淺析現(xiàn)代中小企業(yè)松散信息的管理

[摘要] 中小型企業(yè)內(nèi)部存在各種各樣的信息數(shù)據(jù)、因此需要一種管理方法，把這些松散信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，使得知識(shí)信息更好地為企業(yè)服務(wù)。包括松散信息采掘、信息加工、檢索、決策分析、信息備份、安全等環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞] 知識(shí)管理KM松散信息信息采掘信息加工檢索備份

一、國(guó)外企業(yè)對(duì)知識(shí)信息的管理

彼得·杜拉克早在1965年預(yù)言，“知識(shí)信息將取代土地、勞動(dòng)、資本和機(jī)器設(shè)備，成為最重要的生產(chǎn)因素”。現(xiàn)在越來(lái)越多的西方企業(yè)把管理重心放到了知識(shí)信息管理上。企業(yè)導(dǎo)入知識(shí)管理后所獲得的具體效益分別是：協(xié)助企業(yè)作出更佳的決策、充分了解顧客、協(xié)助企業(yè)降低成本、協(xié)助企業(yè)增加利潤(rùn)。

二、國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)知識(shí)信息的管理

我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處在快速發(fā)展時(shí)期，在發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)對(duì)知識(shí)信息管理的影響下，也開(kāi)始了知識(shí)化、信息化的進(jìn)程。其中不少大型的企業(yè)已經(jīng)實(shí)施了自己的知識(shí)信息的管理策略。例如，光明乳業(yè)集團(tuán)，聯(lián)想集團(tuán)等。

1.動(dòng)機(jī)。對(duì)于國(guó)內(nèi)的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們需要一個(gè)低成本的信息管理策略。因?yàn)榇蟮南到y(tǒng)，比如ERP系統(tǒng)，它的購(gòu)入成本、維護(hù)成本、二次開(kāi)發(fā)成本、使用成本都會(huì)相應(yīng)的提高。這使得中小企業(yè)望而卻步。再加上，中小型企業(yè)的信息數(shù)據(jù)的松散性，難于統(tǒng)一管理。因此，一個(gè)實(shí)用的、低成本、針對(duì)中小企業(yè)的知識(shí)信息管理的策略呼之欲出。

2.中小企業(yè)內(nèi)的信息源。不同企業(yè)由于業(yè)務(wù)的不同，企業(yè)處理信息數(shù)據(jù)也不盡相同具體有以下幾類：文件系統(tǒng)型數(shù)據(jù)(File)：這類信息數(shù)據(jù)在中小企業(yè)中最為普遍，比如MS Office軟件所生成的，Word 文檔、Excel表格處理、PowerPoint等文字處理信息。還有，國(guó)內(nèi)的字處理軟件WPS的文字信息和PDF文檔等。電子郵件數(shù)據(jù)(Email)：這類信息數(shù)據(jù)也比較多，由于電子郵件系統(tǒng)的比較多，每個(gè)系統(tǒng)都有自己的數(shù)據(jù)格式，實(shí)施難度就變得大了。但主流的郵件系統(tǒng)在市場(chǎng)中占有主要地位，如MS Outlook，F(xiàn)oxmail， CCMail等。因此具有普遍性。數(shù)據(jù)庫(kù)型數(shù)據(jù)(RDB)：這類信息數(shù)據(jù)主要有，MS Foxpro， MS SQL Server， Oracle， Sybase，MS Exchange Server、Lotus Notes、WWW等。

