高校院級教學文檔規范化加工及二次信息的再生價值

摘要：教學檔案是高校教學工作的重要信息源。本文根據高校院級教學文檔的內涵及其具備的分散性和多樣性、內部真實性、時間循環特性、獨立成套性等特點，提出對教學文檔信息源規范化加工的方法，充分利用由此形成的二次信息實施再生價值， 對教學檔案進行再生產與再加工，有目的的按專題進行匯編或選編；運用信息檢索技術，開發利用檔案信息資源；加強檔案利用工作的信息反饋，滿足師生需要。

關鍵詞：教學文檔 信息加工 教學文檔價值

高等學校的中心任務是培養人才，其最重要環節是教學，在圍繞教學管理和教學實踐中形成的具有參考價值和利用價值的文字、圖表、聲像載體材料形成了高校檔案群中所特有的檔案——高校教學檔案，而其中的主體則是在院系的各個教學環節中產生并實施完成的。這些檔案從不同側面真實記錄學校教學工作的過程、內容、方法、途徑和效果，反映了學校教學過程與變化發展的全貌，是衡量一所學校教育教學水平、教學質量的史實性材料。因此，完整系統的教學檔案是一個學校教學工作的記載和客觀反映，可為教學管理工作提供真實的憑證和參考，掌握教學文檔特點繼而進行規范化加工，并加以充分利用具有特殊意義。

1高校院級教學文檔的特點及其作用

高校院系及所屬的基本教學管理單位——教研室的教學檔案材料，根據其內容和載體，大致可以分為四大類：教學管理文檔、學籍管理檔案、教師業務檔案和其他檔案。其中教學管理檔案數量最多，主要包括：上級有關教學的管理規定、辦法、教學計劃、教學進程表、教務任務分配表、教學日歷、聽課記錄等等。這些文檔反映的信息真實地記錄了實施教學大綱的教學方法和結果，是進行教學研究和教學改革的重要信息來源，也是創新教育管理思想的依據和條件。分析總結諸多文檔，具有以下特點：

（1）教學檔案的分散性和多樣性。教學檔案主要來源于教務部門，學工部門和各教研室在教學、科研等活動中也形成了不少，如學生社會調查等原始稿，這些信息源不僅內容豐富、廣泛，而且載體形成也多種多樣，除文字、圖表、照片外，還有錄音帶、教學錄相帶、幻燈片，其規格、大小也不盡相同。

（2）信息源產生渠道的內部真實性。大部分教學檔案的形成渠道不是上級機關，而主要來源于校內的教學管理機構，一般不經過收發文登記，正因為如此，恰恰反映了學校教學工作的真實面貌，是學校教學工作的第一手材料，也是學生在校狀況、學習生活的真實寫照。教學檔案必須準確、客觀，與它所記述的教學活動相符合，如果與現實情況有出入，應當及時查出、予以更正。

（3）教學檔案的時間循環特性。高校工作如教學計劃、學生學籍表、授課內容、實習實驗等，一般是按學期或學年來安排的，高校工作的學年周期性決定了各類教學檔案的循環特性。通過對這些文檔進行比照、分析、建檔，可進行比較研究。當然，教學管理方面的文件材料、學校規劃等，在時間上不同的劃分使得檔案在年度上又有所交叉，如此又增加了檔案的分類、整理工作的復雜性。這就要求立卷人員抓住這一教學檔案形成時間上的特殊性，針對不同的教學文件形成時間，及時分別立卷。

（4）教學檔案的獨立成套性。教學檔案是學校在教學、教研活動中形成的有工作對象、工作任務和效果的一套完整記錄材料，具有相對的獨立性，并有密切的因果關系。在教學方面，從原始的教材（講義）、試題到創造性的講稿、教案、畢業設計、論文等；在教研方面，從實踐環節的教改方案到理論性論著，這些教學活動的規律性決定了教學檔案必須是整套教學活動記錄轉化而來的。

教學檔案作為高校的一種專門檔案，有其特殊地位和作用。隨著高校檔案從單一型向多種類型的發展，許多學校將教學活動中和教學管理過程中形成的有價值的文件材料加以收集整理、歸檔，形成新的文檔，擴展了教學管理的外延。教學檔案的功能和作用，實質上體現了其真實價值，正確地估量和認識它的價值，充分發揮它應有的功能和作用，才是教學檔案管理的根本目的，也就是說將各位老師、教學管理人員在教學活動中形成積累的各種資料、數據、信息準確地收集、整理成系統化的教學檔案，實行科學管理，并充分交流和利用，用以指導和協調教學工作正常有秩序地進行。

