煤炭企業(yè)物資管理中的潛虧成因及防范措施

　　【摘要】潛虧現(xiàn)象大量存在于煤炭企業(yè)物資管理中，原因復(fù)雜，形式多樣，應(yīng)從供應(yīng)環(huán)節(jié)及物資管理為出發(fā)點(diǎn)，站在集團(tuán)公司和礦（廠、處、公司）兩級管理的角度，采取綜合措施加以防治。
　　
　　企業(yè)中的潛虧，就是指當(dāng)期少攤成本費(fèi)用、多計(jì)收入，從而造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益數(shù)據(jù)的虛假高估。潛虧直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，是企業(yè)會計(jì)信息失真的重要表現(xiàn)形式，潛虧也是會計(jì)假賬的一種。長期以來，潛虧現(xiàn)象屢禁不止，其涉及范圍也越來越廣，不僅存在于企業(yè)的生產(chǎn)過程，而且還有向供應(yīng)過程、銷售過程擴(kuò)展的趨勢。在潛虧前提下提供出來的會計(jì)信息既沒有參考價值，也不能為確立經(jīng)營目標(biāo)提供決策依據(jù)，更不能使有限的資金取得應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，同時還為違法亂紀(jì)行為創(chuàng)造了條件。
　　
　　一、物資管理中潛虧形成的原因
　　
　　 人們習(xí)慣于將潛虧的關(guān)注重點(diǎn)聚焦在生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)， 認(rèn)為在煤炭企業(yè)里一般是采取多報產(chǎn)量、多計(jì)銷售收入等手段來達(dá)到人為提高效益的目的，一般不會注意到物資環(huán)節(jié)也會有嚴(yán)重的潛虧現(xiàn)象存在。
　　物資管理是企業(yè)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售三大環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的起點(diǎn)，是企業(yè)整個核算數(shù)據(jù)的前提和基礎(chǔ)，物資信息的真實(shí)與否，直接決定著企業(yè)后續(xù)管理信息的準(zhǔn)確性。同時，物資的流轉(zhuǎn)過程又貫穿于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的始終，每個環(huán)節(jié)都涉及到材料項(xiàng)目的管理；再者，材料消耗在企業(yè)生產(chǎn)成本中的比重較大，在煤炭工業(yè)企業(yè)中，材料成本幾乎占總成本的35%左右。因此，物資管理信息是否準(zhǔn)確，對企業(yè)管理者的整個經(jīng)營決策起著重要的影響作用。
　　就目前調(diào)查來看，在物資管理的采購、倉儲、銷售中，潛虧現(xiàn)象幾乎無處不在，基本上已經(jīng)涵蓋了物資管理的全過程。形成潛虧的原因是多方面的，在實(shí)際工作中，主要有以下幾種：
　　
　?。ㄒ唬┕髁x驅(qū)動
　　一些單位的領(lǐng)導(dǎo)人為達(dá)到某些特殊目的，如為了粉飾企業(yè)或個人政績，或者為了完成某項(xiàng)考核指標(biāo)，便指使會計(jì)人員編制虛假的會計(jì)信息，不按會計(jì)準(zhǔn)則組織會計(jì)核算，而是按領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)處理。
　　
　?。ǘ﹥?nèi)部控制軟弱無力
　　由于企業(yè)內(nèi)部控制制度落實(shí)不力，或者沒有建立起完整的內(nèi)部控制制度，導(dǎo)致各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)核算中“有法不依”、“執(zhí)法不嚴(yán)”或“無法可依”。如采購環(huán)節(jié)中的多采多購造成積壓報廢，倉儲過程中的不負(fù)責(zé)任造成毀損等，工作人員不及時上報處理，內(nèi)部監(jiān)督部門監(jiān)管不利，長期賬實(shí)不符，最終形成潛虧。
　　
　?。ㄈ┤藛T業(yè)務(wù)素質(zhì)低下而造成差錯
　　物資管理工作涉及到包括采購、驗(yàn)收、倉儲、批料、會計(jì)等在內(nèi)的諸多人員，每筆業(yè)務(wù)、每個人都有可能發(fā)生差錯。一些業(yè)務(wù)人員長期不注重學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)不精、素質(zhì)不高，在個別最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)處理時發(fā)生錯誤，如果業(yè)務(wù)量加大就更容易頻繁出錯，如在銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)、材料成本差異的計(jì)算等業(yè)務(wù)處理方面便是人為出錯的多發(fā)區(qū)。
