運用公關原理加強企業信息系統工作

［摘 要］ 隨著改革開放不斷深入，企業信息系統應當發揮更大的作用。本文擬從信息系統能否利用公關原理，運用公關原理有什么重大意義及怎樣運用公關原理等方面進行論述，希望信息系統能更好地為企業和社會服務。

［關鍵詞］ 公關原理；信息系統；宣傳；理解

［中圖分類號］F270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）06-0072-04

現在很多企業，包括小型企業都開發了信息系統，并在企業內成立了管理信息系統的機構，同時配備了相關的工作人員，所運行的信息系統為企業領導收集市場行情、顧客意見，捕捉商機，傳播企業形象做了大量工作，取得了不少成績。隨著我國奔向小康，建設現代商業、現代物流進程的加快，市場進一步擴大開放，信息工作越來越重要，信息系統應當發揮更大的作用。運用公關原理可以更好地做好企業信息工作，使企業信息系統更好地為企業發展服務。

一、信息系統可以運用公關原理

有人說，信息系統是利用計算機技術、通信技術開展工作，與“公關”毫不相關。其實不然。信息系統靠人去運行，靠人去管理，靠人去維護，信息系統是一個人機結合的綜合系統。沒有人，信息系統就無法正常、有效地運行。所以在整個信息系統的生命周期中，可以利用公關原理來協助開發，指導運行，做好信息系統的各項工作，更好地發揮信息系統在企業經營管理中的作用。

“公關”是公共關系的簡稱，它的工作對象是公眾，主要是指處理好組織與組織、組織與公眾間的社會關系，不是一般的個人與個人之間的關系。對于一個企業，它的內部公眾有工人、干部、技術人員、董事等，它的外部公眾有銷售商、供應商、同行企業、政府部門（也叫權力公眾）、國外客商等。公關工作就是要處理好企業與其內部外部公眾的關系。公關不靠請客送禮，而要針對不同公眾的特點，通過宣傳、溝通，使公眾了解企業，提高公眾對企業的信任度，使企業在公眾中具有良好的信譽，為企業的發展打下堅實的基礎。

很顯然，現代公關與個人拉關系、走后門的腐朽庸俗關系存在著本質的區別（如表1所示）。

表1 現代公共關系與個人庸俗關系的區別

與公共關系類似，企業建立、運行信息系統的目的之一是要加強企業與社會公眾的聯系。例如企業利用信息技術在Internet上建立起自己的網站，不僅可以宣傳自己的產品，提供更好的服務，而且讓社會公眾可以通過網頁向企業的經營管理部門提出意見和建議等；目的之二就是充分利用企業機構已有的數據、信息資源，為企業決策提供支持和幫助。

公關人員開展工作，靠的是知識、實踐、經驗。而對于信息系統的工作人員來說，同樣需要知識和經驗，既要掌握信息系統的開發方法及相關工具，又要熟悉業務流程，妥善處理信息系統中各部門之間的數據信息流。另外，與公關類似，信息系統的工作人員同樣需要了解公眾的需求，要有針對性地進行宣傳和咨詢，使公眾認識信息系統的功能和作用。

可見，公共關系與企業建立運行信息系統的目的是基本一致的。在信息系統整個生命歷程中，充分利用公共關系的原理來指導開發和開展工作，可以處理好各種利益關系，大大加快信息系統的開發進度，更好地運行和維護信息系統。

二、信息系統運用公關原理的重要意義

信息系統的開發是企事業單位的一個比較大的投資項目，往往需要一個具體的部門——信息部門來負責分析設計和運行維護。該部門的基本任務是：（1）了解用戶各方的需求、制訂系統的開發規劃，合理地分配和使用資金，協調各種資源，以完成信息系統的開發；（2）收集系統運行需要的各種數據，運用系統完成數據的加工處理，并為企業管理的各項決策提供支持和幫助。不論是系統開發，還是運行維護，都需要和企業內外各職能部門打交道，還要和各種不同崗位的人員進行交流。因此，信息系統開發與運行都有必要開展公共關系工作。

對企業的信息部門來說，它的公關對象主要是指：本部門內部公眾、企業中本部門外的公眾；企業外的外部公眾。信息部門的內部公眾是本部門的員工，包括系統的分析員、設計員、數據庫人員、操作人員、維護人員等；企業中信息部門外的外部公眾，是企業內部其他各科室、車間，包括本企業內部的工人、技術人員、干部和董事等；企業外的外部公眾，則是和企業有關的供應商、銷售商、銀行、稅務局、工商局及用戶等。

信息部門工作時運用公關原理有重大意義，主要表現為：

1. 有利于取得企業內部公眾的理解和支持

信息系統是一個人機結合的系統。要使信息系統達到提高效益、降低成本的目的，沒有企業各方面、各部門和全體員工的理解、支持和配合是不可能的。信息部門開展公關工作，可以得到公眾的支持，包括：

