強(qiáng)化高校辦公室協(xié)調(diào)職能的幾點(diǎn)思考

馬克思曾指出：“一切規(guī)模較大的直接社會(huì)勞動(dòng)或共同勞動(dòng)，都或多或少地需要指揮，以協(xié)調(diào)個(gè)人的活動(dòng)，并執(zhí)行生產(chǎn)總體的運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的各種一般職能。”任何有組織的工作過程，都需要有協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)是實(shí)施有效管理的重要環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)也是各類辦公室應(yīng)有的管理職能。對(duì)于高校來說，在新的形勢(shì)下，隨著各項(xiàng)改革的深化，需要協(xié)調(diào)

的事情越來越多，越來越復(fù)雜，進(jìn)一步強(qiáng)化高校辦公室在學(xué)校管理工作中的協(xié)調(diào)職能有著十分重要的意義。

一、高校辦公室協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容

在高校管理工作中，辦公室作為上傳下達(dá)、聯(lián)系左右的紐帶，承擔(dān)了重要的協(xié)調(diào)工作職能。應(yīng)該說，協(xié)調(diào)的內(nèi)容很廣泛，學(xué)校所涉及的各項(xiàng)工作中都存在協(xié)調(diào)。但從大的來說，主要有三個(gè)方面：

1.政策協(xié)調(diào)。輔助決策是高校辦公室的三大職能之一。在決策過程中輔助領(lǐng)導(dǎo)收集信息，研究、掌握政策，提供決策參考方案，發(fā)揮輔助決策的作用。這其中產(chǎn)生的協(xié)調(diào)，即是政策協(xié)調(diào)。實(shí)際上，政策的制定和貫徹本身就是一個(gè)不斷協(xié)調(diào)、不斷統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和行動(dòng)的過程。如辦公室在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬或?qū)徍宋募倪^程中，常常需要就一些具體政策進(jìn)行協(xié)調(diào)，以明確各有關(guān)部門之間的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系，使各方面的意見達(dá)到一致，使政策更加具有可行性和指導(dǎo)意義。

2.關(guān)系協(xié)調(diào)。關(guān)系協(xié)調(diào)是指對(duì)人與人、組織與組織、團(tuán)體與團(tuán)體以及個(gè)人與組織之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。高校辦公室的綜合、中介性質(zhì)決定了在日常工作中必然會(huì)遇到并要處理各種各樣的關(guān)系，這是高校辦公室一項(xiàng)重要職責(zé)。關(guān)系協(xié)調(diào)主要有上下關(guān)系協(xié)調(diào)（上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或下級(jí)所屬單位與本單位的關(guān)系協(xié)調(diào)）、左右關(guān)系協(xié)調(diào)（本單位各部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)以及本單位與外界不相隸屬有關(guān)單位關(guān)系的協(xié)調(diào)）、領(lǐng)導(dǎo)層協(xié)調(diào)（包括目標(biāo)協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的協(xié)調(diào)）等幾類。

3.公務(wù)協(xié)調(diào)。公務(wù)協(xié)調(diào)在辦公室工作中是最經(jīng)常的、大量的。主要是辦文、辦會(huì)、辦事的協(xié)調(diào)。辦文，包括制發(fā)文件、處理文件等的協(xié)調(diào)；辦會(huì)，包括會(huì)議審批、確定議題、時(shí)間地點(diǎn)人員統(tǒng)籌安排等的協(xié)調(diào)；辦事，包括對(duì)重要工作事項(xiàng)、步驟、日程以及日常事務(wù)性工作的協(xié)調(diào)。公務(wù)協(xié)調(diào)，旨在對(duì)各類公文、會(huì)議及各項(xiàng)工作進(jìn)行把關(guān)，精簡(jiǎn)文件、會(huì)議的數(shù)量，合理規(guī)范統(tǒng)籌各項(xiàng)工作的開展，以切實(shí)提高公務(wù)辦理的質(zhì)量和效率。

