排列次序會產生不同的分類標準體系，而依據不同分類標準體系來組織和管理檔案會產生完全不同的分類結果和管理效率。例如，建筑部門在進行橋梁檔案的分類時有“用途”、“結構”和“材料”等多種屬性依據。按照“用途”橋梁可分為人行橋、公路橋、鐵路橋等；按照“結構”可分為梁式橋、拱式橋、斜拉橋、立交橋等；按照“材料”可分為木橋、石橋、混凝土橋、鋼橋等。而任何一個具體的橋都分別屬于上述三種屬性中的某一類，于是就出現了三個屬性在分類標準中的優先次序問題。不同的優先次序排列方式，會產生截然不同的分類結果。而對于分類后的檔案檢索，則根據檢索的關注點不同會有不同的效率。按照用途、結構、材料的次序分類的檔案，對于針對用途屬性而進行的檢索最有利，而對于針對材料屬性進行的檢索就明顯效率低下。而不同人由于其興趣點的不同，總是偏好其中的某種優先次序而排斥其他種類的優先次序。不同領域的人群對于屬性優先次序一般來說也是不同的。作為統一的分類標準，最后只能選擇折中的解決方案。中國檔案分類法就是這種折中的結果。

中國檔案分類法由于要顧及各方各面的需求，因此非常注重完整性、系統性和全局性。但對于局部需求，特別是機構規模較小的情況，其約束能力十分有限，或者說效率較低。因此在國家檔案分類標準指南中，對輔助表——綜合復分表的應用就特別說明：“本表適用于主表的任何一級類目，但各館、室可結合具體情況靈活運用。例如可規定到四級、五級，或在主表部分類目下重點使用，或選擇本表的部分類目使用。”主表的統一性和輔表的靈活性為檔案管理帶來了方便，但也為檔案的統一管理和廣泛利用設置了障礙。特別是在信息化大趨勢下，檔案信息的整合和共享越來越成為檔案管理的重要任務時，檔案分類異構性問題顯得更加突出。檔案管理信息化使我們面臨這種挑戰的同時，也為我們提供了解決這一問題的機遇。

檔案分類之歷史主義方法與邏輯主義方法比較

檔案分類曾出現過兩種方法論傾向，即歷史主義方法和邏輯主義方法。所謂歷史主義的方法，是指從客觀世界的現實存在狀態出發，在承認和接受客觀事實的基礎上，全面、統一、綜合地組織和管理檔案。檔案分類方法中的來源原則、歷史時間原則就是歷史主義方法的具體體現。所謂邏輯主義的方法，是從事物的抽象性質、特點、因果關系、必然聯系等角度入手，運用歸納、概括、分類等邏輯手段對檔案進行組織和管理。比較而言，歷史主義更注重揭示事物的客觀性、全面性和系統性，而邏輯主義則更注重剖析事物的細微特征。不論歷史主義方法還是邏輯主義方法，都是對客觀事物的分類。而任何分類都會對普遍聯系的客觀事物的關系進行割裂，而這種割裂自然地要遵循一定的邏輯規律。因此我們說歷史主義方法和邏輯主義方法的主要區別不在于是否揭示和維護客觀事物的聯系，而在于它們揭示和維護客觀事物聯系的性能。對于檔案分類，很難說哪種分類方法更重要，但根據具體情況二者的應用效果確實存在區別。

檔案管理可以歸結為檔案實體管理和檔案內容管理兩個方面，前者是后者的基礎。沒有檔案實體管理，就無從談起檔案內容的管理，因為檔案內容承載于檔案實體之上。檔案實體消失了，檔案內容將無從考證，所謂“皮之不存，毛將焉附”。檔案實體管理是維護檔案“原始記錄”屬性的根本方法，檔案實體管理要盡可能地保證檔案實體及其關系的客觀性、全面性和系統性。因此，歷史主義方法對于檔案實體分類具有極其重要的指導意義。我國檔案工作領域的實體分類法，基本上遵循了歷史主義方法論體系。其中的全宗原則、來源原則、歷史時間原則等就是最直接的體現。這些原則使得檔案的收集、整理和組織趨于簡單化，是行之有效的方法體系。只要檔案實體仍然出現，歷史主義的方法體系就不會過時。