2掌握教學檔案信息源，規范化二次信息加工

要使得教學檔案更好地服務于教學工作，就必須進行科學規范化的管理。教學文檔管理工作就是把檔案組成體系，為使用提供方便。目前，許多高校制定了《本科教學檔案管理辦法》，對教學文檔進行規范管理。

2.1教學檔案的信息源及鑒定

院級檔案涉及到教學計劃管理、教學狀態過程管理、課程考核管理、教師工作及業務管理和學籍管理等方面（見圖一），信息源主要有：

（1）教學計劃管理方面：主要包括教學計劃、教學大綱、教學日歷、教材或講義、課程任務單。

（2）教學狀態管理方面：主要包括雙語教學、新開課或開新課審批表、教學聽課、調課表、批改作業及輔導、實踐環節、畢業實習（實習計劃、實習基地建設、實習任務指導書、實習報告和日記本、實習總結）、實驗教學文件（含實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗儀器設備使用情況、實驗人員培養提高情況等）、學生畢業論文（或設計）等內容。

（3）課程考核管理：試卷庫建設、評分標準、試卷及試卷分析報告等內容。

（4）教師業務檔案：教師基本信息，包括職稱、學歷、科研論文、教師授課情況、教學質量調查、教師業務進修、承擔教學研究課題及結合所從事的專業發表的有關學術論文等內容。

（5）學籍及成績管理：學籍處理相關文件、學生退學、休學、轉學、違紀處分資料；每學期學習原始成績、公共課程成績分析表、計算機等級、英語四六級成績、班級成績以及學生成績分析總表等相關內容。

（6）教學質量和效果：教學質量評價表、新專業課程評議表、網上評教、周報表、教材評議表、學生各種獲獎資料等。

（7）教改和教學研究相關內容。

圖1教學檔案信息源

2.2教學文檔規范化二次信息加工

根據《普通高校檔案管理辦法》的有關規定，結合教學管理工作的不同環節來進行。按照教學檔案內容的不同來源和不同類別進行分類整理，包括教學材料的分類、案卷的編立和排列、編制案卷目錄等方面。它要求根據教學檔案的時間、問題等特征靈活地進行分類、編目、排列和編定案卷目錄，使所有材料有分類、立卷、編目，做到條理清晰、自成體系，形成有機的整體。

3充分利用教學檔案，實施再生價值

教學檔案的效用就是檔案管理工作的目的。教學檔案要成為教研教改的重要依據，實現其再生價值，為教學決策做參謀，這就要求我們對死的教學文檔靈活運用。教學檔案工作在堅持收集、整理的基礎上，充分注意到學校教研教改對檔案工作提出的新要求，在服務中體現教學檔案的價值。

（1）做好檔案的研究和編輯工作，對教學檔案進行再生產與再加工，有目的、有重點地、系統地對這些數據庫進行收集、選擇、分析，按專題進行匯編或選編，然后根據需要以不同方式公布或出版，開展主動服務，使檔案信息源得到最廣泛的開發利用。

（2）運用信息檢索技術，開發利用檔案信息資源。建立有關教學中的重要文件數據庫、統計數據庫、學籍數據庫、常規教學及教學改革等數據庫，作為學校和師生均可利用的公共資源。比如在畢業論文設計前，了解學生的選題情況，提供歷年畢業生的優秀論文參考；編制學生電子檔案和教師業務檔案，這樣學生和教師隨時都可以查詢有關自己的信息。

（3）加強檔案利用工作的信息反饋，滿足師生需要。檔案人員應做好利用效果的收集和補充，注意分析反饋信息，大力宣傳教學檔案利用后效益；編撰利用效果匯編，宣傳檔案工作，擴大影響，提高教學檔案的地位；提高檔案工作人員的業務水平，及時地總結利用檔案規律和特點，為檔案工作的更好利用提供依據。

隨著高等教育的蓬勃發展，高等院校要把教學檔案信息資源的科學管理和利用開發作為日常工作的重要內容，使教學檔案在高校的教學管理、優化人才培養和教育事業改革發展中發揮出更重要的作用。

參考文獻：

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