淺談高校電子校務發(fā)展趨勢與策略

[摘要]電子校務是高校辦公管理信息化的一場革命，也是一項系統(tǒng)復雜的工程，正在不斷地改變著傳統(tǒng)的管理模式。本文綜合分析辦公自動、電子政務與電子校務的內(nèi)涵，根據(jù)高校行政、教學與科研管理現(xiàn)狀與信息化管理需求，構建電子校務管理平臺，對目前普遍存在的問題提出幾點建議。

[關鍵詞]高校 電子校務 現(xiàn)狀及發(fā)展策略

隨著信息化社會的迅速發(fā)展，高校作為教育事業(yè)的領頭軍，實現(xiàn)電子校務是時代賦予的使命，同時也代表著信息化水平的高速發(fā)展。教育電子政務是教育信息化建設的主要方面之一，是實現(xiàn)教育管理現(xiàn)代化的重要手段。

一、辦公自動化、電子政務與電子校務的涵義

辦公自動化OA（office automation）是20世紀70年代中期在發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術，主要是指利用現(xiàn)代化的辦公設備、計算機技術和通信技術來代替辦公人員的手工作業(yè)，從而大幅度地提高辦公效率。20世紀80年代開始在我國普及應用。

電子政務是借助電子信息技術而進行的政務活動。電子政務是電子信息技術與政務活動的交集，廣義的政務泛指各類行政管理活動，而狹義的政務指政府部門的管理和服務活動。我國電子政務系統(tǒng)的大規(guī)模應用基本上是20世紀90年代中期以后。

電子校務是電子政務在學校中的具體實現(xiàn)，它是在社會信息化發(fā)展背景下，利用現(xiàn)代信息和通信技術手段，建立起一個實現(xiàn)信息資源共享、提高各部門工作效率、改善領導決策支持和面向師生員工服務的校務體系。

二、高校行政、教學與科研管理現(xiàn)狀

1.行政系統(tǒng)信息化管理薄弱

目前，很多高校的行政管理系統(tǒng)信息化滯后，特別是公文傳輸和公告通知發(fā)布，人工送達文件現(xiàn)象仍存在。主要原因是硬件設施投入不足，辦公室人員計算機水平不高，以及辦公自動化軟件開發(fā)落后。從行政管理方面來看，簡化工作程序，提高工作效率，提升服務質量是目的所在，由于種種原因，大多數(shù)高校仍保留傳統(tǒng)的辦公管理工作。 

2.教學科研管理現(xiàn)狀

學校職能部門各自為政，信息溝通不暢，上報報表繁雜，上報信息不能充分利用，資源無法共享，重復勞動現(xiàn)象嚴重普遍存在。另外，學校在招生、分配、專業(yè)設置、學制與層次、學生的專業(yè)選擇等管理方面都呈現(xiàn)出相對的封閉性，也造成了學校無法及時實施與社會的溝通與聯(lián)系；從管理方法來看，教學管理以過程管理為主，有的學校雖然實現(xiàn)網(wǎng)絡管理，但管理方法僵硬、呆板，導致管理的滯后和被動，教學管理手段仍停留在電話通知、手工填表、單位上報階段，信息流通渠道不暢通。導致學校和學生難以拓展其生存與發(fā)展的空間。

3.信息孤島成為電子校務發(fā)展的瓶頸

由于高校電子校務系統(tǒng)的實施建設沒有進行統(tǒng)一的規(guī)劃，各所高校對于系統(tǒng)所采用的技術及所遵循的信息標準各不相同，因而造成了高校電子校務系統(tǒng)各自為政的局面。當前，國內(nèi)已實施建設電子校務的高校不僅與國家教育行政管理部門無法相通，而且與其他高校之間也無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)作。信息孤島問題的存在完全違背了國家推廣建設電子政務的初衷，現(xiàn)已成為教育信息化發(fā)展的瓶頸。目前，高校電子校務建設存在部門之間交流不暢通的狀況，從而導致信息孤島。

