百年檔案定義略論

內(nèi)容摘要：本文論述了百年來世界檔案定義的發(fā)展歷程以及我國檔案界對于文件與檔案關(guān)系界定問題的研究。

關(guān)鍵詞：檔案 文件 關(guān)系 屬概念

檔案概念是檔案學(xué)的元概念。如何界定檔案這一概念的定義就變得至關(guān)重要。定義通常表述為：被定義的種概念=種差+鄰近的屬概念。給檔案下定義需要把它放在一個更廣闊的領(lǐng)域中去，也就是選擇一個合適的屬概念。近幾年來我國檔案界人士就文件是不是就是我們所要找的屬概念進(jìn)行了激烈的爭論。本文試就百年來檔案定義發(fā)展歷程及我國關(guān)于檔案文件關(guān)系的論述等作一粗淺的探討。

1 百年檔案定義及檔案與文件關(guān)系的發(fā)展歷程

1．1 古典檔案學(xué)時期檔案定義及檔案與文件關(guān)系的界定

19世紀(jì)末至20世紀(jì)40年代，國際檔案學(xué)界在資產(chǎn)階級科技革命的大背景下，積極推進(jìn)檔案事業(yè)改革，因此古典檔案學(xué)得到空前發(fā)展，前期荷蘭檔案學(xué)家斯，謬?yán)?，伊·阿·斐斯，阿·福羅英以開先河；英國檔案學(xué)家希拉里，詹金遜為其代表，后期著名學(xué)者有意大利檔案學(xué)家埃·卡薩諾瓦，蘇聯(lián)檔案學(xué)家A·克雅捷夫等人。斯·繆勒等三人合著的《檔案整理與編目手冊》給檔案一詞所下的定義是：“某一行政機(jī)關(guān)或其某一官員正式收到或產(chǎn)生并被指定由他們保管的書寫文件、圖片和印刷品的總和?！边@里的檔案所指的其實就是被保存在某個登記室內(nèi)的某一行政機(jī)構(gòu)的文件。希拉里·詹金遜所著的《檔案管理手冊》(1922年)一書中關(guān)于檔案定義的論述為：“每一管理或行政事務(wù)(無論公開的還是不公開的)進(jìn)行過程中所擬或者所使用，構(gòu)成該一事物過程組成部分，事后為該一事務(wù)之負(fù)責(zé)人或其合法繼承者自行保管，以備不時查考的各種文件。”這一定義突出的地方之一就是把“文件”概括為檔案的屬概念，并指出檔案是以備查考的歷史文獻(xiàn)。意大利檔案學(xué)家卡薩諾瓦認(rèn)為：檔案是“文件的系統(tǒng)積累物，此種文件為某一機(jī)構(gòu)或個人在其活動過程中所創(chuàng)作，并由這個機(jī)構(gòu)或個人為實現(xiàn)其政治、法律或文化上的目的而收藏或保存”。此定義指出文件轉(zhuǎn)化為檔案可能為了實現(xiàn)政治、法律或文化的目的。蘇聯(lián)檔案學(xué)者克雅捷夫在《檔案工作的理論與技術(shù)》(1935)一書中，專門闡述了“檔案材料的定義”：“凡具有公務(wù)、科學(xué)和文化性質(zhì)的、直接反映(通過原本)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和個人過去活動的手寫的或印刷的、文字的或圖表的，并需要保存起來以備科學(xué)或?qū)嵺`利用的材料，均稱為檔案材料?！边@里的材料也就是我們所說的文件。在我國何魯成著《檔案管理與整理》一書認(rèn)為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書?！鼻昂髢善诘亩x實質(zhì)上都是紙質(zhì)檔案和手工管理條件下的傳統(tǒng)檔案觀念的產(chǎn)物，他們的共同點是大多把文件作為檔案的屬概念，首次確立了現(xiàn)代檔案定義四要素的基本框架，揭開了探索現(xiàn)代檔案定義的序幕，為后人給檔案概念作出科學(xué)的定義奠定了堅實的基礎(chǔ)，為豐富、發(fā)展以至完善檔案定義創(chuàng)造了良好的條件。

