電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔方案構(gòu)建研究

摘 要：隨著我國電子政務(wù)建設(shè)的深入，電子政務(wù)信息數(shù)量已經(jīng)日趨龐大，且在持續(xù)增長之中，其如何歸檔成為各檔案館面臨的突出問題、本文分析了電子政務(wù)信息歸檔前管理格局與技術(shù)狀況，簡要剖析了現(xiàn)有的電子政務(wù)信息歸檔技術(shù)方法——轉(zhuǎn)換介質(zhì)法、脫機(jī)存儲(chǔ)法、數(shù)字介質(zhì)目錄管理法、光盤塔全文檢索管理法，在此基礎(chǔ)之上探索性地提出了一種電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔的管理技術(shù)解決方案。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù) 歸檔 信息管理

隨著我國電子政務(wù)建設(shè)的深入，電子政務(wù)信息數(shù)量已經(jīng)日趨龐大，且在持續(xù)增長之中，其如何歸檔成為各檔案館面臨的突出問題。目前，一些發(fā)達(dá)國家已經(jīng)開始為電子政務(wù)信息歸檔制定了有關(guān)的法規(guī)與管理規(guī)章，劃定不同類別的電子政務(wù)信息的保留時(shí)間，以及備份級(jí)別。如，美國就已出臺(tái)了相當(dāng)數(shù)量的法規(guī)條例，規(guī)范電子政務(wù)信息的存儲(chǔ)、可用性和處置方式。

1 電子政務(wù)信息歸檔前的狀態(tài)分析

1．1 管理層面：各部門信息離散割據(jù)格局

我國一些政府部門在進(jìn)行電子政務(wù)信息資源建設(shè)時(shí)，習(xí)慣性地沿用了傳統(tǒng)行政體系管理思路，將部門之間的信息界限首先劃分清楚，從而不可避免地導(dǎo)致了電子政務(wù)信息格局的離散型，離散型電子政務(wù)信息格局阻礙著電子政務(wù)的縱深發(fā)展。與此同時(shí)，電子政務(wù)信息資源的所有權(quán)、采集權(quán)、開發(fā)權(quán)、經(jīng)營權(quán)的歸屬、轉(zhuǎn)移及相關(guān)管理原則還不明確，造成了不少政府部門將電子政務(wù)信息資源的產(chǎn)權(quán)歸屬部門化，這又在一定程度上導(dǎo)致了電子政務(wù)信息資源的部門割據(jù)局面。

1．2 技術(shù)層面：多類文件格式共生狀態(tài)

在電子政務(wù)建設(shè)的大前提下，政府各職能部門的電子政務(wù)建設(shè)并不是同時(shí)開展的，而且基于業(yè)務(wù)職能及其工作流程的不同，各政府部門所選用的硬件、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件也不完全相同，這必然造成各部門產(chǎn)生的電子政務(wù)信息在文件類型和存儲(chǔ)內(nèi)容格式方面存在差異。由此，電子政務(wù)信息在歸檔前，不可避免地會(huì)存在著“多類文件格式共生”狀態(tài)。其信息類型與常見文件格式主要有：

1．2．1 常用靜態(tài)文件類。典型常用的靜態(tài)文件，是以寫字板、文本編輯器、圖像編輯軟件以及Mi-crosoft公司office系列軟件編輯產(chǎn)生的文本文件或靜態(tài)的圖像文件。常見的文本靜態(tài)文件格式有TXT、DOC、WSP、RTF、HTML等，常見的圖像靜態(tài)文件有GIF、JPEC、TIFF、PNG等。這類文件信息很難用同一種編輯器進(jìn)行統(tǒng)一瀏覽，很難采用同一種格式來存儲(chǔ)。

