新形勢下企業如何運用信息技術加強存貨管理

隨著市場經濟的不斷發展，經濟社會化和信息化程度得到空前加強，企業的組織形式和企業的經營管理模式有了很大的變化，傳統的管理模式和方法已經不適應這種新的變化。本文擬結合信息技術的一些理論和實務，談談如何加強企業存貨的管理，提高管理水平。

一、傳統企業存貨管理模式的特點

存貨是指企業生產經營過程中為了銷售或者耗用而儲備的物資，包括材料、燃料、低值易耗品、商品、在產品、半產品、產成品、委托代銷商品等。為保證正常生產或銷售的需要，或者是出于對價格的考慮，企業通常要儲存適量的存貨。傳統的存貨管理不外兩種管理方法：一是存貨的預算管理，一是確定最佳訂貨量和訂貨時間。無論采用哪種方法，都存在一個不容忽視的問題：不能充分利用企業內部資源和外部資源。

二、傳統企業存貨管理模式下的幾種弊端

1.企業存貨管理“小而全”、“大而全”，只關注了內部物流系統的整合，忽視了企業外部物流資源的利用。例如軌道交通行業存貨庫存量相當大，特別是備品備件，品種繁多，有些備件價值較高，對生產經營活動的影響較大，而大多數備件的價值較低，但同樣影響企業的生產經營活動。傳統企業往往實施“一藍子”計劃，全部外購回來，以備企業生產使用所需。

2.流動資金占用額高。企業期末存貨庫存量大，原因不外乎兩種：一是存貨的質量或市場有問題，導致存貨變現能力大大降低，暗示著這些存貨的賬面價值可能要進行減值，從而直接影響下年度利潤減少；二是企業急于擴大銷售規模，結果使得存貨過分充足，造成資金積壓，給企業流動資金周轉帶來很大的困難。

3.非正常存貨儲備量擠占了正常的存貨儲備量。實際工作中，非正常存貨儲備量占有一定比重，且周轉較慢；為控制流動資金占用額，在日常存貨管理中往往盡量降低庫存占用量，減少進貨量，從而影響了正常生產經營所需要的合理存貨儲備量。

4.管理不到位。在管理手段上，通常是通過建立數學模型和會計賬簿等手段，確定最佳經濟批量和最佳進貨時間；但忽視了通過信息系統的建設，優化業務流程，以達到優化存貨管理的目的。

三、運用信息技術加強存貨管理的設想

系統目標設想。通過電子計算機技術，充分利用ERP等先進的管理工具，實現存貨資金信息化管理。在ERP系統中，設有很多不同的功能模塊，各種功能模塊服務對象各不相同，其中倉儲模塊為存貨管理服務，總賬模塊為會計核算服務，兩個模塊之間相互聯系，這對提高存貨管理手段和會計核算總體水平，加快會計報表及其他信息的傳達產生了積極的作用。

1.在ERP系統中，利用倉儲模塊進行存貨管理。現代企業的存貨管理要求，存貨的移動必須和信息流動相一致。入庫的貨物自動獲得資產編號，并隨之將信息傳達至總帳模塊；存貨在庫存內發生移動時由倉儲模塊跟蹤，即從貨物自動獲得資產編號到出庫為止的全部管理過程由倉儲模塊完成。

(1)登記物資入庫功能。企業計劃采購的物資，利用計算機輸入設備，采用“自動編號”方式，對入庫貨物進行登記，并用標識碼掃描器打印條形碼粘貼在物資的明顯處，同時將相關的信息輸入倉儲模塊。由于每一項物資均有惟一的標識碼，每一個標識碼可以顯示該項物資的名稱、數量、單價、入庫日期、存放部門地點等信息，因此，我們可以利用計算機記憶并跟蹤存貨的走向。

(2)物資出庫功能。由于可以利用計算機記憶并跟蹤存貨的走向，所以在貨物出庫時，只要工作人員將出庫的貨物名稱、規格、數量等信息輸入計算機，則可以由計算機自動進行領料操作，這時庫存賬目相應核減庫存量，并列入成本費用中。信息技術最基本和最重要的功能表現在跟蹤貨物的流向和作業，并將產生的結果自動記入總賬模塊中，生成新的會計分錄。

(3)自動生成物資消耗報表。早期的傳統企業物資消耗報表由手工操作完成，后來隨著電子計算機的發展，物資消耗報表通過計算機加工整理完成?，F在通過操作倉儲模塊運行相關指令即可自動生成物資消耗報表，形成會計憑證，達到及時、準確、實用、經濟的要求。