　　
　?。ㄋ模┬畔⒒瘒?yán)重滯后
　　由于業(yè)務(wù)量的迅速加大、內(nèi)部管理要求的逐步提高，目前煤炭行業(yè)物資管理的信息化程度及發(fā)展進(jìn)程已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于生產(chǎn)、財務(wù)、計(jì)劃、勞資、調(diào)度等系統(tǒng)。物資管理系統(tǒng)不完善，導(dǎo)致核算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，既影響參考價值，也容易形成潛虧。
　　
　　二、潛虧的表現(xiàn)方式
　　
　　物資管理業(yè)務(wù)中的潛虧，絕大部分是人為造成的，其表現(xiàn)形式主要有以下幾種：
　　
　　（一）擅自改變存貨的計(jì)價方式
　　1.以低于實(shí)際價格驗(yàn)收入庫。物資驗(yàn)收入庫時，入庫價格嚴(yán)重偏離實(shí)際價格，當(dāng)材料出庫時便人為地降低了出庫成本，從而增加了當(dāng)期利潤。這樣形成的大額藍(lán)字價差，自然要留待以后月份或年度才能攤銷，以后再攤銷時，便會加大當(dāng)期材料成本，抵減當(dāng)期實(shí)際利潤，形成了潛虧。
　　2.改變發(fā)出存貨成本確定方法。如存貨發(fā)出成本的確定由先進(jìn)先出法改為移動加權(quán)平均法，如果物資降價，就會增加當(dāng)期盈利，造成期末存貨成本增加，形成潛虧。
　　采取上述手段，均降低了材料的消耗成本，虛增了當(dāng)期利潤，從而造成前后各期的數(shù)據(jù)均完全失真，影響到上級考核。如果該單位領(lǐng)導(dǎo)任職期滿，其潛虧包袱便會扔給下任承擔(dān)。
　　
　?。ǘ┻`規(guī)采購，造成積壓
　　由于利益驅(qū)動，照顧親戚朋友，維持各方關(guān)系，采購質(zhì)次價高的物資造成積壓，形成潛虧；不按審批后的采購計(jì)劃表中所列的規(guī)格型號采購，生產(chǎn)中無法正常使用，積壓形成潛虧；采購人員擅自超計(jì)劃采購，長期放在倉庫不能使用直至報廢而形成潛虧。
　　
　?。ㄈ?yīng)付性盤點(diǎn)
　　盤點(diǎn)走過場，不按實(shí)際盤點(diǎn)結(jié)果出具盤點(diǎn)表，掩蓋盤虧的實(shí)質(zhì)；盤虧物資不核銷，不進(jìn)行賬務(wù)處理等等，均能形成潛虧。
　　
　?。ㄋ模┪镔Y發(fā)放的隨意性
　　1.串規(guī)格發(fā)放。保管員沒有嚴(yán)格按照批料單所標(biāo)明的品名、規(guī)格發(fā)放實(shí)物，人為失誤發(fā)錯物資，形成潛虧。如規(guī)格型號為GX2500/1000（8+11+8）的鋼絲繩橡膠運(yùn)輸帶，計(jì)劃單價為830元/米，而規(guī)格型號為GX2500/1000（8+11+8）的阻燃鋼絲繩芯橡膠運(yùn)輸帶，計(jì)劃單價為1230元/米，二者價格相差400元/米，如果將100米阻燃鋼絲繩芯橡膠運(yùn)輸帶發(fā)放成鋼絲繩橡膠運(yùn)輸帶，當(dāng)月多實(shí)現(xiàn)利潤40000元，形成潛虧40000元。
　　2.不按順序發(fā)放。如果保管員不按先進(jìn)先出的原則發(fā)放物資，隨意發(fā)放或總是先發(fā)關(guān)系戶的，久而久之，就會有物資長期存放在倉庫中，因老化、變質(zhì)、設(shè)備轉(zhuǎn)型淘汰造成積壓、報廢，形成潛虧。
　　
　　（五）暫估物資管理不規(guī)范
　　暫估入庫的物資，由于沒有正式的票據(jù)，比正常驗(yàn)收入庫的存貨更難管理。如果管理不嚴(yán)，很容易從以下兩個方面形成潛虧：
　　1.暫估價格嚴(yán)重偏離實(shí)際價。同一種物資，由于生產(chǎn)廠家或材質(zhì)的差別，價格上時常會存在較大差距，如果不按照合同價格或廠家詢價正確暫估，暫估價格偏低時會因形成藍(lán)字價差造成潛虧。
　　2.財務(wù)與倉庫的暫估數(shù)據(jù)長期不核對。財務(wù)與倉庫兩部門應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核對，不一致時，可能形成潛虧。例如，倉庫的暫估數(shù)據(jù)大于財務(wù)的暫估數(shù)據(jù)，超出的部分因財務(wù)沒有暫估記錄無法與客戶結(jié)算，更正時往往采用再次出消耗的辦法，增加了出庫成本，增加了更正期的虧損（或減少了利潤）。
　　
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　　主要是對進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)的理解上，與稅務(wù)部門有差別或爭議。如果進(jìn)項(xiàng)稅少轉(zhuǎn)出了，也會形成潛虧。其形成途徑有兩個方面：
