關于高校院系行政管理的若干思考

高校院系行政管理即在部門主管的領導下，協助主管做好學院辦公室行政事務以及有關管理工作的行政人員。其內涵寬廣，具有多樣性、復雜性、傳遞性、交叉性、承上啟下等特點。院系辦公室作為學院的一個窗口， 在學院與學生、學院與學校、學院與社會進行溝通和聯系中起著橋梁和中介的作用， 而學院辦公室主任作為這個橋梁和中介作用的重要實施者，在一個學院的發展建設中起著重要的作用，他在宣傳貫徹學校工作精神、保證日常工作的正常運轉、部門內部及部門之間的協調合作、學院整體合力的發揮中都是不可或缺的。

一、有關高校院校行政管理的困擾因素

人類社會已經開始進入了知識經濟時代。在這個時代，誰占領了知識和技術的高地，誰就擁有發展的優勢，就會在競爭中處于有利的地位。作為高校的管理人員，也將面臨這場時代變革所帶來的各種考驗和挑戰。 然而，由于當前主客觀、內外部等原因，高校院辦主任對于自身仍存在諸多困擾因素，導致工作成效的下降。

1.所處位置上的困擾

教學和科研工作是學院的兩大工作重心，是提高學院綜合實力和社會知名度的兩個關鍵性衡量指標。學院行政管理作為一個溝通校院、服務師生的中間橋梁機構，在傳統觀念的影響下，角色與作用并不顯著，因其所處位置的中間性，容易被忽視而在心理上產生不平衡感。

2.深化專業知識上的困擾

由于學院行政工作的事務性和瑣碎性，使得較多行政管理人員不能全身心的投入時間和精力在專業知識的學習上，隨著工作年限的加長，專業上的提升容易被忽略，由于沒有一定的專業積淀，使其產生失落感而影響了工作情緒。

鑒于存在的上述各方面困擾，學院行政工作應結合內外因、主客觀情況，切實的分析自我。正確認知，了解自我價值與作用；提高素養，保證工作質量與成效；積極應對，確保服務保障與現實目標的完成與到位。

二、提高院系行政管理工作效率的設想

1.遵守組織原則，由院長總負責，統籌安排，分工協作，集體領導

這里所說的集體領導就是指院長在學院行政管理中的一種策略性舉措。院長的責任在于把好方向，抓好大事，出好思路，管好班子，依法行使職權，全面負責學院的一切工作。做好工作的統籌規劃和安排，敢于授權，敢于分權，讓各位行政管理人員定好位，到位、補位、眾才互補，各施絕技。在分工的基礎上精誠協作，整體運作，全面啟動。這是提高行政工作效益的前提和基礎保障。

2.尚德敬業，務實求績；開拓創新，勵精圖治；無私奉獻，廉潔行政

以德治校毋庸置疑地將成為新時期領導者們的一個重要治校理念。學院行政領導首先要正其身養其德，率先垂范，養成優良的工作作風，爭做學院一切工作的發展要求和前進方向的帶頭人和表率，全心全意地為全體師生謀利益。愛崗敬業，崇尚師德，作風民主，顧全大局，廉潔公正，無私奉獻。心胸寬闊，言行一致，不剛愎自用，不專制獨裁。以理動人，以德服人，以高尚的精神鼓舞人。牢牢抓住工作宗旨，擺正責任與權力的位置，做廣大師生及家長利益的忠實代表。

3.堅守工作崗位，認真履行崗位職責，嚴格按照規章制度辦事，重大事項報由會議研究決定后執行

崗位責任制下如果行政工作者連工作崗位都不能堅守，就更無法談搞好工作的問題了。堅守崗位，認真履行崗位職責，嚴格按照規章制度辦事，超出自己職權范圍的事交上一級部門或領導處理，或報由會議研究決定后再執行實施。一般凡是行政技術、常規事務以及紀律性和其他需要速決的一類事務，應當機立斷，按管理權限和本院管理的常規及事態現實及時給予決策處置，迅速執行。對于較為重大的協調性或超乎常規以外但并不十分緊迫的事必須報由院務會議研究決策執行。我們要恰當地把握好這個度，既要高度負責，又不能有濫用職權之嫌，以保證決策的速效性、合理性和準確性，進而達到執行的便利性、暢通性和徹底性。會議中要提倡爭議決策，允許各抒己見，充分采納各方面有益建議，依理依據服人。凡經集體討論決定的事情，任何人無權擅自改變，行動上必須堅決執行，并以集體的決定對外表態。充分運用部門辦公會、學校行政會議、教職工代表大會等不同級別的會議，處理各類不同的重大事務，是增加決策的合理性和科學性，保證行動的統一性的前提，是對院長負責制的完善和發展。

4.工作有計劃，思考超前；程序規范，標準合理；督查嚴格，總結及時；實事求是，不弄虛作假；不推諉責任，不謀私利

思考超前可以增強工作的預見性和主動性，可以增強工作計劃的準確性和完備性，有新意、有創新，實事求是，不弄虛作假，勇于承擔責任是領導者可貴的品質，是其成熟與否的重要體現。

