兄弟核心期刊文摘１２則

胡紹華 摘編

試論公共檔案館的職能拓展

周毅在《檔案學通訊》2006年第5期撰文指出：公共檔案館的職能拓展已經成為一個基本趨勢，并論述了公共檔案館職能拓展的可能途徑和應注意的幾個問題。

公共檔案館職能拓展的可能途徑是：(1)收藏對象正從傳統的檔案史料(非現行文件)逐步擴展到包括處于不同運動階段的文件與政府信息；(2)其現行文件服務中心可以為政府信息的申請者提供指導：(3)可以擔當現行文件公開審查和針對性“建檔”的職責；(4)可以協助有關機關編制辦事指南與信息登記簿，嘗試開展現行文件和政府信息深加工服務；(5)不僅是檔案史料的保管、展示與利用中心，而且已成為現行文件、政府信息和其他資源的開發利用中心；(6)可以成為服務于政府信息管理的區域性電子文件中心。

運河歷史文化遺存的挖掘

杭州市運河指揮部(集團公司)檔案室的負責人自始至終參加了運河歷史文化遺存檔案史料的挖掘、整理工作。陶學鋒在《中國檔案》2006年第9期介紹了他們的做法和經驗：

1 直接參與，超前控制，跟蹤服務。公司檔案室負責人作為《運河遺韻》編委會委員與策劃人，直接參加了歷史遺存的挖掘與研究的全過程，并注意：(1)抓源頭，規范挖掘歷史遺存材料的形成關并盡可能拍照和形成文字記錄。(2)及時指導，邊采邊整，為編纂與建檔打下基礎。(3)隨時收集，隨時建目錄，加強保護，提供利用。

2 堅持真實性、全面性、實用性原則。一是采用文獻、文物、田野調查三重證據法對運河(杭州段)沿線的歷史文化遺存進行翔實的挖掘，對每一遺存反復甄別，并予以記錄；二是努力做到不遺漏有價值的歷史文化遺跡，把運河(杭州段)的家底摸透；三是緊密圍繞指揮部工作的重點開展遺存的挖掘與研究。3編纂《運河遺韻——運河(杭州段)歷史文化遺存實錄》與建檔。遵循運河歷史文化遺存挖掘的思路及實錄形成的規律，整理遺存檔案，建立目錄，復制電子版檔案，同時對未搞清楚的歷史遺存進行補遺。

美國電子文件保護工程的經驗和啟示

王萍，王靜在《檔案學研究》2006年第4期撰文介紹了美國國家檔案和文件管理局(簡稱NARA)于2000年啟動的電子文件檔案館(ERA)工程的背景和工程的設計原則(系統性原則、動態性原則和合作開發原則)、前期準備工作及其主要功能，并對該館的建設經驗進行了總體評價。

ERA的前期準備工作包括：盡量收集那些即將歸檔的電子文件信息，并加以分析；把短期內需要接收的電子文件進行分類；從實際出發，進行決策；分析面臨的各種任務以及這些任務的重要性和優先級。具體內容為：需要存儲的電子文件數量、數據容量、文件移交機制、網站訪問和預算。

ERA的主要功能包括：(1)確保電子文件的永久保存——把文件備份，異地存儲，防止實體文件的損毀：使用非專用界面系統，防止文件被個別軟件提供商控制；謹慎設計和開發，避免人為失誤；不同系統間的功能互補，防止軟件出現漏洞。(2)確保文件的長期可存取——客觀評價文件遷移、仿真等技術；除了保存文件的原始內容，還可以把文件轉化為一些更好的衍生形式；不把所有的文件都轉化為某一個技術標準形式；保留重要的元數據；保存那些文件中明確列出或蘊含在內容之中的重要參考資料；盡可能多地保存那些用于加工和處理原始文件的軟件和工作流程的相關信息。(3)確保電子文件的安全。(4)確保電子文件存儲介質可靠。(5)確保系統的遠程訪問。