1．2 現(xiàn)代檔案學(xué)時期檔案定義及對檔案與文件關(guān)系的界定

20世紀(jì)40年代末至80年代初，國際政治格局發(fā)生巨變，與此同時信息革命興起，推動了各國檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，客觀地為現(xiàn)代檔案學(xué)的形成提供了氣候和土壤。現(xiàn)代檔案學(xué)的代表有美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格和德國著名檔案學(xué)家阿·布倫內(nèi)克等人，其檔案定義觀不僅在檔案學(xué)界產(chǎn)生了巨大影響，而且也為檔案立法界和其他科學(xué)界所接受。美國謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》(1965)一書中說：檔案是“經(jīng)鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者業(yè)已選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件?！边@個定義的核心是——檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存和收藏的文件。這個定義指出了檔案是具有多方面重要價值的文件。而1979年的法蘭西共和國檔案法規(guī)定：任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料。都是檔案。其他大多數(shù)拉丁語系國家基本與之相同，如意大利、葡萄牙和拉丁美洲國家等。他們認(rèn)為檔案就是具有本源性的文件，文件一經(jīng)形成就是檔案。這一時期我國檔案界通行的檔案定義中，較為代表性的是中國人民大學(xué)歷史檔案系編印的《檔案管理學(xué)》講義(1962年)中給檔案所下的定義：“檔案，是機(jī)關(guān)(包括企業(yè)、事業(yè)單位，下同)在工作和生產(chǎn)中形成的、具有查考利用價值的、按照一定歸檔制度集中保存起來的文件材料(包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等)。”現(xiàn)代檔案學(xué)檔案定義實質(zhì)上是紙質(zhì)檔案和半手工、半機(jī)械管理條件下非完全意義上的傳統(tǒng)檔案觀念的產(chǎn)物，與其他類型檔案定義相較，法規(guī)型檔案定義的內(nèi)涵綜合性更強(qiáng)，外延界面更寬，對檔案概念的內(nèi)涵、外延、屬概念的界定還存在較大分歧，這個時期的檔案定義并非全部以文件作為屬概念。

1．3 后現(xiàn)代檔案學(xué)時期檔案定義及對檔案與文件關(guān)系的界定

20世紀(jì)七八十年代以來國外有關(guān)資料中，蘇聯(lián)和國際檔案理事會分別出版的兩本檔案術(shù)語辭典較有代表性。1982年前蘇聯(lián)出版的《社會主義國家檔案術(shù)語辭典》中，把檔案定義為“檔案館(室)中保存的文件”。這一定義明顯把檔案界定為辦理完結(jié)、歸檔保存的文件，即半現(xiàn)行與非現(xiàn)行文件之和。國際檔案理事會主持編纂的《檔案術(shù)語辭典》(1984)寫道：檔案“是由那些形成它們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值，經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的、由某個適當(dāng)?shù)臋n案館永久保存的非現(xiàn)行文件”。這里對檔案與文件作出明確的劃分，指出檔案是非現(xiàn)行文件。80年代以來，我國的檔案界對于檔案定義的表述有所改進(jìn)。陳兆祦、和寶榮《對檔案定義若干問題的探討》一文與1986年版《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》一書中的提法均為：“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件”，而在中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》(1985年)中均寫道：“檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”但隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展，電子文件這一新生事物的出現(xiàn)使文件的記錄方式發(fā)生了根本性的革命，檔案管理活動和利用方式也隨之改變。人們開始從“信息”的角度去認(rèn)識檔案。2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中站在信息的角度對檔案定義進(jìn)行概括，認(rèn)為“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息?！痹儆嘘愑晁荚凇缎畔⒍x與信息本質(zhì)》一文中，認(rèn)為“信息應(yīng)有獨立性，信息獨立性在于它是表達(dá)‘聯(lián)系’的，它是以表達(dá)‘聯(lián)系’的資格而與物質(zhì)、能量相并列，信息是結(jié)構(gòu)的表達(dá)，檔案只是一種信息源。”從各種定義中看出各個國家劃定檔案的標(biāo)準(zhǔn)及檔案的范圍是各不相同的，尤其是電子時代對于檔案屬概念的確定不再是傳統(tǒng)的單一的文件、文獻(xiàn)，而又出現(xiàn)了歷史記錄、信息等提法。這也就決定了檔案和文件關(guān)系的界定也就不會是一種觀點了。

