高職院校科研檔案管理工作初探

科研工作是高等院校教學(xué)、科研兩大重要工作之一，對學(xué)院的發(fā)展及師資隊伍建設(shè)有著極其重要的作用。科研檔案是指在科學(xué)管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。它記錄了科研活動的全過程，是科研人員的智慧結(jié)晶，是學(xué)校的重要信息資源和寶貴財富。進入新世紀，面對知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，科研體制發(fā)生了深刻變化，科研檔案工作也出現(xiàn)了新問題。作者結(jié)合檔案管理工作實踐，對科研檔案管理工作存在的問題、原因及對策進行分析與探討。

一、科研檔案管理工作存在的問題

（一）成果性、總結(jié)性材料多，原始性材料少

一套完整的科研文件材料，應(yīng)該是對該項目的全過程的真實、全面的記錄，它包括主題準備、研究實驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報以及推廣應(yīng)用五個階段所形成的材料。從歷年的科研歸檔的材料來看，成果性、總結(jié)性、鑒定性及獲獎證書或獎狀材料較多，而在研究實驗階段形成各種載體的原始記錄如技術(shù)報告、實驗記錄、數(shù)據(jù)分析、設(shè)計文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個人手中，嚴重影響了科研檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（二）一般性材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少

能反映和評定一項科研成果水平的核心材料是關(guān)鍵性技術(shù)材料。它是科研人員在科研過程中解決技術(shù)難題，進行技術(shù)創(chuàng)新的寶貴資料。這些技術(shù)材料體現(xiàn)了該項科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價值遠遠高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少，嚴重影響了科研檔案的開發(fā)和利用。

（三）紙質(zhì)材料多，其他載體的材料少

目前，描述一種物理現(xiàn)象和記錄各種信息的載體，除了紙質(zhì)外，還有軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶等。然而，在歸檔材料中，紙質(zhì)材料多，其他載體的材料少。加強其他形式載體材料的收集，是新時期形勢發(fā)展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

（四）復(fù)印材料多，原始材料少

科研檔案材料中復(fù)印件過多，會使科研檔案名存實亡。復(fù)印材料一是保存期短，二是可以給造假者提供可乘之機。我國《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中明確規(guī)定，“歸檔的科研材料必須是原件，根據(jù)需要可復(fù)制若干份。”但是，在目前學(xué)院每年收集的結(jié)題資料中，不少科研人員以復(fù)印件應(yīng)付結(jié)題的現(xiàn)象時有發(fā)生。

二、科研檔案管理工作存在問題的原因分析

（一） 個別科研人員思想保守，科研成果據(jù)為己有，嚴重影響科研檔案的系統(tǒng)性、完整性

《檔案法》第十條規(guī)定，“對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。”但是，當(dāng)前個別科研人員由于種種原因，不履行對上述科研檔案材料的歸檔義務(wù)。有些科研人員不了解歸檔資料的搜集整理，結(jié)題時，為應(yīng)付結(jié)題檢查，只拼湊了一些一般性材料，而重要數(shù)據(jù)、重要的試驗過程等有價值的材料卻遺漏了，由此影響了歸檔材料的系統(tǒng)性，大大降低了科研檔案的整體學(xué)術(shù)價值和利用價值。

（二）科研人員對歸檔文件的安全問題、使用問題存有疑慮

長期以來，一些科研人員誤認為成果檔案歸檔后就等于向世人公開，自己就失去了技術(shù)優(yōu)勢，把成果“給”了別人。加上確實存在個別人鉆科研檔案管理工作的空子，抄襲和剽竊他人成果，導(dǎo)致科研人員對歸檔心有疑慮，不愿將原始的、關(guān)鍵性的材料移交檔案部門。再加上有些同志怕將來評職稱、報成果、評獎等麻煩，不愿將科研成果移交檔案室。