對于檔案內容管理，邏輯主義的方法論體系明顯具有優勢。因為檔案內容紛繁復雜，而檔案工作的一個重要目的是利用，如何高效地從復雜紛亂的海量檔案內容中迅速提取出需要的片斷，是對檔案管理的挑戰。特別是在信息膨脹、檔案數量加速度增長的信息時代，檔案內容的檢索，成為檔案管理領域最具挑戰性的課題。邏輯主義方法從事物的抽象特征出發進行檔案分類，分類體系本身就體現了檔案內容間的關系，同時又賦予人們從多個角度把握檔案的能力。邏輯主義方法可能肢解檔案實體，但正是這種肢解，使得檔案內容片斷化和知識化，為檔案的高效檢索奠定了基礎。我國檔案領域的信息分類法，總體來說就是邏輯主義方法的具體應用。我國現行的《中國檔案分類法》雖然更加傾向于邏輯主義方法，但也不乏歷史主義方法的因素，比如其中的全宗原則、來源原則、歷史時間原則等。當然基于科學分類法而構建的宏觀架構，仍然體現了邏輯主義方法論的傾向。

檔案實體分類法更能夠維護檔案的“原始記錄”這一本質屬性，而檔案信息分類法則有利于提高檔案內容的管理和利用效率。信息化的高速推進，無紙化辦公的逐漸展開，使得檔案實體的管理面臨一種前所未有的挑戰。檔案信息化使得原來檔案內容依附于檔案實體的定式發生了變化，因為無紙化辦公產生的檔案本身就是數字形式的，這種數字形式的檔案其載體變得更加不確定。我們已不能簡單地通過對檔案載體的考證來求證檔案內容的“原始記錄”屬性。假設人類社會能夠進入無紙化辦公的時代，那么檔案實體管理還是那么必要或重要嗎？我們不能給出明確的答案，但是有一點是肯定的：在無紙化辦公時代，歷史上形成的紙質檔案實體本身將會成為歷史見證物被千方百計地保存下去，而且其價值會像文物一樣迅速提升。我們甚至可以大膽地預言在無紙化辦公的時代，誰能更有效地保護紙質檔案實體使其更晚消失，將是檔案管理能力的體現。當然，在無紙化辦公的時代，檔案本身的內涵是會發生變異，這里不做更多的猜想。但無論如何，這是對檔案管理工作的一個巨大挑戰。

當前我們處于一個紙質檔案和數字形式檔案并行的“雙套制”時代。檔案實體和檔案內容的管理同等重要。我們既要保證檔案的“原始記錄”屬性不被破壞，同時又要努力爭取更高的效率。因此很難用任何單一的方法得到兩個方面的效益。在這樣的時代背景下，我們有必要對檔案分類方法進行深入的剖析，總結各種方法的優劣特征，以便重構一種全新的檔案分類思路。

信息環境中的檔案組織和管理

不論是實體分類還是信息分類，檔案必須進行保存和管理。檔案的保存和管理必須要有一定的空間。檔案實體需要進行排架，而數字形式的檔案也需要在特定載體中開辟一定的存儲空間。數字形式檔案所占據的存儲空間一般來說被稱為物理空間，但是物理空間對于數字形式檔案的管理來說意義不是很直接。對數字形式檔案管理更具意義的是邏輯空間的概念。所謂邏輯空間是一種以信息技術表達的虛擬空間。邏輯空間中數字形式的檔案與物理空間中檔案實體具有相似的處理形式。因此，從空間認知角度，可以將檔案實體和數字形式檔案置于統一的空間維度場中進行討論。

所謂維度，是指決定檔案實體排架位置、決定數字形式檔案在邏輯空間中存放位置的各種要素。例如檔案實體的排架位置主要是由檔案的形成年代、歸檔單位、載體形式、所屬類別等要素決定的。從認知空間角度考慮，我們可以將這些要素視做分類空間中的維度，這些維度共同構成了檔案分類維度場③。任何檔案都將置身于此維度場中并占據一定的位置點，而其分類也將受各維度的輻射和影響。綜合分析檔案的排架、分類、檢索和知識管理等行為，可以從認知空間角度分別抽象為：排架空間、分類空間、檢索空間和知識空間，下面分別加以論述。