建立完善的檔案利用工作評價體系

留勤，張元建在《檔案與建設》2006年第9期撰文，針對目前檔案“利用”數據已不能全面反映檔案利用工作“全貌”的情況，就“檔案利用評價體系的建立與創新”問題談了自己的看法。作者指出：建立以定性為主的社會效益標準、以定量為主的服務效益標準、以檔案有效利用解決利用者難題而取得收益的經濟效益標準并實施同步考查，也許是檔案利用評價的最佳組合。

檔案利用的社會效益標準，是指檔案館的各種信息服務活動對利用者乃至整個社會發展所起的積極作用或展現的有益效果。主要應由利用者或社會來評價，其評價結果可分為很滿意、滿意、基本滿意、不滿意、很不滿意等五個等級。

檔案利用經濟效益標準，是指利用者利用檔案后所直接、間接地產生的經濟收益。這一般可以從檔案利用效果上得到反映，應由用戶核算或評議的方法來評價，

檔案利用的服務效益標準，其主要內容包括：檔案利用率、利用者滿足率、檔案查無率、利用檔案的方式等。檔案利用率=一定時間內被提供利用檔案的數量(卷、冊)／館藏檔案的數量(卷、冊)×100％，利用者滿足率=一定時間內滿足利用者需求的檔案數量(卷、冊)／利用者實際需求量(卷、冊)×100％：檔案查無率=一定時間內未能滿足利用者需求的數量(卷、冊)／利用者所需要查閱的總數(卷、冊)×100％；利用檔案的方式，主要從檔案利用人次(含參觀人次)、檔案公布的數量和檔案館利用中心延伸的檔案利用新領域等進行考量。

檔案館等文化事業機構保護非物質文化遺產的途徑

趙亞敏，王云慶在《浙江檔案》2006年第8期撰文指出：按照《保護非物質文化遺產公約》的規定，非物質文化遺產的保護，是指采取措施，確保非物質文化遺產的生命力，包括這種遺產各個方面的確認、立檔、研究、保存、保護、宣傳、弘揚、承傳和振興。這其中多數環節都需要當地或更高級別檔案館、圖書館的協助和配合。

目前，各文化事業機構對非物質文化遺產保護工作已有一些成功的嘗試和舉措，但仍需要在此基礎上進一步探索和研究，力求針對非物質文化遺產的活態性等特點，使各文化事業機構的保護職責規范化。

檔案職業影響力要素分析

賀軍在《蘭臺世界》2006年第9期撰文指出：檔案職業客體、檔案職業主體、檔案職業核心技能、檔案職業準入條件是影響檔案職業影響力的主要因素。

1 檔案職業客體對檔案職業的影響。一是檔案內容的莊重、真實、唯一和不能再生等特點，決定了保護檔案的完整與安全是檔案職業的崇高使命：二是檔案內容的“時滯性”決定檔案職業的邊緣化地位。

2 檔案職業主體對檔案職業的影響。一是當前檔案職業人員的整體素質不理想對檔案職業社會聲譽和社會地位的影響；二是檔案職業人員數量不可能太龐大，對檔案職業的社會影響受到限制；三是檔案職業人員的工作業績難以量化和顯現，決定了檔案職業活動難以引起世人矚目。

3 檔案職業的核心技能對檔案職業的影響。目前檔案職業的核心技能掌握得實在太少，許多檔案職業活動只是自然力的延伸，這也許是檔案職業專業化程度不高的一個重要原因。

4 檔案職業的準入條件對檔案職業的影響。檔案界應逐步建立起檔案職業的準入條件，以提高從業人員的水平和專業素質，以改善檔案職業的社會形象，提高檔案職業的社會地位。

“行政效率運動”對中國近代檔案學產生的影響

徐辛西在《山兩檔案》2006年第4期撰文指出：“行政效率運動”是20世紀30年代國民政府為改變國家機器運轉緩慢、辦事效率低下的狀況而發起的一場運動。其主要內容和突破點是文書檔案改革。它在客觀上催生了中國近代檔案學。

1 文書檔案工作改革在國民政府的組織和領導下得以快速而健康的發展，給中國近代檔案學的產生提供了體制和組織上的支持。檔案工作“集中制”的產生就是這種支持的必然結果。它為中國近代檔案學的產生提供了體制條件，