松散信息的信息源和組織圖

3.松散數(shù)據(jù)收集策略。由于這些信息數(shù)據(jù)都是以電子形式存放的，所以可以用工具把它們進(jìn)行自動(dòng)抽出，切分后，分類儲(chǔ)存，當(dāng)然這個(gè)過(guò)程是比較復(fù)雜的，可以用更長(zhǎng)的篇幅來(lái)論述，這里暫且略過(guò)。我們可以把上面提到的每個(gè)數(shù)據(jù)源當(dāng)作一個(gè)網(wǎng)站。使用類似于Spider的工具進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和更新。對(duì)于文件系統(tǒng)型數(shù)據(jù)(File)的收集：可采用文件格式的詳細(xì)分析，過(guò)濾出有用的文字信息。對(duì)于電子郵件數(shù)據(jù)(Email)：電子郵件系統(tǒng)比較多，但主流的郵件系統(tǒng)都會(huì)提供儲(chǔ)存格式說(shuō)明書(shū)或相應(yīng)的開(kāi)發(fā)工具，用于數(shù)據(jù)抽出。其他類型的數(shù)據(jù)：MS Exchange Server、Lotus Notes都提供相關(guān)的客戶應(yīng)用工具用于訪問(wèn)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)信息。因此，松散數(shù)據(jù)的挖掘、集中存儲(chǔ)是中小型企業(yè)管理好信息的第一步。

4.檢索策略。假設(shè)一個(gè)企業(yè)所包括的信息數(shù)據(jù)都已經(jīng)被我們挖掘后，按一定的規(guī)律儲(chǔ)存好，接下來(lái)就是如何使用信息了。

基本的web 檢索策略。以網(wǎng)站的形式提供服務(wù)可以讓公司內(nèi)部或外部人員在不同場(chǎng)合隨意的訪問(wèn)公司內(nèi)部的所有信息。這是最普遍利用信息資源的策略。當(dāng)然要想達(dá)到這樣的目的相關(guān)的服務(wù)程序的開(kāi)發(fā)是必需的。那么一個(gè)基于Web的利用信息資源的途徑該提供些什么樣的功能呢？查詢功能是最基本的功能，這包括關(guān)鍵字、語(yǔ)句的查詢、用戶認(rèn)證、查詢選項(xiàng)設(shè)定等功能。

專用的客戶應(yīng)用策略。出于對(duì)安全性和使用便利性的考慮，一些用戶需要專用的信息提供方法。為這些用戶提供專用的客戶界面；提供檢索、查詢服務(wù)；提供查詢結(jié)果瀏覽服務(wù)；提供用戶認(rèn)證服務(wù)；提供高級(jí)組合查詢服務(wù)，等等。

決策分析。決策分析是知識(shí)信息管理的高級(jí)階段，根據(jù)前面采掘到的數(shù)據(jù)，進(jìn)過(guò)加工處理，用所得到的信息內(nèi)容對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)。

訪問(wèn)權(quán)限等級(jí)。知識(shí)信息一大特點(diǎn)是它的“無(wú)形”特性，“無(wú)形資產(chǎn)”成為企業(yè)愈來(lái)愈大的資產(chǎn)。越來(lái)越多的企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展依賴知識(shí)信息。這種無(wú)形資產(chǎn)的安全性就顯得相當(dāng)?shù)闹匾？梢圆捎萌缦碌脑L問(wèn)權(quán)限控制策略：

最高管理者：可查看所有文檔和使用所有的服務(wù)。

項(xiàng)目經(jīng)理：可查看本項(xiàng)目組所有文檔和相應(yīng)的服務(wù)。

一般員工：查看其被授權(quán)查看的文檔和使用公用服務(wù)。

備份機(jī)制。越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到備份信息的重要性，把分散數(shù)據(jù)向集中存儲(chǔ)后，進(jìn)行備份。然后把這些備份介質(zhì)放在與企業(yè)不同的地方妥善保管，如果條件允許可以進(jìn)行多份拷貝備份策略。總之，對(duì)于中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于企業(yè)內(nèi)部各種信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)非常的松散，不能夠進(jìn)行統(tǒng)一管理，而且，一個(gè)低成本的信息數(shù)據(jù)管理方案對(duì)這類企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。從而達(dá)到企業(yè)知識(shí)信息的有效管理。為企業(yè)創(chuàng)造更大的財(cái)富。同時(shí)這樣的一個(gè)管理策略也有不足之處，如，對(duì)于分類管理、決策分析還有待于進(jìn)一步研究。

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