提高高校圖書館期刊服務效率的幾點認識

可以這樣形容期刊在我國社會的作用：“兩頭大，中間小”。即期刊的作用主要表現在滿足低端的娛樂性需求和高端的科研需要，期刊對人們日常學習和工作影響不大。這種現象在高校具體表現為，音樂、漫畫、軍事、體育、服飾美容、電腦游戲等方面的期刊往往因頻繁取閱顯得破損，科學技術方面的期刊則少有人問津。期刊利用的現實情況，提出了高校圖書館期刊工作需要解決的最關鍵問題，即如何提高期刊的利用率。

圖書館期刊工作需要專業軟件與現實運用的完美結合

期刊具有連續出版、一般不再版的特點。圖書館收藏的期刊如有缺漏，將很難補全。由于期刊品種繁多，業務環節復雜，要求期刊管理工作保持高度的嚴密性和連續性。嚴密性，就是指期刊管理流程清晰，任一環節都不允許發生期刊丟失情況，萬一丟失，應能及時發現并及時補齊。連續性就是要求這種嚴密性的管理方式一直延續下去。通過計算機開展程序化管理有助于實現期刊管理的要求。盡管如此，嚴密設計的軟件代替不了人的管理嚴密性。軟件的嚴密性是人的思維嚴密性的產物，還有很多不完善之處。軟件嚴密性的發揮程度還要依賴使用的嚴密性和創造性。

信息技術的應用帶來便利的同時，也提出了如何更好地將信息技術與實踐工作相結合的問題。在信息技術環境下，期刊管理工作首先需要解決合理使用軟件的問題。軟件的合理使用包括兩層含義，首先是正確使用，其次是創造性使用。

現有期刊管理軟件的管理對象就是最簡單的期刊信息，比如名稱、期號等，并不是期刊實物。它還不是理想的自動化工具。它的不完善之處很多，主要體現在不能實現嚴密的期刊管理要求。以本館（成都信息工程學院圖書館）使用的匯文系統為例，最大的不足之處就是包括現刊交接、過刊下架、裝訂組織、過刊驗收等一些中間環節無法直觀體現出操作者代號，不符合“事事有人負責”的工作原則。當前的軟件還沒有達到與實際工作實現無縫連接的程度，因此不可能不與現實工作發生沖突。軟件使用者除了按軟件要求正確使用，還需要發現軟件與實際要求不相符之處。這既是正確使用軟件的要求，也是創造性地使用軟件的必要條件。

“事事有人負責”應該是管理工作的基本原則，更是保證期刊不丟的必要措施。而一些環節特別是現刊進入閱覽室的現刊交接和送出閱覽室的過刊下架環節缺乏責任人，使得整個管理系統對于至關重要的現刊閱覽環節形同虛設。因而，在匯文系統中，哪些期刊實際進入了現刊閱覽室，哪些現刊閱覽室的期刊沒有進入裝訂環節這兩個問題得不到實物與數據比對是否相符的回答。這兩個問題是期刊工作中必須明確的。由于不能等待系統升級來解決，只好采取變通方式。即要求在熟悉軟件系統的前提下，創造性地使用軟件。如前述的電子數字與實物實物比對的問題，可采取以下方案：在現刊交接和過刊下架交接環節中，交接雙方在打印清單上簽字，同時保留交接清單的電子版，以確保實物流通與數據的同步。創造性使用軟件，有時也不一定必須在軟件系統之外。例如現刊的排架問題，匯文系統本來設置了排架號這個選項，但是由于筆者2005年第一次使用該系統，這個選項并沒有被注意，因而采用了另外制作排架號表的辦法，2006年上學期，終于注意到排架號的作用，將排架號從EXCEL表轉移到了系統設置的排架號中。

圖書館期刊工作要走知識服務之路

到目前為止，期刊工作的內容都還只是整本期刊。無論是實物操作還是軟件系統操作，都是對整本期刊的操作。整本期刊的管理的終極目標就是不丟刊。在信息技術迅猛發展的今天，整本期刊的管理向整篇文章的管理過渡成為了必然趨勢。為什么說是整篇文章，而不說知識創新、知識管理，因為筆者以為，絕大多數圖書館沒有那個條件。試看當前形勢，數字圖書館已經搞得熱火朝天了，真正有幾個是圖書館自己搞的。以期刊為例，期刊全文數據庫已經比比皆是了，圖書館能參與的可能也沒有幾個。因此，目前在多數圖書館談知識管理、知識創新可能有些好高騖遠之嫌。當然，這只是筆者一家之言，說的是“一家之事”，難免有失偏頗。無論如何，知識管理、知識創新終究是我們的發展方向。最關鍵的是，短期內的知識信息服務提供的內容應該是以提供整篇文章為單位，不大可能是某個知識點的解釋、應用等。