2 文書檔案工作改革中采用的包括調查試驗法、逐步推廣法、歷史主義法、比較研究法等合理的方法論體系，為中國近檔案學的產生奠定了方法論基礎。

3 文書檔案工作改革匯聚了包括行政管理學者、文書檔案人員、教育界人士、歷史學家等多方人士，形成了多元化的檔案人才結構方陣，為中國近代檔案學的產生提供了智力支持，奠定了人才基礎。

4 我國近代意義的檔案室于1928年至1932年間在國民黨執政的行政院及下屬各部、會等中央機構普遍建立。檔案室的實踐活動勾勒出了檔案及檔案工作的諸多特殊現象，為我國近代檔案學的產生奠定了實踐基礎。

5 “行政效率運動”中，文書檔案研究從一開始就注意繼承歷史研究成果，總結現實經驗，借鑒外國理論和方法，多方切入，涉及文書檔案及其工作諸多方面理論，初步構成了中國近代檔案學的基本理論框架。

檔案職業資格證書制度創建中的若干關系

秦珂在《檔案》2006年第4期發表《檔案職業資格證書制度初探》一文，作者在談到“職業資格證書制度創建中的若干關系”時指出，要注意處理好以下八對關系：

1 統一性與兼顧性的關系。在準確把握職業資格證書制度宗旨、嚴把標準關的前提下，對各地區、各級檔案館的具體情況區別對待，有所兼顧。

2 政府主導和專業學會能動性的關系。在政府部門的指導、支持、準許、監督之下，由授權機構具體組織實施培訓、考試、考核和審查、認定與取消從業人員的任職資格。

3 職業資格證書與學歷證書的關系。兩者盡管有一定的聯系，但并不相同，不能相互替代。

4 職業崗位劃分與從業人員能力的關系。兩者既互相聯系，又分屬兩個不能等同的概念，

5 人力資源管理與職業資格管理的關系。激勵和督促是職業資格證書制度的重要功能，只有與檔案人事制度改革、人事管理創新結合起來，才能避免流于形式。

6 終生認證與非終生認證的關系。把終生認證與非終生認證結合起來，才能收到較好的效果。

7 職業資格認證與繼續教育的關系，把參加繼續教育的情況列入考核內容，與職務聘任、職務轉換等I作結合起來。

8 現實作法與處理歷史遺留問題的關系。一方面使職業資格證書不偏離大的原則，另一方面使其能夠得到平穩的開展。

高校教學檔案的收集與整理

程岱峰，柳青在《北京檔案》2006年第9期撰文指出：高校檔案部門應根據國家檔案局、國家教育部的有關規定，結合本校教學工作實際，把教學管理和教學活動過程中形成的對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的、能反映教學管理和教學實踐活動的全過程的文件材料，根據其性質的不同，按以下幾個方面進行收集整理：(1)綜合類；(2)學科建設與實驗建設類；(3)招生類；f4)學籍管理類；(5)課堂教學與教學實踐類；(6)學位管理類；(7)畢業生管理類；(8)教材管理類；(9)附錄類(存院、部、系教學類檔案)。

其收集、整理應抓住每學期開學、期中和期末三個關鍵時期，納入經常化、制度化和正規化的軌道。如每學年、學期末進行階段性總結時，某項教學工作或活動結束時均是教學檔案收集、整理、建檔的好機會；同時要注意易缺失材料的隨時收集、歸檔。

為公眾服務：國內外檔案界的共同話題

2006年5月25日，國際檔案理事會城市檔案館處《為公眾服務》論文交流會在上海市檔案館外灘新館舉行。《新上海檔案》2006年第8期摘刊了該次論文交流會與會人員的發言摘要，其精要部分為：

方便和可利用才是檔案館的根本。荷蘭阿姆斯特丹市檔案館服務部主任漢斯，維塞指出：我們要牢記檔案工作根本——方便和可利用才是檔案館的根本!要為現有的訪問者提供更好的服務，集中精力做好主要工作，發揮優勢，使檔案館成為值得信任和真正的專業中心。