（1） 得到上層領導的支持。從公共關系學的角度看，領導干部不僅是企業內部的權力公眾，也是信息部門的權力公眾。只有取得領導的關心和支持，信息部門在工作中遇到的各種困難，才能順利解決。例如，由于信息系統處理的需要，可能會對原來的生產流程進行重組。只有領導支持和重視，這個問題才會迎刃而解。

（2） 及時得到需要加工的數據。由于信息系統的加工對象是數據信息，如果不能及時得到需要加工的數據，信息系統就無法發揮出它應有的作用。因此信息部門要做好公關工作，鼓勵企業內部的公眾及時收集、提供和輸入有效的原始數據，如產品數量、倉庫收發存數量、銷售數量、設備使用保養維修、市場競爭等各種原始數據。如果沒有各部門公眾的協助，僅靠信息部門的工作人員去做，是根本辦不到的。

（3） 找出存在問題的原因。要提高信息系統的運行效益也需要公眾的協作和幫助。因為信息系統的運行涉及多個部門的數據流通，只要其中某一個環節出現問題，整個系統的效率就會大大下降。特別是管理環節中的問題，要靠信息部門人員去查找問題的癥結并予以解決幾乎是不可能的。只有做好公關工作，依靠企業公眾分析問題查找原因，才能收到事半功倍的效果。

2. 有利于爭取企業外部公眾的支持和幫助

企業的運作離不開外部環境，更離不開外部公眾的支持和幫助。雖然企業各職能部門都會和外部公眾打交道，但隨著信息技術的不斷發展，更多的外部公眾要了解本企業，可能更多地要通過Internet來進行。為此信息部門所管理的信息系統，不僅要為企業內部的公眾服務，還要為企業的外部公眾服務。做好公關工作，就要向外部有業務聯系的業務公眾、政府部門（權力公眾）、新聞機構和有影響的知名人士（媒介公眾）等傳播本企業的真實情況，宣傳信息部門所做的工作，使他們能更好地理解、支持和幫助信息部門開展工作，保證信息系統的正常運行。

3. 有利于樹立信息系統的良好形象

在許多單位中，信息系統在公眾心目中往往是處于“事不關己、高高掛起”的地位。不可否認，有些單位的部分公眾對信息系統的評價并不理想，甚至還存在著抵觸情緒，因而就會出現不合作、不支持、冷嘲熱諷的現象。出現這種情況，多半是因為信息部門沒能做好宣傳解釋工作，信息部門缺乏與本部門以外的公眾進行信息溝通，沒能將本單位的發展規劃、信息系統運行所能帶來的巨大效益向公眾解釋清楚。如果信息部門能做好公關工作，向公司內部的公眾多進行宣傳溝通，使他們了解信息系統的功能和運行，了解信息部門的工作，就有利于樹立信息系統的良好形象。

4. 有利于調動信息部門人員的工作積極性

信息系統的工作人員是信息部門的內部公眾。雖然信息系統的運行大大降低了各職能部門的勞動強度，提高了工作效率，但由于信息系統所處的運行環境在不斷變化，企業內部、外部公眾對信息系統的要求也在不斷提高，因此需要對信息系統進行不斷的維護，以延長信息系統的生命。維護信息系統，需要依靠廣大信息部門工作人員的聰明才智和積極主動、勤懇踏實的工作。因此信息部門的領導，應該主動關心本部門工作人員的思想，肯定他們的成績，了解他們的困難，幫助他們改進不足。對內部公眾做好公關工作，以激發他們的主動性、創造性，調動他們的工作積極性，使信息系統在本企業的經營過程中發揮出更大的作用。

三、信息系統怎樣運用公關原理

筆者認為，可從以下幾方面入手：

1. 加強調查研究，把握本部門的形象地位

信息部門可以通過各種途徑，運用各種方式，了解公司內外各類公眾對信息系統的看法，摸清信息部門在公眾中的形象和地位，并據以制訂本部門的公關計劃，有目的、有步驟地開展公關工作，力爭做到使企業公眾把信息系統看作是他們必不可少的“工作伙伴”。

2. 教育信息系統的工作人員樹立公關意識，自覺做好公關工作

因為信息系統的運行會涉及各部門的利益，離不開他們的大力配合，這就需要所有的信息工作人員都認識到公關工作的重要意義，自覺地對公眾進行宣傳溝通，讓公眾了解信息系統的功能和作用，并為信息系統的運行提供方便。信息部門的所有工作人員都要了解公眾希望信息系統為他們做什么，使信息系統能高效可靠地為公眾服務。