二、如何強(qiáng)化高校辦公室在學(xué)校管理工作中的協(xié)調(diào)職能

當(dāng)前，高校正走向更加注重管理、更加注重內(nèi)涵發(fā)展的階段。在學(xué)校日益復(fù)雜的管理工作中，離不開辦公室的綜合統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。如何強(qiáng)化高校辦公室在學(xué)校管理工作的協(xié)調(diào)職能，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手：

1.樹立三種意識(shí)。第一，要樹立全局意識(shí)。強(qiáng)調(diào)服從全局，對(duì)于高校辦公室發(fā)揮好協(xié)調(diào)作用十分重要。不論是做協(xié)調(diào)工作，還是服務(wù)工作，都要有強(qiáng)烈的全局意識(shí)。要站在大局的立場(chǎng)和高度對(duì)各部門各單位進(jìn)行綜合平衡，抓住影響全局的重點(diǎn)工作或主要矛盾，分清輕重緩急，統(tǒng)籌安排，把機(jī)關(guān)各部門的主要力量組織到完成全局工作和中心任務(wù)上來。無論是制定學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，還是籌劃年度工作計(jì)劃，辦公室在協(xié)調(diào)過程中，要站在全局的高度，圍繞學(xué)校工作的重點(diǎn)和主線，廣泛聽取各方面的意見，充分調(diào)動(dòng)各部門各單位的積極因素，以求真正達(dá)到統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。第二，樹立創(chuàng)新意識(shí)。面對(duì)新的形勢(shì)，作為高校綜合部門的辦公室，更應(yīng)適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，在協(xié)調(diào)工作中樹立創(chuàng)新意識(shí)。一是要圍繞進(jìn)一步淡化管理、強(qiáng)化服務(wù)促使思想觀念創(chuàng)新。高校辦公室以及機(jī)關(guān)各職能部門都要順應(yīng)校院（系）二級(jí)管理體制改革的形勢(shì)，不斷促使思想觀念創(chuàng)新，由管理型主體向參謀服務(wù)型主體過渡。二是促使協(xié)調(diào)工作方法手段的創(chuàng)新。要使聯(lián)系的橋梁順暢、便捷、高效，就要?jiǎng)?chuàng)新原來的協(xié)調(diào)工作手段和方法。更多地深入進(jìn)行調(diào)查研究，充分運(yùn)用會(huì)議協(xié)調(diào)、組織協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、逐個(gè)溝通等多種方式，協(xié)助反映、分析和解決改革和發(fā)展中遇到的問題，為其提供更多更好的服務(wù)。第三，樹立效率意識(shí)。必須增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，要在三方面下功夫：一是注意協(xié)調(diào)的內(nèi)容事項(xiàng)要突出重點(diǎn)要適度，大局著眼，宏觀入手，切忌胡子眉毛一把抓；二是協(xié)調(diào)要有明確的目標(biāo)要求，達(dá)到什么目的和效果心中要有數(shù)；三是要有雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，了解情況、分析問題、傳達(dá)指示等，要敏銳敏捷，節(jié)奏要快，辦事要實(shí)，務(wù)求時(shí)效，務(wù)求實(shí)效。