我們承諾一直忠實于我們的利用者。荷蘭鹿特丹市檔案館服務部主任瑞尼·斯勃克指出：荷蘭檔案DEVA自二十世紀九十年代起就致力于為檔案界制定國家質量標準；荷蘭的20多個檔案機構都引入了荷蘭檔案DEVA的質量標準體系。在質量標準體系中，開館時間、價格、產品和服務，信件和訂單處理的最終期限、良好的設備、索取文件時合理的等待時間、專業的員工等標準化的服務內容都以白紙黑字的方式被記錄下來，并印成小冊子交到公眾手中。

如果不被看見，就等于不存在。冰島雷克雅未克市檔案館館長斯萬赫德，勃加朵迪指出：“如果不被看見，就等于不存在”，宣傳應該成為檔案館必須的社會任務，每個檔案館必須利用每一次機會宣傳自己，讓公眾了解什么樣的人可到檔案館來，他們對查詢檔案有什么樣的權利。

采用非傳統方法引起公眾對檔案的興趣。德國海德堡市檔案館館長彼德，魯姆介紹了他們為孩子們和旅游者編寫和出版漫話形式的《檔案館指南》——《不僅僅給孩子》的情況與效果。漫話通過康尼和邁克兩個17歲學生分別在奔馳汽車汽車制造廠檔案館和海德堡市檔案館查找到汽車老照片并成功相遇的故事，詳細介紹了兩個檔案館的運行情況和館藏。

創意策劃是檔案公共服務的靈魂。上海市檔案館副研究館員李軍指出：在某種程度上講，創意策劃是檔案館公共服務的靈魂。因為只有這樣，才能將檔案信息以社會公眾最樂于接受的方式提供給他們，才能使檔案館推出的文化產品符合社會需求。

檔案違法行為的特點及查處對策

王云在《四川檔案》2006年第4期撰文指出：檔案違法行為一般具有危害行為的隱蔽性、危害結果(特別是社會危害性)的不易評估性、實施地點的特殊性、危害后果發現的滯后性、特殊主體危害方式的特殊性等特點。

檔案違法行為自身所具有的特點給檔案違法行為的查處帶來了相應的難度。要使檔案違法行為得到及時有效的查處，必須及時發現和掌握違法行為線索。首先要堅持經常化、制度化的執法監督檢查，做到不留“死角”，及時糾正不當行為；第二，要建立和完善暢通的群眾監督舉報制度，充分發揮人民群眾的監督作用；第三。要建立和完善檔案工作統計報表反饋機制，隨時掌握各單位檔案工作基本情況和工作信息，善于發現傾向性、苗頭性的問題，及時捕捉違法行為信息。

在得到檔案違法行為的報告或線索后，要主動采取措施，深入違法行為發生地了解違法行為發生的事實經過，調查核實有關情節，掌握第一手材料，獲取違法行為的有關證據。然后按照查處檔案違法案件的規定程序，依法給予公正的處理。

在構建和諧社區中推進社區檔案建設

王拴勛在《檔案時空》2006年8月號業務版第4期撰文指出：社區檔案工作是構建和諧社區的基礎性工作；社區建設為社區檔案工作提供了新的平臺。社區檔案作為社會轉型中社區建設的原始記錄，是建立管理有序、文明祥和、和諧發展的新型社區的第一信息資料。把社區發展進程中的各種信息及時、完整地記錄下來，既是對歷史負責，又能全面了解社會各種現象，把握社區發展脈搏，探索和揭示基層社會發展規律，使社區在密切黨和政府同人民群眾的關系上發揮橋梁作用，在提高居民生活水平和質量上發揮服務作用，在維護社會穩定、為群眾創造安居樂業的良好環境上發揮促進作用。具體說：

社區檔案工作有利于反映和體現廣大居民的根本利益和要求；有利于擴大基層民主，為居民自治提供服務；有利于完善社區公共服務體系，為提升廣大居民生活質量服務。