1．2．2 應(yīng)用依賴型圖文檔類。一些政府部門的辦公自動(dòng)化軟件采用IBM公司的Lotus Note開發(fā)平臺(tái)、Super Base以及其他商用軟件的數(shù)據(jù)庫前臺(tái)開發(fā)工具等，其電子圖文信息存儲(chǔ)在這些廠家自定義的數(shù)據(jù)格式文件中，有些電子政務(wù)信息內(nèi)容可以通過此類廠家提供的接口程序轉(zhuǎn)換成為較為通用的文件格式，有的則無法轉(zhuǎn)換，必須采用其特定的應(yīng)用環(huán)境才能打開。這就在電子政務(wù)信息資源中存在著一部分特殊的文件格式，必須依賴于特定的應(yīng)用環(huán)境才能識(shí)別讀取。

1．2．3 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件類。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件主要包括兩大類型：一是以單機(jī)桌面數(shù)據(jù)庫，如Ac—CCSS、FoxPro等；二是大型網(wǎng)絡(luò)化關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，如Oracle、SQLServer、Informix及DB2存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫文件信息。政府各部門的信息系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)庫類別不完全相同，雖然這些數(shù)據(jù)庫廠商大都提供了能夠轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式的接口程序，但轉(zhuǎn)換不一定能保證100％數(shù)據(jù)的正確無誤。

1．2．4電路、工程設(shè)計(jì)等特定圖形文件類。電路、工程設(shè)計(jì)等特定圖形文件與電路設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)所采用的繪圖平臺(tái)密切相關(guān)，甚至與當(dāng)時(shí)所使用的統(tǒng)一畫圖工具的版本相關(guān)，可以說這些文件離開這些特定的設(shè)計(jì)環(huán)境平臺(tái)是沒有任何價(jià)值和意義的。

1．2．5 數(shù)字音視頻文件類。目前常見的音頻文件格式有WAV、RM、WMA、MP3、MIDI等，視頻文件格式有ASF、RM、QuickTime、AVI、MEPG、MPG、DAT等。音視頻信息在儲(chǔ)存歸檔過程中涉及到數(shù)據(jù)取樣、壓縮和編碼等方式有關(guān)的算法及標(biāo)準(zhǔn)，以及與數(shù)字音視頻信息的應(yīng)用平臺(tái)和環(huán)境直接相關(guān)的背景信息。隨著多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和日益普及，數(shù)字音視頻資源占信息資源的比重越來越大，因此在電子政務(wù)信息資源建設(shè)中，也得到了越來越多的關(guān)注。

2 現(xiàn)有電子政務(wù)信息歸檔方式的分析

隨著電子政務(wù)建設(shè)的深入開展，電子政務(wù)信息大量產(chǎn)生，如何歸檔成為各檔案館面臨的突出問題。隨著問題的產(chǎn)生，一些檔案工作者和研究人員開始著手探討這一具有重要現(xiàn)實(shí)意義的前沿性問題的解決方案。下文首先將現(xiàn)有幾種嘗試性的電子政務(wù)信息歸檔技術(shù)解決方法進(jìn)行簡要?dú)w納與分析，從中吸取可茲借鑒的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)：

2．1 轉(zhuǎn)換介質(zhì)法。這是很多檔案館到現(xiàn)在一直采用的歸檔方式，其優(yōu)點(diǎn)是檔案工作按部就班，不會(huì)出現(xiàn)很大的失誤。但隨著電子政務(wù)建設(shè)的逐漸開展，以及社會(huì)公眾對(duì)數(shù)字檔案查詢率的提高和利用深度的增大，這種單一機(jī)械式的歸檔模式容易受到?jīng)_擊，并且難以滿足發(fā)展需求。

2．2 脫機(jī)存儲(chǔ)法。這也是我國起初制定電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)中要求的基本方式。這種歸檔方式的缺點(diǎn)是每張光盤上存儲(chǔ)的真正有價(jià)值的檔案信息比較少，并且利用效率不高，在對(duì)歸檔的電子政務(wù)信息進(jìn)行查詢利用時(shí)，必須安裝各類背景應(yīng)用環(huán)境軟件，然后才能夠?yàn)g覽其全部信息內(nèi)容。

