談外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

1 引言

我國圖書館編目工作借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信和多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)了聯(lián)機(jī)編目，建立了國家級(jí)、地方級(jí)的聯(lián)機(jī)編目中心。全國圖書館共建共享圖書編目數(shù)據(jù)，提高了編目數(shù)據(jù)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，降低了編目成本。聯(lián)機(jī)編目使圖書館在編目組織形式上發(fā)生了相當(dāng)大的改變，使采編部門原有的工作內(nèi)容正在逐漸簡化，原始編目比例不斷下降。自上世紀(jì)90年代始，與圖書館關(guān)系密切的圖書供應(yīng)商、出版商等憑借著對(duì)市場(chǎng)的敏銳觸覺和靈活機(jī)制，介入了曾經(jīng)是圖書館核心業(yè)務(wù)部門的采編部，出現(xiàn)了外包采編業(yè)務(wù)的工作模式，編目業(yè)務(wù)外包是圖書供應(yīng)商與圖書館之間的一種具有特色與個(gè)性的服務(wù)，它標(biāo)志著我國的圖書編目工作已經(jīng)在聯(lián)機(jī)合作編目形式的基礎(chǔ)上走向了社會(huì)化的集中編目形式。

2圖書館編目業(yè)務(wù)外包的涵義及優(yōu)點(diǎn)

所謂業(yè)務(wù)外包，是現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理中為節(jié)約成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力采用的一種新的模式，“外包”這個(gè)概念隨著管理大師們倡導(dǎo)企業(yè)應(yīng)該在核心競(jìng)爭(zhēng)力上集中精力而得到迅速的推廣。圖書館編目業(yè)務(wù)外包就是外包商套用外來數(shù)據(jù)庫（主要是國家圖書館聯(lián)機(jī)編目中心、CALIS聯(lián)機(jī)編目中心數(shù)據(jù)或CIP 數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)），進(jìn)行CNMARC(中文圖書)和USMARC(西文圖書)編目，為圖書館配置編目數(shù)據(jù)的過程。

早在上世紀(jì)七、八十年代，美國、日本等國圖書館已經(jīng)開始將編目業(yè)務(wù)部分外包，上世紀(jì)末業(yè)務(wù)外包逐漸為我國圖書館界重視和采用。實(shí)踐證明，這種工作模式大大減少了編目人員的負(fù)擔(dān)，加快了文獻(xiàn)處理的速度，解決了不少圖書館待編圖書積壓嚴(yán)重、工作負(fù)荷不均、專業(yè)人員不足等問題；通過外包編目工作，圖書館還能在完成購書的同時(shí)實(shí)現(xiàn)隨書配送書目數(shù)據(jù)、完成圖書加工等工作，使圖書館得到更多的優(yōu)惠和附加的免費(fèi)服務(wù)，比起聯(lián)機(jī)編目來說是更大大降低了圖書編目成本；同時(shí)，編目業(yè)務(wù)外包，使圖書館能夠?qū)I(yè)務(wù)流程、人員配置進(jìn)行重新整合，提高圖書館的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展。可以說，編目業(yè)務(wù)外包是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理方式在圖書館界應(yīng)用的成果，體現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過程中圖書館非核心業(yè)務(wù)社會(huì)化的必然發(fā)展趨勢(shì)。

3 外包編目數(shù)據(jù)質(zhì)量分析

圖書館編目業(yè)務(wù)外包能有效提高圖書館工作效率，但它并非一勞永逸的事情，要對(duì)它的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控。筆者認(rèn)為，有三個(gè)因素直接影響著外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。首先，聯(lián)機(jī)編目的各成員館由于對(duì)《中國機(jī)讀目錄使用手冊(cè)》、《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》理解與執(zhí)行情況不同、在錄規(guī)則與著錄標(biāo)準(zhǔn)方面存在差異，所編制的MARC數(shù)據(jù)不盡相同，源數(shù)據(jù)質(zhì)量的參差不一直接影響外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量；其次，館外編目員在專業(yè)技能培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)水平及人員素質(zhì)方面參差不齊，是影響外包編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的另一因素；第三，外包業(yè)務(wù)的管理機(jī)制是影響編目質(zhì)量的關(guān)鍵。