期刊工作要發展，必須實現管理整本期刊向管理整篇文章的突破。這正是第一節提出的提高期刊利用率的關鍵。

我們不妨將期刊的作用劃分為三個層次：消費型、保持型、創新型，分別對應于娛樂消遣、日常工作學習、科研（包括教師教學）。在商業氣息越來越濃厚的現代社會，大多數人看娛樂期刊，并不能真正達到陶冶情操、提高修養的效果，因而筆者認為當前的娛樂期刊的閱讀層次只能相當于去超市購物，也就是“消費型”。技術的發展加快了生活節奏，人們在日常工作學習中會時常有不能跟上時代的感覺，因而需要充電。茲將這種為了跟上時代而閱讀期刊的讀者歸納為“保持型”。科技是第一生產力。期刊是發布、獲取科技創新成果的主要陣地。部分讀者經常閱讀期以掌握科學動態，汲取新知識，最終目的是應用已有知識，探索新的領域。筆者將和樣的讀者歸納為“創新型”。期刊作用的類型也決定著期刊自身的類型。因此，應有針對性地分層次地開展提高期刊利用率的工作。

圖書館既不是娛樂場所，也不是消費場所，消費型期刊大多是大眾自費購買，因此，圖書館不必花更多的精力開發消費型讀者的期刊閱讀需求，只需要適當引導就可以了，即盡可能選購具有較高品位的娛樂期刊。

保持型期刊的開發利用應該是主要內容。高校圖書館被稱為“第二課堂”，可見其在高校教學中的重要地位。高校圖書館一般也會訂購很多教學類期刊，比如“數學教學”、“物理實驗”、“大學英語”等等。從圖書館實力而言，對于這些期刊的內容還可能有一定的把握，因而也可能結合教學提供一些切實可行的方案來提高這些期刊的利用率，甚至可能產生出乎意料的效果。影響期刊利用率的因素有三點，即是否認能夠獲得、便于獲得、樂于獲得。能夠獲得就是圖書館要采購。便于獲得，最好的辦法是同時采購紙質版和電子版，當然這需要經費允許。樂于獲得指讀者要知道有與教學有關的期刊存在，并且讓他們感覺到這些期刊能夠解決某些教學實際問題，從而讓他們感興趣。以“提高讀者對數學教學類期刊的興趣”為目標，筆者的思路是，通過《中圖法》等工具掌握數學學科有哪些知識點；通過與數學相關系科的領導、老師、學生建立直接聯系，獲取本校數學教學大綱、教案、教材等資料，分析本校數學教學涉及到哪些知識點以及重點、難點等；通過期刊全文數據庫按篇名、關鍵詞、分類號等檢索點整理期刊信息庫；對比分析出期刊信息庫中有利于本校數學教學的資料，通過EMAIL等方式傳送給相關讀者。說起容易，做來難。這還僅僅是想法，希望以后有能付諸實施。總之，讀者服務工作，其實正是“爭奪眼球”的工作，與形形色色的誘惑爭奪眼球，能容易嗎。既然是爭奪，就需要“知己知彼，方能百戰不殆”。

所謂創新型期刊，需要再強調一點，筆者定義為“為了超出娛樂、日常工作和學習之外的目的而利用”的期刊，絕不是說其他的期刊就沒有創新。創新需要的是對現實的深刻認識和改造現實的強烈愿望和實踐。這些遠不能象按部就班的教學活動那么容易把握。因此，定向主動為創新型讀者服務不是近期內多數高校圖書館能夠勝任的工作。如何需要做，也只能是在讀者提出請求的條件下被動提供服務。總之，對于創新型期刊，圖書館能夠做的主要工作是，按照讀者需求，盡可能訂購。

（作者單位：成都信息工程學院圖書館）