5.形成調查研究的風氣，經常深入了解本職工作情況，現場辦公，蹲點督促。傾聽群眾意見和建議，發現問題，及時處理

調研是行政工作者深層次收集和處理管理信息，創造性求取工作效益的一種得力工作方式。學院工作特別是教育教學工作規律性很強，兼之其工作對象又是極具能動性的人，如果工作不深入或者深入了但不用心去研究其規律，那樣的官僚作風將是有百害而無一益的。形成調查研究的風氣，深入工作實際，掌握充分的真實材料和事實，充分結合實際再依據工作規范和管理目標對“癥”處理事務，科學決策，創造性地工作，才能收到切實的效益達到超前發展的目的。聽取群眾意見和建議，是工作調查的一種基本方式，這樣可以收集到更多的管理信息。深入工作現場，蹲點辦公，針對實際情況，權宜應變，當場處理管理事務，可以提高管理的效率和工作的質量。

6.辦事迅速及時，不拖拉；嚴于律己，率先示范；講效率，求質量，不支差應付

真抓實干是最樸素最實惠的工作作風。辦事拖拉，支差應付是不稱職的表現，是一切教職員工都應力戒的壞習氣，要養成干凈利落，迅速高效求取質量的工作習慣，處處嚴于律己，做好表率。

7.做好請示匯報和通報工作，及時反饋工作情況，每周舉行一次行政例會，通報近期工作，安排下階段工作

請示匯報和通報等既是工作方式，又是領導藝術性發揮的載體，院長負責制下的學院領導管理工作是有極強的層次性的。屬于自己職責范圍內但決策權在上一級的工作，即使自己有成熟的好措施，一般也要先請示獲準后再執行。但對于常規性的工作，就沒必要遇事一律先請示，而是在認真組織實施后及時匯報。在這一點上特別是上一級的領導要能正確對待，要大度地讓下屬放手工作，必要時適當做以指導就可以了，千萬不可事先巨細，均必躬親。至于通報是指上一級行政領導要將依據職責組織啟動實施或已完成了的較為重大或個案性的本職工作情況，及時通告給本部門的下級人員和相關部門，讓領導集體成員都了解有關工作實況，并在必要時配合或調整相應的工作。通報這一環節是學院領導管理中常被忽略的一個重要管理方法。由此忽略而帶來的誤解、心理情緒、合作不協調等失誤及負效應，是一些行政工作不暢和內耗的一個重要原因。通常的請示、匯報和通報工作遵從其及時性和實效性原則可以隨工作需要而隨時完成，但其一般集中于學院的行政例會來完成，這樣行政會議是各行政人員匯報和通報工作情況、研究工作、解決問題，統一觀點，統一行動，調整安排和部署下一步工作的專門會議，領導者人人都要重視和利用這一會議工作制度。要規定每個人與會者在每次會議上就本職工作或學校其他遠近期工作提出一至二條建設性的建議來，各抒己見，集思廣益，群策群力，共定興校大計。必要的會議要開，但不能過多過濫，否則適得其反。

8.遵守會議紀律，保守會議機密，顧全大局團結合作，不拉幫結派

行政會議是征求策略和意見，統一思想、統一行動集體決策形成科學決議的重要辦公形式。會議上未形成決議不同意見可以展開爭論，形成決議不同意見可以保留，但雖與之意見不同可是已確定了的決議，會后人人都得不打折扣地予以執行。是機密的要無條件地加以保密。要堅決反對會上不說，會后亂說，攬功推過，籠絡人心，拉幫結派，聚黨營私的行為。更要堅決抵制拉幫結派的惡劣行經，行政管理人員要巧施領導藝術策略，充分利用這一資源，使一切員工都以學院的大局為重，以學校的整體利益為重，充分發揮員工工作的積極性和主動性，內求團結，外求發展，達到領導管理的佳境，實現跨越式發展。

9.堅持政治學習、理論學習和業務研修，不斷更新知識，完善自己

學習是人們求取生存的自然本能，是人生活的主要內涵之一，是一種事業要求，是一種政治責任，也是一種精神追求，還是一種思想境界。知識經濟時代的現代社會，知識與技術的發展日新月異。現代化技術的普及和發展以及信息技術在教育中的廣泛應用，將會引起教育方式、教育技術和教育思想的重大革命。“傳道授業解惑”、“學高為師”的傳統權威觀念將受到嚴重挑戰。不斷更新知識掌握和運用現代化的教育技術，完善自我是刻不容緩的工作任務和求取自身生存，體現自我價值的必要措施。行政工作者更應從師生及社會的根本利益出發，領導師生學習現代化的先進文化和技術，做教育系統先進生產力的領頭雁，在不斷完善自身發展的同時，積極創造條件，使每一位成員互相促進，不斷學習，從而得以“全面發展”。