中外商務信函和電子郵件中的禮貌原則

[摘要] 本文從中外商人的商務信函和電子郵件中，對比分析中國商人和外國商人在郵件中積極禮貌策略和消極禮貌策略的使用，揭示了動態的商務過程中，積極禮貌和消極禮貌在中外商人的商務信件和郵件中的使用和分布各有不同。

[關鍵詞] 積極禮貌策略 消極禮貌策略 商務信函 商務電子郵件

由于網絡的普遍使用，電子郵件在商務英語中的作用與日俱增，許多商務往來信息都通過電子郵件來傳遞。而傳統的商務信函也仍然在商務活動中起重要的作用。因此研究商務信函和電子郵件中禮貌原則是本文的重點。

中外商人在信函和郵件中積極和消極禮貌策略的使用存在著何種差異，本文試圖從跨文化的角度，分析中外商人對于禮貌原則的不同認識，以及因此而體現在信函和郵件中禮貌策略應用的不同。

一、理論背景

面子指的是每一個社會成員的公眾形象，Brown and Levinson (1987) 認為許多言語行為本質上是威脅面子的，講究禮貌就是減少某些交際行為給面子帶來的威脅。他們認為禮貌概念本質上是策略性的，通過采取某種語言策略達到給交際雙方留點面子的目的。人的面子需求可分為積極面子和消極面子需求兩類。積極面子是希望得到別人的贊同和喜愛。消極面子是指不希望別人的意愿強加于己，或自己的行為不受別人干涉、阻礙。積極禮貌策略就是滿足聽話人的積極面子需求，說話人表明自己與聽話人有共同之處，以滿足聽話人的積極面子需求。同樣，消極禮貌策略就是滿足對方的消極面子需求，說話人通過承認并尊敬對方的消極面子的需要，不干涉聽話人的行動自由來滿足對方的消極面子的需求。

二、研究方法

作者首先從一些外貿公司收集到商務電子郵件500封，商務傳真件185封，從中挑出中國人和英語為母語人士所撰寫的商務函件，將中外兩組商務信函各自分為接觸階段信函、協商階段信函和索賠階段信函三類，其中接觸階段信函指咨詢與回復、訂貨與提供等；協商階段信函包括報盤和預定信等；索賠階段信函包括拒絕信、投訴信、索賠信等；然后從中外兩組三類中各任意抽取30封，得商務電子郵件和傳統商務信函各60封。作者以這120封商務信函為研究資料，按照積極禮貌策略和消極禮貌策略在措辭中的反映，對中國商人所寫的商務信函和電子郵件、中外商人的電子郵件中積極禮貌策略和消極禮貌策略的運用情況進行對比研究。

三、研究結果與討論

1.對中國商人所寫的商務電子郵件與傳統商務信函中積極禮貌策略和消極禮貌策略的運用情況進行對比研究，從兩組商務函件中禮貌策略的使用頻率來看，傳統商務信函中禮貌策略的分布比較集中，傳統商務信函中的禮貌表達更加程式化、規約化，商務電子郵件中的禮貌表達則更加個性化、多樣化；兩者使用最頻繁的策略種類之差別說明，傳統商務信函中的禮貌表達更加客觀、正式、以理服人，而商務電子郵件則更強調雙方的友好關系、承諾回報。

商務電子郵件與傳統商務信函對禮貌的關注程度總體上差別甚微，但又各有所側重，具體說來，商務電子郵件更注重維護對方的積極面子，重視保持友好合作關系，傾向于采用“以接近為基礎”的積極禮貌策略，而傳統商務信函則更客觀正式，注重維護對方的消極面子，傾向于采用“以回避為基礎”的消極禮貌策略。

2.從中國商人的電子郵件與外國商人的電子郵件中積極禮貌策略和消極禮貌策略的運用情況進行對比研究，發現中國商人的電子郵件中積極禮貌策略使用地較多，而外國商人的電子郵件中，消極禮貌策略相對較多。

根據Pilegaard (1997)的研究，商務往來信件是一個動態的發展過程，隨著商務關系的確立和發展，積極禮貌策略和消極禮貌策略在信件中的比例是變化的，積極禮貌原則所占的比重會下降，而消極禮貌策略則會逐漸增加。因為隨著貿易的進展，買賣雙方的距離逐漸縮小，而積極禮貌策略所起的促進雙方為共同的利益和義務所起的加速功能逐漸減弱，因此，在貿易的中后期，消極禮貌策略往往比重較大。

在消極禮貌策略的使用方面，以英語為母語的外商在電子郵件中比中國商人的電子郵件多，盡管與Pilegaard所研究的商務信函里消極禮貌策略地采用相比，相對要少。

四、結語

中國商人和以英語為母語的外商在商務信函和電子郵件中之所以在積極禮貌原則和消極禮貌策略的選擇上有偏差，有其跨文化的背景。在不同的文化中，表示禮貌的方式方法，以及人們的判斷標準都具有差異性。西方人對于贊揚，一般都以“thank you”表示接受，他們認為，欣然接受對方的贊揚可以避免損害對方的積極面子，因而是禮貌。而對于講漢語的人來說，說話人向聽話人表達謝意，等于承認自己欠了別人的情，有損自己的消極面子，又因為“自卑而尊人”是漢文化禮貌中的核心，聽話者往往竭力貶低自己，以示謙虛，事實上接受贊揚的聽話者往往以犧牲自己的積極面子來挽回說話者的消極面子。西方國家重視個體觀念、獨立精神，這種概念包括個人的自由、權利、個人的獨立等內涵。因此，尊重自由、權利和獨立是禮貌的，反之，則認為是不合適的，因為它損害了對方的消極面子。但中國人往往在邀請中有許多堅持的語言，以此來表示自己的誠心，這與英語里消極禮貌策略完全相反，后者往往采用虛詞等手段，惟恐表露出把自己的意愿強加于人的意思。我們可以學習外國商人寫信時采用的一系列包括語態、情態等語言手段。

參考文獻：

[1]Pilegaard，Morten. Politeness in written business discourse: A text linguistic perspective on requests[J].Journal of Pragmatics 1997 (28) : 223-244

[2]彭林霞黃莉:商務電子郵件與傳統商務信函中禮貌策略的對比分析[J].溫州大學學報，2006第19卷第5期: 49-56

[3]秦曉杰:英文商務信函中的“合作”和“禮貌”[J].西安外國語學院學報，2001第9卷第4期:11-14