我們知道，不管檔案以什么樣的方案為分類依據，最后總要進行排架，而排架就必須按照一定的順序逐次上架，這樣形成的檔案實體存放空間，實際上是一個一維的線性空間。盡管在上架前要對檔案進行總體分類，但上架后的檔案仍然是按照這種一維線性方式排列。不同的分類屬性均被壓入這個一維的線性空間中。為了補卷、插卷的方便，人們在不同的分類隊列后預留一定的物理空間，這似乎實現了檔案的多維分類，但檔案的實際排放形式仍然保持一維線性特征。相對于排架空間，檔案的分類空間是一個多維虛擬空間，它是以許多分類屬性為維度構成的維度空間，每一個分類屬性就是該空間的一個維度。分類操作后進行排架的過程就是將多維的分類空間映射到一維的排架空間的過程，許多屬性維被壓縮為一維排架空間中的線段，整個一維線性排架空間就是由這些線段串聯形成。理論上說，線段也可以無限切分，表現在排架空間中即是線段的預留空間可以無限增長，我們可以通過移架、插架等方式來體現這種無限切分特性。排架空間對檔案組織的局限性在于某一具體的檔案只能歸于惟一的類進行排架，而它在排架空間中也有且僅有一個特定的位置。這對于那些既可歸入此類又可歸入彼類的檔案，帶來了諸多的不便。不同的人進行分類和排架，可能產生完全不同的排架結果，而這種結果為傳統檢索方式帶來了沉重負擔。多維分類空間的優勢就在于它是一個虛擬空間。在這個虛擬空間中，某一檔案的邏輯位置將由多個屬性來決定。這一特征解決了某一具體檔案既可歸入此類又可歸入彼類的困難。因為在多維虛擬分類空間中該檔案既受此屬性維所控制，同時又受彼屬性維所控制。檔案之間的復雜關系，也可以通過屬性間的多種聯系而得到體現。比如在分類空間中存在保管期限和密級兩個維度，某一檔案按保管期限劃分屬于永久類，而按密級劃分屬秘密類。如果該檔案按這兩個屬性進行排架，只能將其歸入其中一類上架占位。而如果在分類空間中，它可同時投影在保管期限和密級兩個維度上，分別擁有一定的坐標值，相當于在兩個屬性類別中都占據相應的位置。除了分類空間外，檢索空間是根據人們對檔案檢索需求的特征而形成的虛擬維度場，其中每個維度代表了人們檢索檔案時的關鍵要素，比如形成時間、載體類別等等。檢索空間的特點在于它的維度不確定性。這是由于檢索需求反映的是人類的主觀意識，不同人檢索檔案的關注點不同，就意味著其所構建起的檢索空間維度要素組成也不同。但正是由于這種不確定性，才能相對準確地表達人類真正的極具個性的檢索意圖。很明顯，檢索空間對于檔案的分類和組織沒有太多的幫助，因為它主要是從檔案的利用目的出發構建的檢索模型，而檔案利用和檔案組織的原則是不同的。更加貼近利用目的的是知識空間。知識空間是在檔案信息分類基礎上，根據檔案內容的知識特征而構建的概念空間，它具有更高的抽象性。我們可以將檔案內容在知識空間中進行知識化，并隨機地合理重組，形成新的知識。這種知識是以檔案內容知識點為核心組成要素，它對于檔案信息知識化管理和決策支持具有十分重要的意義。而檔案信息的知識化管理，也是檔案信息化發展的必然趨勢。

綜上所述，我們可以將檔案的實體分類和信息分類，按照信息環境中檔案組織和管理的特征，用屬性維度場觀點統一起來。對檔案實體仍然按照一維線性空間方式進行組織，而對于檔案內容，則可在保證其與檔案實體的有機聯系前提下，充分利用信息技術手段的特征和優勢，實現與檔案實體管理的分離。檔案內容還可以進一步實施知識化處理，以實現知識化管理，為決策提供更有效的支持。檔案信息知識化管理是信息環境下檔案編研工作的重要內容。將檔案實體分類和信息分類有機統一起來，一方面可以簡單而切實地保證檔案的“原始記錄”屬性，充分發揮信息技術手段的優勢，提高了檔案管理效率。另一方面，即便檔案實體隨著信息化推進而發生了變異（不以紙張為載體），但我們仍然可以按照來源原則、時間原則等進行整理、歸類和排架，以保證檔案的系統性和完整性。這正好體現了淡化整理，細化檢索的原則。

參考文獻：

1、丁振宇：《檔案管理工作標準與檔案分類法操作指南》，吉林音像出版社，2003年7月版。

2、張輯哲：《檔案管理中的邏輯主義與歷史主義》，《檔案工作》1992年第8期。

3、李海軍等：《高校檔案信息化之維度空間討論》，《教育理論與實踐》2007年1月。

作者單位：北京大學檔案館