淺談商務(wù)英文電子郵件的書寫原則

[摘要] 電子郵件在現(xiàn)代快節(jié)奏的商務(wù)活動中應(yīng)用日益廣泛。本文簡要介紹了商務(wù)英文電子郵件的寫作特點，分析郵件書寫應(yīng)遵循清楚、簡潔、正確、禮貌和完整的“5C”原則。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英文電子郵件“5C”原則

隨著經(jīng)濟全球化、一體化的發(fā)展，商業(yè)人士不僅要精通商務(wù)知識，而且要通曉英語，熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)。作為現(xiàn)代商務(wù)交流重要的溝通形式，商務(wù)英文電子郵件起著越來越重要的作用。電子郵件譯自英文email或e-mail，它表示通過電子通訊系統(tǒng)進(jìn)行信件的書寫、發(fā)送和接收。目前，借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，可以傳送聲音、圖片、圖像、文檔等多媒體信息，以至于數(shù)據(jù)庫或賬目報告等專業(yè)化的文件都可以通過電子郵件附件的形式在網(wǎng)上傳遞。商業(yè)人士可以借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)與客戶、商業(yè)伙伴以及世界各地的潛在合作者進(jìn)行交流溝通。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù)。因此規(guī)范商務(wù)英文電子郵件的書寫格式，提高郵件的書寫質(zhì)量，可以減少誤解、促進(jìn)溝通，有助于交易的順利達(dá)成。

一、商務(wù)英文電子郵件的特點

1.格式略有不同。傳統(tǒng)商務(wù)信函主要包括10部分內(nèi)容：信頭、日期、信函編號、信內(nèi)地址、稱呼、事由(主題）、信函正文、結(jié)束語、簽名及附件。商務(wù)英文電子郵件對格式要求比較寬松，一般包括如下內(nèi)容:地址(包括寫信人及收信人電子郵件地址、抄送及密送收信人電子郵件地址）、主題、稱呼、文章開頭、正文、結(jié)束語、簽名及附件等。

通過比較，郵件地址的書寫較傳統(tǒng)信件簡單得多，無需填寫復(fù)雜的郵政地址，只需將相應(yīng)的郵箱地址填入固定的位置即可；郵件的主題摘要至關(guān)重要，需意思明確，體現(xiàn)內(nèi)容的主旨；郵件一般自動生成日期，如需要加入日期，位置可以在郵件的底部。

2.內(nèi)容簡潔明了。不僅郵件書寫格式較簡單，而且其撰寫風(fēng)格較傳統(tǒng)的信件也稍加隨意。一般其內(nèi)容比較簡短，4～7行為佳，一段大多僅由1個～3個句子組成，且段落層次分明;措辭直接，避免客套話和廢話，有時加入口語化的語言使信件更加自然、人性化；如所傳遞的信息內(nèi)容太長，可以通過附件形式發(fā)送。

商務(wù)英文電子郵件除了有自己的習(xí)慣格式和撰寫風(fēng)格以外，其最大的特點就是通過互聯(lián)網(wǎng)這一媒介進(jìn)行傳送，傳送的速度比傳統(tǒng)信函要快，且價格十分低廉，節(jié)省了大量人力、物力和財力，實現(xiàn)了無紙化辦公，特別適合國際間的交流與溝通。

二、商務(wù)英文電子郵件的書寫原則

為了達(dá)到通過郵件進(jìn)行有效溝通的目的，有必要了解并掌握商務(wù)英文電子郵件的寫作原則，在此概括為清楚、簡潔、正確、禮貌、完整，簡稱為“5C”原則。

1.信息清楚（Clarity）。郵件書寫避免使用晦澀難懂或容易產(chǎn)生誤會的語言，盡量選用簡短、熟悉和口語化的詞語，清楚地表達(dá)寫信的目的。

（1)用詞要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊。例:The figures show a significant increase。這里significant語意不明確，可以用具體數(shù)字替換，改為：The figures show an increase of 18%。

（2)詞語擺放位置要正確。例：He could only reimburse the cost after July 15.此句有歧義，可以理解為only reimburse the cost或only after July 15，可以改為：He could reimburse the cost only after July 15。

2.簡明扼要（Conciseness）。所謂簡潔，就是指要言簡意賅地表達(dá)所需表達(dá)的意思，同時又無損于信件的完整和禮貌。在書寫商務(wù)英文郵件時，要簡潔明了，使用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞；通過去掉不必要的詞和轉(zhuǎn)換冗長的句子，保留有效、簡潔的事實信息，就可以把最重要的內(nèi)容傳遞給對方。

(1)用常用單詞替換短語。例如：at this time → now，due to the fact that → because，a draft in the amount of $1000→ a draft for $1000。

(2)將冗長句子和段落進(jìn)行“瘦身”。現(xiàn)代商業(yè)人士喜歡語言精練、一目了然，通常采用please， thank you for， look forward to等常用簡單詞語來表達(dá)意愿。同時可以借助first， second 等序數(shù)詞，分號、冒號等標(biāo)點符號或數(shù)字序號等對過長的復(fù)合句或段落劃分層次，做到條理清晰，重點突出。

3.準(zhǔn)確無誤(Correctness)。郵件在遵循簡潔原則的同時，還要保證準(zhǔn)確性，這不僅指沒有單詞、標(biāo)點、語法等書寫錯誤，更重要的是內(nèi)容要敘述準(zhǔn)確。郵件同于傳統(tǒng)書信和其他單證，是業(yè)務(wù)交往的憑證，代表雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系，所以要求提供的材料、事實和數(shù)字需準(zhǔn)確無誤，寫作格式規(guī)范，正確使用商業(yè)術(shù)語。

4.禮貌周到(Courtesy）。禮貌的商務(wù)郵件不僅應(yīng)多使用諸如please， you kind require， thank you for 等詞語和句式，更重要的是站在對方立場考慮對方的愿望和要求，語氣真誠、考慮周全，避免使用冒犯、傷害、貶低的詞語。

5.內(nèi)容完整（Completeness）。郵件的內(nèi)容力求完整全面，包括提供希望對方做出積極反應(yīng)的一切信息，或回答來信中所提出的全部問題和要求。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。

熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則，有助于書寫一封準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，這不僅反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，更重要的是可以從中洞悉寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系。

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注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。