筆者在對(duì)外包編目數(shù)據(jù)的校驗(yàn)工作中，認(rèn)為外包編目數(shù)據(jù)存在如下質(zhì)量問題：

3.1 數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

表現(xiàn)在每位編目員對(duì)《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》的理解與執(zhí)行不同，不能按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)源數(shù)據(jù)進(jìn)行修改著錄，如對(duì)著錄信息源的正確選定、著錄字段的選擇、檢索點(diǎn)的設(shè)置等問題存在差別等。

3.2 編目數(shù)據(jù)描述不正確、不全面

表現(xiàn)在對(duì)圖書題名、責(zé)任者、版本、出版發(fā)行、載體形態(tài)、叢編、其他信息等進(jìn)行描述時(shí)存在不客觀、丟項(xiàng)、漏項(xiàng)等現(xiàn)象多，從而不能正確、全面揭示文獻(xiàn)特征。

3.3 數(shù)據(jù)標(biāo)引不規(guī)范、不一致、不正確

表現(xiàn)在對(duì)源數(shù)據(jù)的盲目跟從現(xiàn)象，出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤、主題詞不規(guī)范等問題。我國中文圖書分類采用《中國圖書館圖書分類法》4版，主題標(biāo)引采用《漢語主題詞表》，在套錄數(shù)據(jù)時(shí)，編目員對(duì)舊版的分類號(hào)不加修改，不進(jìn)行復(fù)分、對(duì)600字段人名標(biāo)引規(guī)范化不足等等現(xiàn)象較多。

3.4 館藏信息的著錄不過關(guān)

表現(xiàn)在片面追求速度，忽略查重，文獻(xiàn)的重復(fù)著錄、版本、種次、譯本不加區(qū)分等現(xiàn)象較多，對(duì)多卷書的標(biāo)引不一致、對(duì)個(gè)別類目下的著者號(hào)取號(hào)存在誤區(qū)等等，影響?zhàn)^藏?cái)?shù)據(jù)整體質(zhì)量。

4 外包編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的重要性

書目數(shù)據(jù)質(zhì)量是圖書館關(guān)注的重點(diǎn)，它不但是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，還直接關(guān)系到讀者對(duì)館藏圖書的檢索利用，對(duì)圖書館資源共享有著重要的作用。外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量對(duì)圖書館業(yè)務(wù)的影響至關(guān)重要，它涉及到圖書館書目數(shù)據(jù)體系的完整、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和統(tǒng)一，同時(shí)，外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量也能反映出圖書館與承包商之間合作的成敗。筆者認(rèn)為，圖書館必須掌握對(duì)外包編目業(yè)務(wù)質(zhì)量的控制權(quán)，只有做好外包編目質(zhì)量控制才能保證編目業(yè)務(wù)外包工作的進(jìn)一步開展。

5 控制外包編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效措施

借鑒現(xiàn)代企業(yè)理論，我們可以把編目業(yè)務(wù)外包全過程以契約簽定為界分成外包決策和外包執(zhí)行兩個(gè)階段，通過對(duì)各階段進(jìn)行剖析，研究控制外包編目業(yè)務(wù)的有效措施。

5.1 外包決策階段

首先，圖書館要對(duì)本館編目業(yè)務(wù)外包的決策進(jìn)行客觀、科學(xué)的、理性的評(píng)估，對(duì)編目業(yè)務(wù)外包工作的可行性進(jìn)行研究，評(píng)估、研究內(nèi)容包括本館的人力資源、核心業(yè)務(wù)工作內(nèi)容、財(cái)力資源及成本核算、技術(shù)力量等，最終確定外包的非核心業(yè)務(wù)內(nèi)容。

其次，要對(duì)承包商進(jìn)行考察、評(píng)估、選擇。圖書館要以公平競(jìng)爭(zhēng)原則吸引外包商參與外包業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，提高對(duì)外包商的可選擇性，降低對(duì)他們的信賴性；然后對(duì)外包商進(jìn)行實(shí)力、誠信度、服務(wù)質(zhì)量等方面的調(diào)查與評(píng)估，最終選定彼此利益相近，合作可能性大的承包商。

