做好會計基礎工作對會計電算化的重要性

　　【摘要】會計基礎工作是會計工作的基本環節，也是會計電算化的基礎。在實現電算化的過程中，必須使基礎數據標準化、會計操作程序化、會計處理規范化，而這些標準化、程序化、規范化實現的基礎還是要搞好會計基礎工作。
　　
　　會計電算化是采用計算機替代手工記賬、算賬、報賬及對會計資料進行電子化分析和綜合利用的現代記賬手段，是以計算機為主的電子信息技術在會計工作中的應用。會計電算化促進了會計工作職能的轉變，引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。但會計電算化在提高會計工作效率和降低會計人員勞動強度的同時，也使一些單位放松了對會計基礎工作的管理，造成了會計基礎工作不同程度的削弱、滑坡甚至混亂，影響了會計工作秩序和單位經營管理的正常開展。
　　
　　一、加強會計基礎工作，進一步促進會計電算化的應用
　　
　　會計基礎工作主要是指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。會計工作是一項重要的經濟管理工作，而會計基礎工作又是會計工作的基本環節。真實，完整的會計資料，是會計工作最基本的要求，也是最重要的會計行為，在實際工作中，會計行為的規范和會計資料的質量，完全取決于會計基礎工作；而會計基礎工作的好壞，不單純是單位內部事務，它影響到會計資料使用者及時知悉、了解和有效利用會計資料的權益，影響到會計資料在加強宏觀調控、改善經營管理、防范經營風險等方面功能作用的發揮，影響到會計電算化在實際工作中能否順利的運用。加強會計基礎工作是會計工作質量的基本保障，更是會計電算化工作得以順利實施的根本保障，只有基礎工作完善，業務流程規范，會計電算化才有可能在企業的發展中真正發揮作用，創造效益。
　　
　　二、會計基礎工作中健全的內部控制制度會促進會計電算化工作的深入開展
　　
　　科學、完整、健全的會計制度的制定是做好會計基礎工作的首要保障。在實行會計電算化工作中制定健全、有效的內部控制制度更為關鍵，更具有舉足輕重的作用。內部控制制度是單位為提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循和發展戰略得以實現等而由單位管理層及員工共同實施的一個權責明確、制衡有力、動態改進的管理過程，是一整套相互監督、相互制約、彼此聯結的控制方法、措施和程序。在會計電算化下只有健全的內控制度才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的安全完整的會計信息資料，更好地實現其管理和決策的職能；才能防止浪費和舞弊行為，保護財產物資的安全性和完整性；才能建立科學的崗位責任制，協調各部門的工作，強化管理，提高管理水平及管理人員素質；才能利于提高會計工作質量，增強各種會計信息的信譽度；也才能保證會計電算化信息的安全性和保密性，從而使經濟活動能夠正常、安全、有效地進行。
　　
　　三、會計基礎工作中核算規程規范是實行會計電算化工作的重要保證
　　
　　財務會計信息來自于會計核算過程，會計核算過程的確認、計量、記錄和報告中的任何一個環節的差錯，都會直接或間接影響所提供的財務會計報告資料的真實性。所以，規范會計信息的提供就是要對會計核算過程進行規范，而一個完善的會計核算規范體系，是會計工作最基本的要求，是做好會計工作的前提，也是會計電算化工作的重要保證，應當集中抓好會計基礎規范建設。會計人員提供會計資料必須真實、完整，要做到這一點就必須規范會計行為，重視基礎會計工作的細致性、明確性和規范性，通過收集、處理、利用和提供會計信息，對經濟活動進行核算和監督，建立良好的會計工作秩序，使記賬、算賬、報賬等工作規范化、制度化、科學化。會計基礎工作混亂無序，會造成會計工作秩序混亂，必然造成會計電算化工作的信息失真，造成財產不清、家底不實、數據不準、信息無用，不僅給單位內部管理帶來消極影響，也容易因提供不真實信息給領導決策造成失誤。因此，會計核算規范對正常有序地開展會計電算化工作非常重要。
　　
　　四、會計基礎理數據的準確完整是會計電算化工作的必要保證
　　
　　真實、準確、完整的會計基礎數據是搞好會計電算化工作的必要保證。會計電算化過程中基礎數據的采集是指將計算機加工處理的會計數據進行手工準備的過程。為確保系統提供會計信息的正確、可靠，必需使會計人員對取得的原始憑證進行嚴格審核，編制正確的會計憑證，認真處理發生的每一筆經濟業務。在憑證的編制過程中錄入的摘要、會計科目、金額等都要認真檢查，并經審核后方能進入下一道程序。在會計電算化工作中，大量會計信息要靠會計人員手工錄入，這就對錄入會計信息提出標準化的要求。其中：會計分錄標準化就是要對經濟業務進行分析、歸納，整理出標準分錄，同時，先借后貸、方向一致的科目按編碼順序排列；錯賬更正一律采用紅字更正法，避免借、貸方出現虛增、虛減的現象；摘要標準化，做到摘要簡明、扼要、準確、完整。標準化的會計信息，將為財務分析提供更詳細的數據，也才能成為會計電算化工作數據信息的必要保證。
　　
　　五、做好會計檔案管理的基礎工作能更有效地為會計電算化工作服務
　　
　　財務數據往往是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的生存與發展。所以做好會計檔案的收集、保存、利用的基礎工作非常重要，尤其體現在會計電算化工作中。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算、處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的維護，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，要根據這些信息載體的物理特性采用雙備份，并且備份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并將其存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失，以增強會計電算化信息系統的安全性、保密性。