三、電子校務發(fā)展的趨勢與策略

1.加強辦公管理信息化，構建“節(jié)約型”校園

高校電子校務建設，不僅改革傳統(tǒng)的管理模式，大大降低管理成本，而且實現(xiàn)辦公區(qū)域網(wǎng)絡化，解決時空矛盾，有效銜接職能部門以及科研院所，實現(xiàn)系統(tǒng)整合和資源共享。電子政務是一場劃時代的革命，已得到各國政府的普遍共識。同樣，電子校務的推行也是一場革命。電子校務基本上分為行政辦公管理、檔案管理、教學教務管理、學生信息管理、科研學術管理、人事信息管理、財務系統(tǒng)管理和后勤服務管理等等模塊，要使這種辦公管理模塊有效的運行，必然促進學校現(xiàn)行管理體制的變革，不斷沖擊傳統(tǒng)的管理模式。

與傳統(tǒng)的辦公模式相比，電子校務的建設，優(yōu)點十分明顯。不但能夠提供大量的具體數(shù)據(jù)和進行模擬分析，能在網(wǎng)上及時與有關人員進行專題分析研究，使決策更加科學。而且可以數(shù)十倍地提高辦公效率，給各類辦事人員提供極大的方便，同時還可節(jié)省大量辦公經(jīng)費，構建“節(jié)約型”校園。

2.領導高度重視，加大投入，完善科學管理體制

電子校務建設需要高校領導的高度重視，大力投入軟硬件設施，促進各級部門推行電子校務。學校領導要高度重視管理信息系統(tǒng)的建設，需要全局規(guī)劃、統(tǒng)一設計、分段實施、精心管理，其建設和運行需要從學校管理的全局來考慮。同樣，電子校務開展的如何，也直接反映學校管理水平的高低，是學校的窗口和門面。

3.成立專門機構，統(tǒng)一規(guī)劃，整合資源，有效減少信息孤島

各校應該成立信息化管理專門機構，統(tǒng)一規(guī)劃，整合學校信息資源，進行標準化管理。從而保證各個系統(tǒng)擁有統(tǒng)一的底層數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一的中間件、標準的數(shù)據(jù)接口和系統(tǒng)開發(fā)接口， 避免了同一個學校內(nèi)部各應用系統(tǒng)的低水平重復建設、信息無法共享、資金資源浪費等現(xiàn)象， 從根本上解決了校園內(nèi)所有應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和未來系統(tǒng)升級、維護等問題， 為校園內(nèi)真正實現(xiàn)“一卡通”創(chuàng)造了條件。

4.加強資金投入，多渠道籌資建設電子校務

國內(nèi)很多高校的信息化建設，資金短缺是制約信息化建設發(fā)展的主要障礙。資金的持續(xù)投入，才能保障高校電子校務建設的持續(xù)發(fā)展。除了國家或各省財政投入以外，還要多方開拓渠道籌集資金，并做到專款專用，保障高校信息化正常運行，有力推進電子校務建設。也可以吸引校外力量，租用公司軟硬件設施有效過渡，達到推行電子校務的效果。

5.加強教育，提高管理人員綜合素質

要真正發(fā)揮電子校務系統(tǒng)的作用，人員的素質至關重要，要求管理人員特別是領導干部具備一定計算機技術能力。因此，培養(yǎng)既懂技術又懂管理的綜合人才，將技術和管理實踐結合起來，才能真正使軟件符合學校的實際，發(fā)揮軟件的作用。否則，會從推行開始就會陷入惡性循環(huán)的困境。

6.立足實際，循序漸進，有效推廣

無論是網(wǎng)絡軟硬件的建設，還是電子校務的推行，都必須立足實際。要堅持“人性化”原則，一個成功的電子校務系統(tǒng)，主要看它能否為廣大師生接受，能否真正提高辦事效率并講究實用。系統(tǒng)設計人員應該充分聽取管理人員的意見，充分考慮普通管理人員的計算機應用水平，力求使系統(tǒng)簡便實用，促進管理人員的積極性。

另外，高校必須完善績效考核機制，逐步推進電子校務的發(fā)展。比如，把辦公自動化應用能力和水平列入職工年度考核指標體系，并把它作為選拔或作用干部的重要因素；加強電子校務系統(tǒng)應用的培訓工作，進行辦公自動化資格考核，定期組織人員進行經(jīng)驗交流，建立獎懲機制；讓新參加到管理崗位的工作人員盡快熟悉，更有效推廣應用電子校務。

參考文獻：

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［4］趙育瑩.高校辦公自動化勢在必行［J］.科技與管理，2001，（2）.

（作者單位：四川農(nóng)業(yè)大學）