　　一是抵扣范圍認(rèn)識上的差距。如7.5ＫＷ以下電機(jī)等十二小件，因其物價迅速上漲的原因，單臺價值超過了2000元，使用年限又在一年以上，稅務(wù)部門認(rèn)為應(yīng)當(dāng)視作設(shè)備管理而不允許抵扣；但由于煤炭行業(yè)生產(chǎn)流程的特殊性，雖然這類物資單臺價值較高，但由于不能單獨(dú)使用，又更換頻繁，而且較之主體設(shè)備價值懸殊，幾十年來一直不作為固定資產(chǎn)管理，而是當(dāng)作材料直接攤?cè)氘?dāng)期成本，其進(jìn)項(xiàng)稅額便可以進(jìn)行抵扣。如果不能正確區(qū)分應(yīng)該按固定資產(chǎn)核算還是按材料核算，抵扣的稅金可能形成潛虧。
　　二是盤虧、報廢的物資，經(jīng)批準(zhǔn)后，在進(jìn)行賬務(wù)處理的同時必須轉(zhuǎn)出已抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅，否則，就會形成潛虧。
　　
　　（七）在途物資長期掛賬
　　在途物資長期沒有清理，一定不是正常的在途，必須及時查找原因，及時處理，否則容易形成潛虧。例如，驗(yàn)收入庫的物資在使用時發(fā)生質(zhì)量問題，倉庫對已經(jīng)生成的驗(yàn)收單不進(jìn)行稽核，實(shí)物退回，但是沒有到財務(wù)辦理退貨手續(xù)，月末財務(wù)單據(jù)核對不上時將作為在途而掛賬。如果長期不清理、不核對，會無法取得紅字發(fā)票，從而形成潛虧。
　　
　?。ò耍﹥r差的計(jì)算和攤銷
　　這是各級企業(yè)核算中最容易出現(xiàn)錯誤的地方，也是最常用的成本調(diào)節(jié)手段，實(shí)際操作時有下列幾種方法：
　?、碑?dāng)月價差計(jì)算錯誤，多實(shí)現(xiàn)了藍(lán)字價差，形成潛虧。
　　
　　⒉價差攤銷計(jì)算錯誤，少攤藍(lán)字價差或多攤紅字價差，形成潛虧。
　　
　?。ň牛╊A(yù)付賬款核對清理不及時
　　預(yù)付的款項(xiàng)，如果長期收不到訂購的貨物，業(yè)務(wù)和財務(wù)部門又不核對清賬，長期掛賬超過訴訟時效將形成壞賬，造成潛虧。
　　
　　（十）已使用卻不出消耗單據(jù)
　　這也是二級單位最常用的做假手法，為完成考核指標(biāo)，大量的已使用材料不出消耗單據(jù)，有的單位在年底甚至將已出過消耗的材料辦理退庫手續(xù)，形成大額度的潛虧。
　　
　　三、潛虧的防范措施
　　
　　煤炭物資管理過程中潛虧現(xiàn)象的大量存在，不僅僅是管理信息失真的問題，而且是管理和核算者的操守問題。通過人為造假而完成的經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)不但欺騙了上級，而且腐蝕了經(jīng)營管理者的內(nèi)心，違背了誠實(shí)守信的基本原則。
　　一切因素中最關(guān)鍵的因素是人，在企業(yè)管理中，人員管理最為重要。因此，治理潛虧，首先要求經(jīng)營管理者要端正思想，堅(jiān)持不做假賬，才能減少甚至根除潛虧。在此前提下，還要著重做好以下幾項(xiàng)具體工作：
　　
　?。ㄒ唬┨岣吖ぷ魅藛T業(yè)務(wù)素質(zhì)
　　采購、保管、會計(jì)等物資管理人員直接從事最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，他們業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低對核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性起著最為重要的保證作用。事實(shí)證明，很多數(shù)據(jù)的差錯完全是因?yàn)楣ぷ魅藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)低下而造成的。集團(tuán)公司和礦（廠、處、公司）等兩級企業(yè)管理者均應(yīng)采取培訓(xùn)、觀摩、考試等多種形式對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以盡快適應(yīng)企業(yè)管理工作不斷提高的要求。
　　
　?。ǘ┘訌?qiáng)職業(yè)道德教育
　　對工作人員的管理教育，除了業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，還要注重其個人品德的教育和管理，物資管理部門的采購、會計(jì)等關(guān)鍵崗位的職業(yè)道德教育尤其重要。如在采購環(huán)節(jié)，就應(yīng)該教育業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按制度規(guī)范采購，杜絕人情采購，并遠(yuǎn)離商業(yè)賄賂。