2 百年檔案定義及檔案與文件關(guān)系論辯綜述

百年間檔案界關(guān)于檔案與文件關(guān)系的爭鳴很多，主要爭論點如下：

2．1 文件與檔案是否屬同一事物

2．1．1 同一事物論。角度一：“同一事物不同階段論”。這是傳統(tǒng)的檔案學(xué)觀點，并一直在檔案界占居主導(dǎo)地位，認(rèn)為文件與檔案是同一事物在其不同運動階段上價值形態(tài)變化的體現(xiàn)。如：王英瑋在《關(guān)于檔案本質(zhì)屬性的思考》中指出：文件與檔案是存在著部分質(zhì)變關(guān)系的同一事物的兩個不同發(fā)展階段，它們雖然有著共同的本質(zhì)規(guī)定，但文件更加強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)行性或現(xiàn)行性與半現(xiàn)行性，而檔案則更加強(qiáng)調(diào)其歷史性。角度二：“同一事物同一概念”論?！斑@種觀點認(rèn)為文件與檔案屬于同一概念，它們只不過是同一概念下的不同語詞而已，一切文件都是檔案?！崩?，上述的法國和拉丁美洲的一些國家對檔案的定義，我國的一些學(xué)者也持這樣的觀點，如王茂躍在《文件與檔案有本質(zhì)區(qū)別嗎?》一文中認(rèn)為：文件與檔案是本質(zhì)屬性相同的同一事物，文件與檔案不可能有本質(zhì)上的區(qū)別。

2．1．2 兩種事物論。角度一：認(rèn)為文件與檔案處于不同的階段，性質(zhì)和作用不同，是兩種不同的事物。陳作明撰文指出：“文件與檔案，若從其內(nèi)容及載體來分析，無疑是同一事物，至少是絕大多數(shù)的文件與檔案如此，但是，從使用價值的角度分析，無疑已發(fā)生了質(zhì)的變化，應(yīng)當(dāng)看作是兩種不同性質(zhì)的事物，這可以說是同一事物在其不同發(fā)展階段演變成的不同質(zhì)的事物。”角度二：將檔案視為集合體概念，認(rèn)為文件是檔案的因素，檔案是文件的組合，因而檔案與文件不是同一事物。其主要代表人物是王玉聲、王榮聲，他們認(rèn)為：“檔案是擁有一定內(nèi)部聯(lián)系的集合統(tǒng)一體”，“單獨抽出集合體中任何一份文件(材料)都不能稱之為檔案，應(yīng)立卷歸檔或可立卷歸檔的材料乃檔案的前身，與檔案是兩個完全不同的概念?！辈粌H如此，“即使是構(gòu)成檔案集合體的文件材料，與檔案仍然是相互獨立的，沒有任何交叉關(guān)系的概念?！?/p>

2．2 文件是否可以作為檔案的屬概念

2．2．1文件是檔案的屬概念。認(rèn)為文件可以作為檔案屬概念的學(xué)者確信文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件轉(zhuǎn)化來的。上文中提到的前蘇聯(lián)、美國等國家檔案的定義都是這一類型。在我國持這種論點的學(xué)者很多，例如，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院張煌明、王茜在《檔案定義應(yīng)以文件為屬概念》一文中闡述了自己的理由，他們認(rèn)為以文件為檔案的屬概念符合定義規(guī)則，揭示了檔案的外延與內(nèi)涵、檔案與文件的差異與聯(lián)系，文件與檔案相對，文件是屬概念，是上位概念，檔案是種概念，是下位概念，文件與檔案是具有從屬關(guān)系的兩個概念，檔案這一概念包含在屬概念文件之中，文件的外延比檔案的外延要大。因此，以文件為屬概念的檔案定義，符合定義規(guī)則，體現(xiàn)了檔案的起源及檔案一詞的由來。

