試論個人知識管理

個人知識管理(Personal Knowledge Management，PKM)正在被越來越多的知識工作者所關注，該概念是由美國的Paul·Dorsey教授提出的，他認為：個人知識管理應該被看做既有邏輯概念層面，又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法，這種技巧與方法是2l世紀的知識工作者所必需的。《知識管理雜志》編輯Steve Berth認為，個人知識管理主要負責管理你所知道的事、所認識的人以及這些人知道的事。它包含一系列工具和技巧。安永前首席知識主管Dave Pollard認為：個人知識管理=know-who知識的聯系+know-how知識的獲取+個人內容管理+個人生產率的提高。以上四個方面包括了聯系、獲取、綜合、應用四個環節。據不完全統計，有關個人知識管理的定義，目前就有十余種之多。筆者認為，雖然個人知識管理有很多不同的定義，但歸根結底都是利用個人知識管理的方法和技巧，充分整合自己的各種信息和知識資源，使知識增值；提高工作效率和處理問題的能力，從而增強個人競爭力。簡單有效、經濟實惠和容易使用是個人知識管理的重要原則。

個人知識管理的內容

個人知識管理包括以下內容：明確自己的信息、知識需求；制定一個(知識)獲取戰略；設定信息、知識的優先級，確定哪些可以丟棄，哪些可以收取、學習；確定何時如何處理已有的信息；創建個人的信息、知識管理系統，為需要歸檔和保存的信息、知識建立規范(可以兼顧或管理自己的工作、生活和其他知識活動)；為不同用途建立目錄(書簽)和索引；經常評估(評價)所存儲信息、知識和目錄的價值；有目的地對某些(類)信息、知識進行分析和研究，以供日后使用。

個人知識管理的技巧和方法

信息、知識檢索技巧。在個人知識管理中，信息檢索的技巧既包括技術要求較低的咨詢技巧，也包括充分利用互聯網的搜索引擎、電子圖書館的數據庫和其他相關數據庫查找信息的技巧。為充分掌握信息檢索的技巧，個人必須對搜索的概念、布爾邏輯知識和實際檢索技能等有充分的掌握。

信息評估技巧。這種技巧不僅指個人可以判斷信息的質量，而且能判斷這種信息與自己遇到的問題的關系。

信息、知識的組織技巧。這種技巧包括用不同的工具把各種信息、知識組織起來。在網絡環境中，可使用電子文件夾、相關數據庫和網頁的辦法來組織它們；在手工操作環境中，應該會用卡片、文件夾、記錄本、剪報、抽屜等比較原始的方法來組織它們。有效組織信息、知識的原則是：無論環境怎樣，組織起來的信息和知識應該便于有效的利用。

信息分析研究技巧。信息分析研究就是對數據(資料)進行分析并從中得出有用的結論。常用的信息分析研究方法有三種：創造思維法(變換角度法、聚焦思維法、輻射思維法等)、邏輯思維法(判斷、比較、分類、分析與綜合等)和數學方法(平均數統計、指數統計、動態統計、指標統計、文獻計量等)。較為先進的數學分析法是建立和應用模型，通過大量的數據分析從而得出信息間的關系。電子表格和各種統計軟件提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟件模型的工作中，人是最重要的。

信息表達技巧。信息表達的最重要方面是受眾。信息表達，無論是通過Power Point、網站還是通過文本及任何其他形式，大部分工作應圍繞如何讓受眾理解、記住并能與表達者互動上。

信息安全保證技巧。信息安全涉及開發、應用信息的秘密，信息質量與信息安全存儲的方法和技巧等。經常用到的如密碼管理、備份、檔案管理、防火墻等都是保證信息安全的方法。

信息交流、協同技巧。信息技術的發展為組織和部門間的信息交流、協同工作提供了強有力的支持。有效利用這種技術不僅要會使用這類工具，而且要充分理解交流、協同工作的各種原則和內容。譬如社交禮儀、網絡禮儀就是個人知識管理中信息交流、協同的一個重要知識。

個人知識管理的步驟

一是對個人信息、知識需求的分析，現代社會是信息和知識的海洋，有針對性地選擇信息、知識是完全有必要的，個人可以根據自身應用的特點、工作學習需要以及個人現有知識，對知識進行定位，得出獲取的優先次序，并且在實際管理中不斷調整和修改。

二是信息、知識的獲取和儲存，應當優先選擇可信度高的機構，例如政府機構、科研機構和高校圖書館等；同時還要優先使用人性化的知識挖掘和獲取技術，如模糊搜索引擎等，使知識管理能符合簡便易用的原則。

三是個人知識組織，依照知識、信息之間的統一性、交叉性和排他性，合理組織獲得的知識，使之有序化，從而為后繼知識利用提供便利條件。

四是信息、知識交流，這是知識管理的重要環節之一，使知識和信息在交流中實現共享。個人也可以通過交流完善自身的知識結構。

五是知識創新和知識利用，個人知識管理的最終目標，是通過對獲得的信息和顯性知識吸收利用，將之與個人的工作學習實踐結合起來，最終激活自身隱性知識，達到知識創新、知識利用，使知識增值的目的。