2.堅(jiān)持三項(xiàng)原則。第一，堅(jiān)持調(diào)查研究的原則。堅(jiān)持實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)，是做好協(xié)調(diào)工作的根本依據(jù)。由于各部門認(rèn)識(shí)和處理問題的角度或方法不同，局部利益也不完全一致，產(chǎn)生某些分歧甚至矛盾是難于避免的。這時(shí)，高校辦公室開展協(xié)調(diào)首先就要深入調(diào)查研究，全面了解情況，分析情況，做好基礎(chǔ)性工作。在占有事實(shí)、尊重事實(shí)的前提下，尋求實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖與汲取融合各方合理意見的契合點(diǎn)，最終形成滿意的解決方案。切不可偏聽偏信，草率對(duì)待。第二，堅(jiān)持平等協(xié)調(diào)的原則。高校辦公室的地位和性質(zhì)決定了其從屬性和服務(wù)性特點(diǎn)。辦公室是作為綜合部門介入、開展協(xié)調(diào)工作的，與被協(xié)調(diào)對(duì)象之間并非領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。因此，在協(xié)調(diào)時(shí)要以平等的地位同大家商量，立足點(diǎn)落在“商”字上，即使意見有分歧，也要做好思想工作，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過充分協(xié)商，在溝通思想的基礎(chǔ)上，求得意見的一致，把問題解決。第三，堅(jiān)持分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。在協(xié)調(diào)中要注意分層次，依照職責(zé)職權(quán)范圍，分級(jí)做好協(xié)調(diào)工作，充分發(fā)揮各方作用。凡屬于業(yè)務(wù)主管部門職責(zé)范圍的事，應(yīng)充分發(fā)揮其內(nèi)部的協(xié)調(diào)作用；涉及幾個(gè)部門的一般性問題主要由各有關(guān)方面自行協(xié)商解決；對(duì)那些需要辦公室協(xié)調(diào)的問題，也要注意發(fā)揮各職能處室的作用，使每個(gè)處室和每個(gè)崗位在履行各自職責(zé)的活動(dòng)中，在辦文、辦會(huì)、辦事等工作領(lǐng)域里，主動(dòng)做好協(xié)調(diào)；對(duì)于確實(shí)需要主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)的問題，秘書部門要及時(shí)匯報(bào)有關(guān)情況，提供有關(guān)材料，做好基礎(chǔ)工作，為領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)服務(wù)好。

3.強(qiáng)化三方面素質(zhì)。第一，高校辦公室工作人員應(yīng)有良好的政治素質(zhì)。要堅(jiān)定不移地貫徹黨和國家的路線、方針、政策、法律法令（特別是有關(guān)教育的法規(guī)）和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律、組織紀(jì)律；要有一定的政策水平和理論水平，能夠熟練運(yùn)用理論、政策開展工作；要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，工作一絲不茍，實(shí)事求是，敢于負(fù)責(zé)，善于在工作中開創(chuàng)新局面；要摒棄“衙門”作風(fēng)，待人要熱情，認(rèn)真聽取來自各方的意見，認(rèn)真受理教職工的來信來訪，切實(shí)幫助他們反映情況，解決問題。第二，高校辦公室工作人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要懂“行”，熟悉相關(guān)專業(yè)知識(shí)。辦公室在開展協(xié)調(diào)工作時(shí)，必須遵循高等教育及學(xué)科專業(yè)的特點(diǎn)和規(guī)律。如果對(duì)涉及的領(lǐng)域及學(xué)科專業(yè)知識(shí)特點(diǎn)一無所知或知之甚少，就很難進(jìn)入角色，也難于提出實(shí)際可行的協(xié)調(diào)意見，不利于問題的解決；要講求方法和藝術(shù)。比如是采用電話溝通協(xié)調(diào)，還是召開會(huì)議協(xié)調(diào)，亦或是文件會(huì)簽協(xié)調(diào)、成立相關(guān)組織機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)，等等，應(yīng)視具體情況而定。這就需要掌握一些輔助性知識(shí)，如科技知識(shí)、交際學(xué)、心理學(xué)、統(tǒng)籌學(xué)、語言文學(xué)藝術(shù)等等。只有這樣，協(xié)調(diào)起來才能得心應(yīng)手。第三，有公道正派的人格素養(yǎng)。公道正派是協(xié)調(diào)工作的靈魂，對(duì)于辦公室尤為重要。總的原則應(yīng)該是出乎公心，公平處事，公正待人。協(xié)調(diào)工作必須講政治、講政策、講原則，不偏不倚，不感情用事；實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)；要廉潔自律，不借協(xié)調(diào)謀一己私利；有時(shí)為了協(xié)調(diào)大局，還可能要委曲求全，“代人受過”。唯有此，才能做好協(xié)調(diào)工作，為學(xué)校改革、發(fā)展、穩(wěn)定服務(wù)。

（作者單位：江西理工大學(xué)）