3. 因人、因時、因地制宜地宣傳信息系統

信息系統在企業經營中是一個新建立的系統，因此公眾往往會以傳統的思維方式來看待信息系統和信息部門。實際上信息部門既與原來的各職能部門有聯系，又獨立于這些職能部門，因此信息部門應該根據不同崗位、不同部門公眾的特點來加強公關，宣傳信息系統。很顯然，這種公關不能靠請客送禮，也不能靠浮夸吹牛，而是要講真話，實事求是地宣傳。通過公關，消除公眾對信息系統的不關心和神秘感，應該讓公眾了解，信息系統的開發和運行是以公眾利益為基礎，運行加工的數據需要公眾提供，加工的結果是提供給公眾使用。一句話，信息系統的開發和運行是為公眾著想，是為公眾利益服務的。

4. 信息部門應該主動與各職能部門交往

信息系統的運行基礎是公眾，服務對象也是公眾。所以信息部門應主動與各職能部門交往，增進了解，培養感情。通過公關，信息部門能更好地了解各職能部門對信息系統的需求，使信息系統的運行更貼近公眾。同時信息部門也要對企業外部公眾開展公關工作，爭取他們對信息系統運行和信息部門工作的支持和幫助。

5. 向公眾提供咨詢服務

信息部門不僅要保證信息系統的可靠運行，同時還肩負著培訓企業內部公眾的重任，從信息系統的最基本操作到解答使用中的疑難問題，都要教會公眾。如果公關工作做得好，可以使企業內部公眾更樂意使用信息系統。另外，信息部門要時刻關心周圍事物的發展，就經營活動中出現的問題，有的放矢地開展公關工作，并努力提出解決問題的方案。開展咨詢服務，不但會使公眾，包括權力公眾關心、支持信息系統，而且對推廣信息系統的應用、拓寬信息系統的運用領域也有積級意義。

6. 要時刻想到公眾，為外部公眾方便利用本企業的信息系統服務

這方面可做的工作很多，例如：

（1） 建立便于公眾訪問的網站。在網絡普遍應用的今天，企業的網站無疑將成為企業與外部公眾聯系的窗口。因此信息部門應該努力建立優良的企業網站。要建立網站，企業的信息部門要和有關的域名管理機構聯系，申請的域名應該讓企業的外部公眾容易記憶；與通信服務商等企業外部公眾洽談，以保證所建立的通信線路時刻通暢。

（2） 提供界面良好的企業網頁。信息部門在設計企業網頁時應該以公共關系原理為指導，為便利公眾上網訪問著想，使網頁能貼近外部公眾。外部公眾只要打開企業網站的窗口，所顯示的頁面應是美觀的、友好親切的，能反映出企業的經營規模、提供的產品和服務等信息。另外網頁上應該在如何為外部公眾服務、加強公關方面多下功夫，例如如何讓外部公眾能方便快捷地查找到所需要的產品和服務，外部公眾有問題、有意見和建議時能及時通過網頁反饋到企業的相關職能部門等。

（3） 根據公關原理，積極開展電子商務活動。在網絡上建立了企業網站，就具備了開展電子商務活動的基本條件。由于電子商務會涉及許多外部公眾，因此信息部門應該加大公關工作的力度，要與有關的銀行、工商管理部門、稅務部門、認證機構等加強溝通，以取得這些部門的支持和配合。如果企業還有進出口業務，那還要同外匯管理局、海關、航運等部門聯系，信息部門也需要向它們做好宣傳解釋、信息溝通、聯絡感情等公關工作。開展電子商務，有關信息系統的人員還應當牢固樹立起信譽第一、質量第一的思想，按照互利互惠的原則來處理與供銷業務公眾的關系，向他們做好宣傳溝通工作。

7. 利用企業的外部公眾力量加強研發和培訓工作

企業的信息系統需要不斷維護和更新。而信息技術的不斷發展，往往使企業要花很大的代價來學習、消化新技術。為此信息部門應當加強對各高校和科研機構的公關，充分利用這些外部公眾力量來消化、應用新技術。通過公關，還可以和科研機構及高等院校聯合建立培訓基地，加快信息人才的培養，使企業的信息系統能常用常新。

8. 加強對本部門內部公眾的公關

信息系統的運行需要信息部門內部的公眾心往一處想，勁往一處使，共同為信息系統的正常運行而努力。因此，在信息部門內部開展公關，可以及時掌握員工的思想動態和意見要求，從而大大改善干群關系，加強職工間的了解和團結，有效提高信息部門的向心力和凝聚力。

筆者相信，只要信息部門能自覺運用公關原理做好信息工作，就一定會使企業的信息系統如虎添翼，在建設現代企業中發揮更大的作用。

主要參考文獻

［1］ 居延安. 公共關系學［M］. 第3版. 上海：復旦大學出版社，2005.

［2］ 薛華成. 管理信息系統［M］. 第4版. 北京：清華大學出版社，2003.

［3］ 于建華. 企業公共關系與互聯網絡［J］. 經濟經緯，2004，（6）.