（三）宣傳不夠，多數(shù)科研人員及科研管理人員不了解科研檔案的收集范圍

大部分項目負責(zé)人不了解自己在結(jié)題時須向檔案管理部門提供哪些資料；高職院校兼職檔案員居多，而且是“半路出家”，接受過系統(tǒng)培訓(xùn)的不多。可想而知，收集的項目資料不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范也在情理之中。科研文件材料的歸檔范圍主要包括：①科研項目計劃、開題報告、課題調(diào)研論證材料及項目審批材料；②課題研究計劃、設(shè)計、任務(wù)書、合同、協(xié)議及計劃的執(zhí)行、調(diào)整或撤銷報告；③課題投資、預(yù)算決算及經(jīng)費、基金的申報和管理；④科研實驗、測試、觀測、考察的原始記錄；⑤設(shè)計的文字說明、圖紙及數(shù)據(jù)處理材料；⑥研究、研制報告、論文專著、工藝技術(shù)報告；⑦專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書；⑧推廣應(yīng)用意見、課題工作總結(jié)；⑨配套的照片、底片錄音、錄像幻燈、影片增拷貝；⑩科研成果登記表、報告表及專利申請書、專利證書；科研成果獎勵的申報、審批材料及獲獎材料；科研成果轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議及推廣應(yīng)用方案及實施情況；生產(chǎn)定型鑒定材料、投產(chǎn)后的反饋意見。

三、改進高職院校科研檔案管理的對策

（一）加強檔案法律法規(guī)宣傳，提高科研人員的檔案意識

要做到科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，它需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關(guān)鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強科研人員的檔案意識。要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，組織他們學(xué)習(xí)一些有針對性的法律條文，提高科研人員的檔案意識，使其主動配合檔案管理工作。

（二）加強科研人員的職業(yè)道德教育

要加強對科研人員職業(yè)道德教育，使他們樹立一切為公的思想，把奉獻精神作為一種道德追求，克服利己主義，正確處理學(xué)校、集體和個人之間的關(guān)系，自覺承擔(dān)對他人、對學(xué)校的職責(zé)和義務(wù)。

（三）加強科研檔案保密工作

科研檔案是科研活動的產(chǎn)物和真實記錄，為了科研成果發(fā)明人的權(quán)益，一定要注意做好科研檔案保密工作，在借閱時限定使用范圍，嚴格遵守保密法規(guī)，該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的也不能借故保密而影響利用。對于一些有產(chǎn)權(quán)的材料，更要保護其產(chǎn)權(quán)不受侵犯。

（四）嚴格執(zhí)行科研材料歸檔有關(guān)規(guī)定

國家科委、國家檔案局在1987年制定的《科學(xué)技術(shù)研究管理暫行規(guī)定》對科研檔案的歸檔作了明確要求，嚴格執(zhí)行這些規(guī)定和要求，是保證科研文件材料歸檔的完整性的關(guān)鍵。筆者認為，高職院校應(yīng)完善以下制度：

1.實行由科研課題（項目）負責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制。每項科研項目（包括中斷或取得負結(jié)果的項目）完成或某部分結(jié)束后，對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗收后歸檔。

2.科研文件材料應(yīng)在科研項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔。

3.凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。

4.凡重點科研項目鑒定、驗收，其檔案應(yīng)由學(xué)院的檔案部門審查驗收，未經(jīng)檔案部門驗收的科研項目，學(xué)校不宜結(jié)題。

（五）加強對科研材料歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)

1.檔案部門要取得單位領(lǐng)導(dǎo)及主管部門支持，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，利用各種形式公布項目材料歸檔進度情況，表揚與批評并用。要做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，舉辦培訓(xùn)班和專題研討會，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。

2.材料收集與科研任務(wù)要同步管理。為了做好科研檔案歸檔工作，兼職檔案員應(yīng)從立項開始就準備立檔，登記在案，并跟蹤任務(wù)過程，分階段督促課題負責(zé)人收集、整理材料，保證歸檔材料數(shù)量和質(zhì)量。

3.做好材料的鑒別工作。按照規(guī)定，實行檔案文件材料形成部門，即課題組負責(zé)立卷歸檔制，由課題負責(zé)人鑒別和驗收科研檔案文件材料，要收集有價值的材料歸檔，要剔除和鑒別偽材料。

（作者單位：無錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院）