從文物工作的角度談電子檔案與紙質檔案的利用

【關鍵詞】文物檔案工作；電子檔案；紙質檔案

【摘要】本文從文物檔案工作的角度分析了電子檔案與紙質檔案的異同，并談了根據其不同特點在檔案管理使用上如何揚長避短，更好地做好文物檔案工作。

隨著辦公自動化和計算機技術的廣泛應用，文物部門的檔案制作也進入了電子時代。在此，筆者僅從文物工作的角度分析電子檔案的特點及其與紙質檔案的差異，以更好地做好文物檔案工作。

一、電子檔案的依賴性和不可識別性

電子檔案是具有保存價值的電子文件。與紙質檔案一樣，它是文件存在的一種方式，是信息與載體的統一體，同樣具有物理實態的特征，是形成者真實活動的記錄，具有參考與利用價值。

由于電子檔案是通過計算機錄入制作生成的，所以必須借助于計算機解碼轉換成人們可以識別的符號后，才能為人所用。這種對計算機的依賴性和不可識別性，與傳統的紙質檔案在載體質量上有著根本的不同。紙質檔案是采用人工可識讀的記錄符號，人們可以直接識別出來。從文物保護和檔案工作的角度講，紙質檔案更具有科學價值和研究價值，紙質檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起。從某種意義上講，紙質檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點是電子檔案無法替代的。

二、電子檔案信息存儲量大，便于資源共享

電子檔案的存儲載體一般是光盤和移動硬盤，存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是移動硬盤，信息存儲量可以用“海量”來形容。如涿州市現有142處文物保護單位和1.5萬件館藏文物，如果用A4紙型制作成紙質檔案，其重量恐怕一個人難以搬動；而制成電子文本，存入移動硬盤，則攜帶非常方便。這種信息存儲的高密度性大大減少了檔案的存儲空間，便于存放，便于查閱。

同時，它具有信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息無須固定的物理位置，它可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸，便于異地調閱或形成文件。

電子檔案還可以不受時間、地點、空間的限制，若干用戶可同時共享同一信息，實現了資源共享。在實際的文物工作中，電子檔案可以實現局域網內的共享，使用者能及時、準確地查閱和使用相關信息。而紙質檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，并且要到檔案管理者那里才能查詢到相關信息。

三、電子檔案的弱點和不足之處

首先是電子檔案載體壽命短。電子文件的載體材料一般是光盤和移動硬盤。光盤是利用激光進行信息的存取，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物，以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定，易氧化，易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為５～15年。而紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件下（如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等）可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中注意排除發生這兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。文物保護單位的檔案要求是永久性的，電子檔案的壽命問題對檔案的使用年限形成了一定的制約。

其次是電子檔案信息的不安全性。紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的載體，以文字記錄的信息就得以保存。而對電子文件而言，信息與載體是可分離的，這種可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子信息保護還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。

四、要揚長避短，充分發揮兩種檔案的作用

針對電子檔案與紙質檔案的這些特點，我們在文物檔案工作中就要通過不同的方式分別對檔案進行保護。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，我們可以通過或提供檔案原件，或提供檔案副本或復制品，或提供檔案信息加工品等來滿足不同的檔案用戶的需要。而電子檔案的不安全性和資源的共享性，可以運用計算機的限讀功能及反刪改、反復制、反銷毀功能，向使用者提供所需檔案信息的復制磁盤、光盤等。

文物檔案工作具有特殊性，因此電子和紙質兩種檔案形式不可或缺，亦不可偏廢。紙質檔案的原真性、持久性是電子檔案所不及，電子檔案的實用性、儲容性是紙質檔案所不及。因此，紙質檔案適宜“藏珍”，電子檔案方便“共享”。只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統紙質檔案的本質區別，揚長避短，充分發揮這兩種檔案的作用，才能維護好文物檔案的安全，更好地執行文物工作“保護為主，搶救第一，合理利用，加強管理”的16字方針，進一步做好文物檔案的管理工作。

〔責任編輯：成彩虹〕