　　
　?。ㄈ┳ズ没A(chǔ)工作
　　1.認(rèn)真盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。倉庫、財務(wù)、審計(jì)、稽核等部門要定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題要追查原因，并按照所負(fù)責(zé)任給予處罰、實(shí)行賠償。
　　2.定期進(jìn)行倉庫檢查，核實(shí)保管員是否按規(guī)定對存貨物資進(jìn)行計(jì)量和發(fā)放，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
　　3.規(guī)范核算。財務(wù)部門要正確核算材料價差并準(zhǔn)確攤銷；認(rèn)真分析在途數(shù)據(jù)，及時清理在途單據(jù)；謹(jǐn)慎、正確處理涉稅問題。
　　4.及時清理預(yù)付賬款。預(yù)付賬款的管理，必須從源頭抓起，審批預(yù)付款時，在付款申請單標(biāo)注預(yù)付期限、清理責(zé)任人；會計(jì)填制憑證時登記并定期查閱輔助臺賬；清理責(zé)任要落實(shí)到人，在清理期限內(nèi)敦促沖賬，超過清理期限，按照規(guī)定進(jìn)行處罰；每月末結(jié)賬后，財務(wù)部門對預(yù)付賬款逐筆進(jìn)行分析，提出清理計(jì)劃和建議。
　　5.嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃。定期落實(shí)采購計(jì)劃的兌現(xiàn)情況，以財務(wù)入賬的驗(yàn)單與計(jì)劃目錄核對，發(fā)現(xiàn)超計(jì)劃采購的物資，嚴(yán)格按照相關(guān)的物資管理規(guī)定進(jìn)行處罰；財務(wù)部門要嚴(yán)格按照采購計(jì)劃處理業(yè)務(wù)單據(jù)，超計(jì)劃采購的物資不予報銷掛賬。
　　
　?。ㄋ模?qiáng)化審計(jì)監(jiān)督職能
　　一方面要充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用，加大內(nèi)審力度，對企業(yè)內(nèi)部容易產(chǎn)生潛虧的環(huán)節(jié)要實(shí)施有效監(jiān)督，因?yàn)閮?nèi)部審計(jì)人員最了解企業(yè)的真實(shí)情況；另一方面，應(yīng)積極配0sfiEiPwXSwYCTfwAgGX9A==合上級和外部審計(jì)部門對企業(yè)的審計(jì)檢查，因?yàn)樯霞墝徲?jì)部門有其獨(dú)有的特殊權(quán)利，敢于對內(nèi)部審計(jì)人員難以檢查的事項(xiàng)進(jìn)行處理，也容易發(fā)現(xiàn)管理中的漏洞。因此，當(dāng)上級審計(jì)部門進(jìn)點(diǎn)審計(jì)時不能藏匿有關(guān)潛虧事項(xiàng)，而應(yīng)主動積極地配合，盡快、早日杜絕物資管理漏洞。
　　
　?。ㄎ澹﹥?yōu)化流程控制系統(tǒng)
　　物資管理的過程也是流程管理的過程，設(shè)計(jì)和使用一套科學(xué)規(guī)范的物管流程是管好物資的關(guān)鍵。在物資管理企業(yè)中，計(jì)劃、物管、財務(wù)、審計(jì)、稽核、信息化等部門是能夠相互牽制的聯(lián)動體系，要逐步優(yōu)化并完善這個流程控制系統(tǒng)，真正達(dá)到牽一發(fā)而動全身的目的，即當(dāng)某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常時，其他環(huán)節(jié)就能夠立即發(fā)現(xiàn)并迅速填補(bǔ)漏洞，以減少或有效制止?jié)撎澋陌l(fā)生和形成。
　　
　　（六）完善信息化系統(tǒng)，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制
　　物資管理在推廣使用信息化后，解放了人力，實(shí)現(xiàn)了反饋迅速、資源共享、提高效率的目的。完善信息化系統(tǒng)，增設(shè)流程節(jié)點(diǎn)控制，對于防范潛虧也是行之有效的。如，當(dāng)入賬價格超過計(jì)劃價的一定限額時無法自動保存單據(jù)；規(guī)格型號一樣但質(zhì)量、價格不同的物資錄入時以編碼識別；物資管理系統(tǒng)增加價差核算功能，出具價差清單等等，也能減少潛虧的發(fā)生。
　　
　?。ㄆ撸┙⒔∪珒?nèi)部控制體系
　　實(shí)踐證明，企業(yè)內(nèi)部潛虧的發(fā)生，重要原因就是內(nèi)控制度的缺乏或不完善，因此，必須有針對性地對原有的核算體系和內(nèi)控制度進(jìn)一步完善和規(guī)范，從而最大限度地堵塞漏洞，減少和杜絕潛虧的形成。