(4)提示付款程序。物資管理系統的倉儲模塊和財務管理系統的總賬模塊連接在一起，在供應商送貨驗收合格后，只要到了規定的付款期限，總賬模塊中財務付款報表就會提醒財務人員做賬付款給供應商，確保能按合同規定時間付款，大大提高付款的的工作效率。

通過ERP系統，利用倉儲模塊進行存貨管理，大大減少數據處理的層次和書面資料及文件的往來，取消龐雜的賬冊，提高倉儲管理的效率，為倉儲的計劃決策提供依據。系統中原始資料的記錄和匯總為倉儲管理人員提供了大量的科學數據資料，業務人員可以根據這些資料，結合市場預測情況以及與供應商的合作等，通過綜合整理分析，以求得方案的最優化。

2.開發倉儲模塊功能，以期達到資源共享的目的。企業倉儲模塊功能雖然解決了物資的需求在時間和空間上的矛盾，但不可避免地增加了倉儲成本和流動資金占用成本，隨著時間的推移，存貨的價值形態也可能發生較大的變化，最終導致企業利潤的下降。隨著互聯網技術的不斷發展，ERP系統的倉儲功能將得以迅速擴展，其服務的對象擴展到與倉儲有關的物資采購和資源共享等多方面，形成了與第三方的合作，包括供應商、同行業之間的合作關系。

企業與第三方的合作關系應定位為戰略合作伙伴。企業動態地配置自身和第三方的功能和服務，利用第三方的資源為企業內部的生產經營服務，因此雙方既是經濟利益的分享者，同時也是風險承擔者。

(1)企業與第三方的利益是一致的，第三方的利潤來源不應當是來自運雜費、倉儲費等直接收入，而是來源于與企業一起在物資服務領域創造的新價值。也就是說，第三方追求的不是短期的經濟效益，而是以一種戰略投資人的身份為生產經營企業服務的，這是它身為戰略合作伙伴的一個顯著特點。

(2)作為戰略合作伙伴關系，第三方的業務應觸及到企業的采購計劃、庫存管理、生產計劃等各個環節，甚至成為企業營銷戰略體系的一部分，盡其所能地滿足企業的個性化需求，必需完全按照企業的業務操作流程來實施，以提升企業的競爭力。

因此，要使企業達到低庫存及物資配送及時的目標，保證企業生產經營正常進行，只有將企業與第三方的信息和技術系統一體化，才能實現物資信息充分共享，社會物資資源有效利用。這就要求第三方是一個供應鏈集成商，它能夠調集和管理自己以及具有互補性的服務提供商的資源、能力和技術，也就是說能夠整合社會資源，通過電子商務將這個過程集成起來，科學地設計供應鏈上客戶的利益，使得企業的業務策略和第三方供應鏈上的策略協調一致，有效地降低物流的運營成本，提高現有資源的利用率，實現雙贏。

四、應用效益

1.實現了內部資源的共享，提高了工作效率。ERP系統功能強大，管理手段先進，無論是國內還是國外ERP系統，都已日趨成熟，運行穩定、快速、高效。雖然倉儲模塊和總賬模塊分為不同的部門管理，但用戶可以通過Web瀏覽器根據權限隨時通過互聯網使用ERP系統的不同模塊，突破地理范圍的限制，使各管理部門都能夠直接聯網，方便相互溝通，提高了存貨收、發、存的工作效率和財務分析管理水平，充分發揮ERP系統在財務管理方面的先進功能，為公司管理提供了及時、科學的決策依據。

2.充分利用外部資源，提高企業經濟效益。資源共享是現代物流發展的新趨勢，改變了傳統物流的流通形式和流通格局，有利于打破條塊分割、部門分割的局面，從根本上結束了小生產方式和低效率運行狀態，減少了不必要的中間環節，消除了不合理的運輸方式，縮短物資周轉時間和減少物資損耗，加快了資金周轉速度，有利于維持較合理的社會物資庫存，提高了物資資源的利用率，優化資源配置，實現了現金流的現值最大化，大大提高企業經濟效益。

3.提高系統運行效率，降低維護成本。ERP系統強大、集中式的管理功能使得企業能夠有效降低在系統管理人員方面的投入，建立自己的IT隊伍，培養了企業自己的產品應用、技術開發和支持維護人員；同時提高了財務人員系統應用的水平，財務賬目的查詢變得更為方便、快捷，大大提高了查賬的效率?，F在，由IT管理人員在后臺進行日常管理和維護，不僅節省了大量的硬件成本，而且能夠免去大量重復性的技術支持工作，大大降低了維護成本。

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