個人知識管理系統架構

基于簡單有效、經濟實惠和容易使用的原則，個人知識管理系統應包括信息網絡和知識系統兩個部分。

首先，我們來探討一下三維信息網絡架構。根據普魯克斯知識增長方程：k(s)+△i=k(s+△s)，獲取大量的有用信息是個人知識增長的關鍵，也是進行個人知識管理的基礎。信息網絡代表了收集信息的能力，數據的多少與品質的好壞，成為決定知識產出品質的第一影響因素。一般而言，個人知識管理應該建立至少三個方面的信息網絡：人際網絡、媒體網絡和Internet資源網絡。

人際網絡。人際網絡是一種無形的網絡，也是個人學習知識的一個重要途徑。人際網絡的建立和維持并不容易，一旦建立，往往成為可以獲得最直接最深入問題的信息的來源。人際交往中可以學到很多書本和學習軟件中學不到的知識——隱性知識。人際圈子越廣，結交人員的素質越高，可以學到的知識就越多、越好。因此，要擴大自己的交往圈子，多與賢良和高手為友，經常與之交流、溝通和討論，以提高自己的人品、知識和能力層次。

媒體網絡。媒體是一種實時與寬廣的信息來源，通過電視、廣播、雜志與報紙，往往可以獲得最新的資訊和來自各個方面的新聞。結合自身學習、工作的需要，將經常用到的媒體信息進行分類、鑒別。對那些主要的媒體要長期密切關注，而不是隨機性的臨時抱佛腳。要使主要媒體來源的數據訊息及時到達自己的工作桌面，促進自己的知識結構良性發展。

互聯網絡。Internet已成為人們進行學習和工作的重要工具，有效地建立網絡資源清單，熟悉相關資源所在，將大大提升工作、學習效率和生活質量。利用互聯網進行學習，必須善用搜索引擎，充分利用IE的收藏夾，定期備份信息。此外，Blog、Wiki等網絡工具也已經被越來越多的人們作為個人知識管理系統所使用。

其次，我們再來了解個人的知識系統架構。知識系統架構就是儲藏知識的架構。知識架構的系統化，有助于將收集到的資料有效儲存和快速索取。

對所需管理的信息和知識進行分類。如人際交往資源(聯系人通訊錄、每個人的特點與特長等)、通訊管理(書信、電子郵件、傳真等)、個人時間管理工具(事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄等)、網絡資源管理(網站管理與連接)、文件檔案管理等。對信息、知識的分類，應根據自身需求，以“需要什么信息，如何最快找到它”為原則。操作時可根據工作和學習的專業科目來劃分，也可參照圖書館文獻的分類方法。

選擇合適的知識管理工具。對個人來說，針對不同的信息可以采用不同的工具，不必采用統一入口，只要簡單易用，適合自己就行，比如郵件管理、通訊錄管理；還有就是知識內容的管理，可以采用Wiki和Blog等。

建立個人知識庫。在知識庫中，所有知識都以目錄結構分類存放。可以設置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息和知識，待以后再分類，從而保持知識庫的整潔。此外，文件命名應簡單明了、見名知義并輔以數字編碼、時間和來源等。還要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規則，以文件形式妥善保存，并在以后的實踐中逐步擴展和完善，逐漸建立起自己的知識結構體系。選擇有效的個人知識管理工具，對所有資源進行分類、命名以后，就可以將信息、知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之后，能夠快速而方便的訪問至關重要。一個可以借鑒的方案是網絡日志，這種個人發布系統現在越來越多地被用作個人知識管理系統。隨著知識的不斷豐富和能力的增強，也要持續不斷地對個人知識庫進行維護和管理。一般而言，個人應主要做好以下工作：增添新的學習資源和知識類別；刪除、修改和更新部分資源；進一步完善個人知識管理準則；協作學習以便交流和共享知識；在知識管理的實踐過程中，逐步完善個人知識結構。

應用已有的知識。在個人知識管理上，不能只關注知識積累，而不注重知識能量的釋放。知識學習和積累的目的是使用，并在知識的利用、交流中創造新的知識。在知識利用上，一些傳統的方法可能對個人知識管理有所幫助，例如歸納和演繹。要想利用已有的知識，既可以在個人占有的大量知識基礎上進行歸納；也可以對原有知識進行演繹，幫助新的實踐。個人知識管理中知識的利用方法現在還處于探索階段，因為它涉及不同個體的知識背景、生活環境、價值觀念等多種因素，比較復雜。一般來說，應用知識可遵循以下規則：一是信息、知識收集，把與問題有關的資料找到，在互聯網時代這一點并不難做到；二是進行消化吸收，也就是閱讀有關資料，包括向專家請教；三是建立可比較的模型，以專業知識為基礎，設計出比較及評價方案，評估報告將完成知識應用過程。在這些模型中挑選出支持決策或得出結論的便是完成知識應用。頭腦風暴、專業論壇、沙盤模擬甚至聊天談話等也都是知識應用的準備階段，可以幫助個人進行知識加工，形成應用知識的規則意識。

世界瞬息萬變，誰要想在知識經濟的世界里成為競爭優勝者，就必須做全新的“學習人”，不斷地進行自我超越，實現終身學習。個人知識管理是一個非常重要卻未被人們足夠重視的領域，除工作、學習外，還包括個人興趣、愛好、家居、家庭和休閑活動等。掌握個人知識管理技巧，建立和不斷完善個人知識系統結構，從而獲得并提高生存和發展能力，必將成為新世紀人們重要的理念、行動與基本素質。

（作者單位：鄭州大學圖書館）

編校：張紅玲