2．3 數(shù)字介質(zhì)目錄管理法。條件好的單位將數(shù)字介質(zhì)的目錄信息采用計(jì)算機(jī)的單機(jī)、局域網(wǎng)、專網(wǎng)、廣域網(wǎng)等方式管理起來，使利用者通過查詢數(shù)字檔案目錄信息了解檔案資源的概況，但如需查閱數(shù)字檔案全文信息還必須親自到檔案館按照管理規(guī)定借閱利用。在實(shí)際工作中，很多單位為了查詢方便，并減少光盤的磨損度，將光盤中的內(nèi)容打印出來同時(shí)以紙質(zhì)檔案保存起來，這就是目前很多檔案館常采用的“雙軌制”歸檔方式。但是，很多單位采用這種“雙軌制”歸檔方式之后，幾乎很難真正長久實(shí)施下去，由于屬于歸檔范圍的電子政務(wù)信息數(shù)量過于龐大，不可能全部打印出來，即使打印出來，以現(xiàn)有檔案館的有限庫房容量也難以滿足這種持續(xù)膨脹的信息存儲(chǔ)空間要求，

2．4 光盤塔全文檢索管理法。“光盤塔全文檢索”，就是引進(jìn)自動(dòng)化操作光盤庫的電子設(shè)備，以光盤目錄管理為核心，建立搜索引擎，通過檢索光盤目錄并訪問到光盤上存儲(chǔ)的原文信息。這種管理方式在一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚的省市級(jí)檔案館已經(jīng)有應(yīng)用案例。但是，如果要推廣到所有檔案保管單位存在一定的難度，存在難度的原因還在于資金和技術(shù)兩方面，而且在光盤及其存儲(chǔ)內(nèi)容的管理上工作量比較大。

3 電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔解決方案的構(gòu)建

在前文分析電子政務(wù)信息的歸檔前狀況以及現(xiàn)有的四種嘗試性歸檔技術(shù)方法的基礎(chǔ)之上，本文意在探討一種電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔的解決方案，主要內(nèi)容如下圖所示：

如上圖所示，電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔解決方案包括了管理層面與技術(shù)層面兩方面的內(nèi)容：

3．1 管理層面：“政務(wù)信息中心一文件服務(wù)中心—檔案中心”歸檔管理體系

電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔解決方案，在管理層面上可以體現(xiàn)為“信息中心—文件服務(wù)中心—檔案中心”關(guān)聯(lián)歸檔管理體系，其主要內(nèi)容包括：

3．1．1 在歸檔管理體系上，首先，可以考慮在電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)立“政務(wù)信息中心”，負(fù)責(zé)收集電子政務(wù)系統(tǒng)即時(shí)產(chǎn)生的各種電子政務(wù)信息，并管理經(jīng)過系統(tǒng)化、知識(shí)化處理的政務(wù)信息并提供利用；其次，在檔案館中可以考慮建立綜合處理歸檔電子政務(wù)信息的“文件服務(wù)中心”，負(fù)責(zé)接收“政務(wù)信息中心”移交的電子政務(wù)信息資源，進(jìn)行信息存儲(chǔ)和提供利用等活動(dòng)；最后，就是各檔案館現(xiàn)在已經(jīng)存在的檔案中心，該中心可以負(fù)責(zé)對(duì)文件中心移交的歸檔電子政務(wù)信息進(jìn)行有關(guān)的分類、鑒定、整理、保存或銷毀等系統(tǒng)化整理工作，形成具有知識(shí)屬性的電子政務(wù)檔案信息資源庫。這樣一來， “政務(wù)信息中心”、“文件服務(wù)中心”與“檔案中心”就關(guān)聯(lián)互動(dòng)起來，如此循環(huán)往復(fù)，電子政務(wù)信息就可以在電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)與檔案館之間有序地流動(dòng)，形成一個(gè)信息及時(shí)流轉(zhuǎn)、有序存儲(chǔ)的電子政務(wù)信息歸檔系統(tǒng)。

