以人才培養工作水平評估為契機，加強學校教學檔案建設

近年來，教育部在全國高校中開展了人才培養工作水平的評估工作。評估工作的開展，對各有關高校的檔案工作，特別是教學檔案的管理提出了新的要求。如何應對今后制度化、規范化、經常化的人才培養水平的評估工作，怎樣使檔案這個角色化被動為主動，從幕后走向臺前，我認為可以從以下幾點做起。

1 科學規范系、部二級檔案類目，明確建檔、歸檔和管理職責

針對評估中發現的不足，學校要加強對系、部檔案工作的規范建設，參照高校人才培養工作水平評估指標體系的條目、款項，做好系、部檔案類目劃分，明確系、部文件材料歸檔范圍，將教學管理、教師業務、學生學習等活動中形成的各類文件材料的歸檔任務落實到系、部、教研室。在多數基層檔案員由管理人員兼任的情況下，學校要加強對校系級檔案工作的指導與業務培訓，定期開展對基層檔案工作的督查。例如，在教務處開展教學檢查的活動中，檔案管理部門應參加對系、部、教研室教學檔案的歸檔情況檢查，及時發現基層檔案歸檔工作的不足，并提出有效的改進意見。

2 加強檔案部門的參與意識

這一點很重要。雖然教育部人才培養工作水平評估主要涉及的是與教學有直接關系的單位及人員，但僅僅有教學管理人員的孤軍奮戰是不夠的。檔案部門應積極主動地參與并為學校大事、要事服務。比如：在迎接人才培養水平評估的工作中如果有檔案部門的參與，既有利于擴大評估的影響，發揮各職能部門的主觀能動性，又使教學檔案的整理歸檔有系統化、專業化的指導，并通過評估提升學校整體管理水準，檔案部門也可借評估的東風加強宣傳，掌握高校教學檔案形成規律，以便今后有的放矢地開展工作，將各系、部保存的檔案納入正常化管理范圍。

3 加強檔案信息需求研究，開發可利用信息為學校、科研、管理服務

檔案室歷來的“故紙堆”形象，造成了檔案用戶對其存在的“集體漠視”。因此，高校檔案管理部門必重塑自身形象，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資源的轉變。檔案部門可依據校園網絡建設，將自己所存的教學檔案文件、編研計劃與研究成果，予以發布，實現資源共享，還可以通過BBS、EMIL或訪問統計等形式，了解檔案用戶的意見與要求，最大限度地獲取學校各層次(老師、學生)的檔案需求信息，有針對性地開展編研工作。

4 拓展檔案信息編研的渠道。實現檔案信息資源的共建與共享

檔案部門受人力與時間的限制，開展編研的范圍，以及開發檔案信息的深度是極為有限的。因此，檔案部門要加強與學校其他職能部門之間的協作，實現分散的信息資源的合理整合，建立高校檔案信息資源庫。高校資源數據庫的建設要做到檔案室與部門相結合，重心下放至各職能部門，注重發揮合力。例如，對學生畢業論文數據庫而言，教務處、系等部門負責現有畢業生論文電子版收入工作，檔案部門則負責庫藏紙質論文的掃描、補錄。檔案信息資源庫的建設要充分利用評估材料的整理成果。并對其進行深度加工，不失為檔案信息資源建設的便捷途徑。例如，評估期間對近三年教材建設、授課計劃進行歸類整理，對新形成的教材目錄，可以在評估結束后編制教材電子目錄。

教學檔案是學校檔案的重要組成部分，加強學校教學檔案建設，不僅是檔案事業發展的需要，也是高校整體發展的需要。高校檔案事業的發展離不開高校整體的發展，高校檔案事業的發展可以促進或帶動高校整個管理水平上一個新臺階，它們的關系是相輔相成的。人才培養工作水平評估對于高校發展的重要意義不容忽視，對教學檔案建設帶來了機遇。只有正視檔案管理中的存在問題，積極制定對應措施，加強高校教學檔案的建設深度，積極主動提供高質量、高效率的服務，才能使教學檔案在學校發展中擁有自己的地位，發揮應有的作用。一

(作者單位：鄭州牧業工程高等專科學校檔案科)