2．2．2 文件不是檔案的屬概念。有不少學(xué)者認(rèn)為文件不是檔案的屬概念。但他們在具體論述時存在著不同的見解，大致有以下三種說法：“第一種是認(rèn)為文件與檔案這兩個概念外延之間是部分重合關(guān)系(交叉關(guān)系)，李富英、楊愛東認(rèn)為：有的文件是檔案，有的文件又不是檔案，同時有的檔案又不是文件。文件與檔案兩個概念有部分重合，從《形式邏輯》上也是講得通的，所以文件不能作為檔案的屬概念。第二種是認(rèn)為檔案絕不是一種文件，因為檔案與文件兩者可相互轉(zhuǎn)化。張輯哲運用形式邏輯的原理認(rèn)為在概念上具有屬種關(guān)系的轉(zhuǎn)化雙方，不應(yīng)在概念上相互定義，所以文件并不能成為檔案的屬概念。第三種是認(rèn)為檔案的概念要大于文件的概念，劉東斌提出定稿是檔案，而文件則是定稿的復(fù)制件，檔案與文件的關(guān)系是復(fù)制與被復(fù)制的關(guān)系，而且尚有大量的不是文件定稿的原始記錄物，如封建時代的起居注和現(xiàn)代的機(jī)關(guān)會議記錄、工作筆記等，這些與文件定稿不沾邊，而文件只是文件定稿復(fù)制來的，所以說文件的概念小于檔案的概念”。

2．3 歸檔是否是文件與檔案的分界線

在以往的檔案學(xué)著述中，歸檔被視為檔案的保存要素問題加以探討，并有兩種不同觀點。

2．3．1 歸檔是文件成為檔案的轉(zhuǎn)化條件。絕大多數(shù)檔案學(xué)家將保存因素列為構(gòu)成檔案定義的條件之一，只有保存到檔案館的文件才是檔案，才賦予其特殊的檔案屬性。例如：何嘉蓀認(rèn)為歸檔是文件劃為檔案部門或人員監(jiān)督管理的行為或過程，它實質(zhì)上是人們正式承認(rèn)文件的檔案價值開始對其施行更進(jìn)一步科學(xué)管理的行動。通過歸檔，文件就從法律上受到保護(hù)并被賦予了更權(quán)威的事后憑證作用，所以歸檔不僅僅是文件的轉(zhuǎn)手和移交，它是一種具有重大意義的法律性、歷史性行動。

2．3．2歸檔不能作為文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件。文件轉(zhuǎn)化為檔案是由其內(nèi)在質(zhì)的變化一文件價值演變所決定，歸檔保存只是這種變化的要求和外現(xiàn)形式，因此，文件只要具備作為檔案的保存價值，無論是否進(jìn)入檔案館這一“特區(qū)”，都已成為檔案。如：百思特認(rèn)為：現(xiàn)行文件即使歸檔后也不是檔案，仍是現(xiàn)行文件，只有當(dāng)它成為真實的歷史記錄時才可能成為檔案，歸檔不是文件進(jìn)入檔案階段的標(biāo)志。

3 啟示

百年來表述檔案概念的定義有許多種，但是筆者同意我國檔案概念外延的設(shè)定應(yīng)該如美國一樣，從非現(xiàn)行期開始，即文件只有進(jìn)入非現(xiàn)行期，成為非現(xiàn)行文件時，才有可能成為檔案，也就是說在我國檔案是以文件為屬概念的，現(xiàn)行文件是檔案的前身，但只有非現(xiàn)行文件中具有保存價值并已經(jīng)保存下來的那部分才是檔案。

(作者單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院)