3．1．2 在歸檔管理流程上，相比較而言，傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)流程是一個(gè)緊密銜接、環(huán)環(huán)相扣、順序和時(shí)間不可逆性的單一性的線性流程。然而，電子政務(wù)信息由于其處于全新的技術(shù)平臺(tái)之上，具有區(qū)別于紙質(zhì)文件的特性，傳統(tǒng)的檔案管理理念和工作方式已經(jīng)不再完全適用于電子政務(wù)信息歸檔和管理。電子政務(wù)信息業(yè)務(wù)流程因此具有明顯的非線性特征，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流程和內(nèi)容發(fā)生了變化，如，在傳統(tǒng)檔案環(huán)境下是先鑒定后歸檔再著錄，而電子政務(wù)環(huán)境下在文件現(xiàn)行階段就需要進(jìn)行賦予標(biāo)識(shí)、分類、著錄等業(yè)務(wù)工作，并且在此之后的流程和工作中也是不斷地相互穿插和銜接。

3．2 技術(shù)層面：“目錄全文關(guān)聯(lián)歸檔”技術(shù)方案

電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔解決方案，在技術(shù)層面上可以體現(xiàn)為“目錄全文關(guān)聯(lián)歸檔”技術(shù)方案，這是針對(duì)現(xiàn)有“雙軌制”歸檔技術(shù)模式而采取的一種改良的可行歸檔方法，主要內(nèi)容就是將電子政務(wù)信息分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并將電子原文與電子目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，將電子政務(wù)信息的目錄與電子政務(wù)信息的全文進(jìn)行捆綁，將目錄信息存放在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，而電子全文可以選擇存放在文件服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫的二進(jìn)制存儲(chǔ)對(duì)象類中的任何一種。此處值得一提的是，前文中所分析過的電子政務(wù)信息歸檔前所呈現(xiàn)的五種主要技術(shù)格式的電子政務(wù)信息，其中除關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件信息外，其余四種都可以選擇以文件服務(wù)器方式來存儲(chǔ)。

利用者可以通過查詢到目錄信息而了解電子政務(wù)信息歸檔狀況，如需查閱歸檔電子政務(wù)信息全文，可以通過向信息管理人員申請信息利用權(quán)限，獲取信息利用權(quán)限之后，就可以通過在線數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)直接調(diào)閱利用。在實(shí)際工作中，出于信息安全的考慮，會(huì)將數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容多種方式備份，比如在線異地備份、光盤備份、有選擇性地打印出有重大價(jià)值的電子政務(wù)信息全文。電子政務(wù)信息“目錄全文關(guān)聯(lián)歸檔”技術(shù)方案，立足于檔案利用者的需求，分析電子政務(wù)信息的生命周期，在實(shí)踐應(yīng)用中了解電子政務(wù)信息被利用的范圍、特點(diǎn)和頻率，同時(shí)結(jié)合歸檔業(yè)務(wù)員以及檔案管理者的工作需要，對(duì)電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔進(jìn)行合理技術(shù)規(guī)劃，體現(xiàn)“以客戶為中心”管理理念。

4 結(jié)語

電子政務(wù)是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的有機(jī)融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以應(yīng)用為靈魂，以便民為目的的現(xiàn)代化政府管理模式。從長遠(yuǎn)來看，電子政務(wù)不能僅僅停留在發(fā)布與政府有關(guān)的靜態(tài)信息上，而要最終實(shí)現(xiàn)政府信息資源與社會(huì)信息資源的無縫集成，從而使政府真正實(shí)現(xiàn)管理信息化和決策科學(xué)化的新型管理模式；而與此同時(shí)，就我國目前情況看，檔案作為一種重要的原生性資源，卻長期不為社會(huì)所重視。實(shí)施電子政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化歸檔解決方案，可以構(gòu)建一個(gè)管理與技術(shù)平臺(tái)，讓電子政務(wù)信息通過檔案部門經(jīng)過歸類整理之后提供給社會(huì)公眾利用，并同時(shí)對(duì)歸檔電子政務(wù)信息進(jìn)行備份保管，這將是電子政務(wù)縱深發(fā)展與數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的合理途徑與必然趨勢。

(作者單位：清華大學(xué)公共管理學(xué)院，中山大學(xué)資訊管理系)