第三，進(jìn)行談判，科學(xué)地制定權(quán)責(zé)明晰的外包合同協(xié)議細(xì)則。合同細(xì)則應(yīng)該明確外包編目業(yè)務(wù)的具體時(shí)間、內(nèi)容、編目業(yè)務(wù)外包的數(shù)量、質(zhì)量要求、風(fēng)險(xiǎn)與控制等，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，同時(shí)避免不必要的限制和合同的不完善性，使合同細(xì)則具可操作性，建立雙方共享收益共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的合作關(guān)系。

做好外包決策階段工作是較好地實(shí)現(xiàn)編目業(yè)務(wù)工作外包的預(yù)期目標(biāo)的保證。

5.2 外包執(zhí)行階段

這是簽訂外包合同細(xì)則后，雙方履行合約的階段。

圖書館需要對(duì)編目業(yè)務(wù)外包過程進(jìn)行監(jiān)控和管理。首先，要建立一套圖書館內(nèi)部的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，向外包商傳遞明確的質(zhì)量要求和實(shí)施規(guī)則，以保證編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量；同時(shí)，要組織專門人員對(duì)外包編目數(shù)據(jù)進(jìn)行管理控制，通過分階段地考核外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，本著雙贏策略建立溝通機(jī)制，對(duì)其存在問題和圖書館自身在配合和支持方面的不足等問題進(jìn)行及時(shí)反饋并加以修正，完善合約，使雙方在充分的溝通與相互理解的基礎(chǔ)上加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào)，使業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行；此外，圖書館還要實(shí)施嚴(yán)格的、可操作的監(jiān)控措施，建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)編目人員做到合理使用，科學(xué)管理，激發(fā)編目人員的積極性，以提高工作績效，實(shí)現(xiàn)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，保證外包編目數(shù)據(jù)能按時(shí)、定量、保質(zhì)完成。

在外包合約完成后圖書館要對(duì)本輪外包工作進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，為下一輪業(yè)務(wù)外包的開展做好準(zhǔn)備工作，如對(duì)外包商的再次考核與評(píng)估，以選定長期的外包合作伙伴，認(rèn)定圖書館外包計(jì)劃和策略的科學(xué)性、客觀性與可行性等，完善外包合同細(xì)則內(nèi)容等等。此外，還要解決本輪外包中遺留的各種問題，如解決合同爭(zhēng)議、進(jìn)行事后補(bǔ)救工作等。

外包編目業(yè)務(wù)過程中的兩個(gè)階段都以低成本，高效益、高質(zhì)量為宗旨，以雙贏為目標(biāo)。在編目業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐中，廣東省立中山圖書館在2006年經(jīng)過多次考察評(píng)估引進(jìn)外來編目力量后，嚴(yán)格控制外編數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)著錄、文獻(xiàn)標(biāo)引和機(jī)讀目錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化及編目工作的規(guī)范化，用了半年時(shí)間完成了了9萬多冊(cè)圖書的編目工作，不但保障了書目數(shù)據(jù)質(zhì)量，還完成了對(duì)多年積壓待編圖書的清理任務(wù)，把編目員從長期的疲憊加班狀態(tài)中解放了出來，新書到館后能很快就提供流通閱覽，圖書館對(duì)外包編目質(zhì)量基本滿意，讀者對(duì)圖書館的工作十分滿意。

6 結(jié)語

實(shí)踐證明，圖書館編目業(yè)務(wù)外包不僅僅是一個(gè)成本決策，同時(shí)也是有效管理的戰(zhàn)略決策，圖書館通過外部資源獲得互補(bǔ)的核心能力，是強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)地位的一種戰(zhàn)略選擇，嚴(yán)格控制外包編目質(zhì)量才能保證外包編目業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展，才能提高圖書館的整體服務(wù)水平和工作效率。

（作者單位：廣東省立中山圖書館）

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