關(guān)于館藏檔案排架問題的對話

一束草根：在檔案館的館藏檔案排架中，一般都要在一個現(xiàn)行機(jī)關(guān)構(gòu)成的全宗后面留有一定空位，為的是以后進(jìn)館檔案的存放，以便使一個現(xiàn)行機(jī)關(guān)構(gòu)成的全宗能夠集中在一起保管，保持其檔案的聯(lián)系。我認(rèn)為，這種做法是不妥當(dāng)?shù)摹Ｒ驗椋还芪覀兞舻目瘴挥卸嗌伲加幸惶鞎M的。而且每一個機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案的多少是不一樣的，就是一個機(jī)關(guān)每年產(chǎn)生的檔案也是不一樣的，因此，我們是不可能把預(yù)留的空位留得很準(zhǔn)確的。這樣，不管是一年一接收還是五年或二十年一接收，都有可能存在接收一次倒一次柜架的現(xiàn)象，如果不倒架就有可能使有限的柜架空間被浪費(fèi)。如果是長時間的不接收，實際上就是浪費(fèi)柜架空間。而且，即便是預(yù)留的空位很合適，但也有一天會排滿的，到那時要么倒架，要么把一個全宗分散保管。恐怕到那時唯一的選擇是把一個全宗分散保管，因為。倒架的勞動量太大。所以我認(rèn)為館藏檔案排架不必在每一個全宗后面留一定空位。以后再接收。另外再排，依據(jù)目錄把它們聯(lián)系在一起就可以了，不必講究形式上的聯(lián)系。不知各位網(wǎng)友以為如何?

泊客：庫容問題一直是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館面臨的難題，一方面總體上講庫容不夠用，另一方面庫房又從來沒有“齊裝滿員”過，整個檔案館就像是個“架子師”。這其實是一種資源浪費(fèi)，這種浪費(fèi)在資源相對匱乏的檔案部門來說是值得注意的。這種現(xiàn)象也許有一定的普遍性，因為沒有詳細(xì)的統(tǒng)計資料，不能輕易下定論。在具體實施方法上可以有所不同：如果是每個全宗每年都有新的檔案進(jìn)館，還是預(yù)留一定空位為好，預(yù)留空位量以5至10年為好：如果5至10年才進(jìn)一次館。就不必預(yù)留空位，或者為形成量較少的單位預(yù)留一至兩個接收周期的空位，而對形成量較大的單位不留空位。至于倒庫，10年倒一次也沒什么不可以。

這幾天，就這個問題我與管理科的同志進(jìn)行了交流。得出的結(jié)論是預(yù)留空間占庫容最少有總庫容的1/4到1/5。就是到了建館初的預(yù)期設(shè)計年限，仍然有相當(dāng)數(shù)量的預(yù)留空間閑置。原因有二：一是預(yù)留空間的測算本來就是無法精確的估算：二是為了保證預(yù)留空間夠用，在計算預(yù)留空間時我們往往盡可能的“高估寬算”。

滄海一粟：這兩天腦子里一直在思考“倒架好”、“留空好”還是“另排好”，現(xiàn)就這三種方法談一談自己一些不太成熟的看法。

關(guān)于“倒架(柜、庫)法”。其理論依據(jù)是全宗檔案不可分散性原則。這種方法雖然為相當(dāng)一部分檔案館尤其是館藏檔案數(shù)量相對較小的市、縣級檔案館所運(yùn)用，但從長遠(yuǎn)看，這種方法費(fèi)時費(fèi)力，館藏檔案數(shù)量相對較小時也許還能行得通，一旦館藏檔案數(shù)量達(dá)到一定程度，這種方法恐怕很難再行得通。另外，“倒架(柜、庫)法”后新寫目錄要花費(fèi)一定人力和物力，就是實施計算機(jī)管理的目錄重新打印時更改檔案存放位置情況也要花費(fèi)一定人力和物力。所以。我認(rèn)為，“倒架(柜、庫)法”雖然理論依據(jù)“根紅苗正”，但因費(fèi)時費(fèi)力，從長遠(yuǎn)看義難行得通，故非長久之計，當(dāng)為下策。

關(guān)于“留空法”。其理論依據(jù)從根本上說也是全宗檔案不可分散性原則。但問題的關(guān)鍵是怎樣留空、留多少空，正像“泊客”所說的“預(yù)留空間的測算本來就是無法精確的估算：為了保證預(yù)留空間夠用，在計算預(yù)留空間時我們往往盡可能的‘高估寬算’。”這樣又會帶來一個新的問題，我們應(yīng)該“高估寬算”多少，哪些全宗應(yīng)多“高估寬算”，哪些全宗應(yīng)少“高估寬算”，如果都多“高估寬算”，恐怕又沒有那么多的閑置空間。一束草根說得好：“即便是預(yù)留的空位很合適，但也有一天會排滿的。”到那時，同樣存在“倒架(柜、庫)”問題。所以，我認(rèn)為，從長遠(yuǎn)看，“留空法”也非萬全之策，但無論如何，這種方法較“倒架(柜、庫)法”，要節(jié)省一部分人力和物力，當(dāng)為中策。

關(guān)于“另排法”。這種方法似乎有悖于“全宗檔案不可分散性原則”，恐怕一時很難為大多數(shù)檔案界同仁所接受。但我認(rèn)為可行，和“全宗檔案不可分散性原則”也不完全矛盾，因為同一全宗的檔案畢竟還保存在同一檔案館里。再說，同一全宗的永久檔案和長期檔案不是也沒有放在同一檔案館的同一庫房里，而是分別放在不同的庫房里嗎?為什么不同時間接收的同一全宗的檔案不能另排呢?正像一束草根說的“不必講究形式上的聯(lián)系”。當(dāng)然。我們可以把同一全宗的檔案目錄放在一起，以便于檢索利用時查找使用。這令我想起辦公地點分散的立檔單位的檔案的“集中統(tǒng)一管理”，不是也在統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理下，只將檔案目錄統(tǒng)一保管，而檔案實體分別保管嗎?總之，雖然我一時還很難為“另排法”找到相對充足的理論依據(jù)，但我認(rèn)為“另排法”與“倒架(柜、庫)法”和“留空法”相比，可以節(jié)省時間和大量的人力、物力、財力，使檔案館可以騰出更多的時間和力量去干更重要的事情，從這個意義上說。“另排法”當(dāng)為上策。 。隨著館藏檔案排架問題研究討論的深入和檔案館實踐工作的發(fā)展，我認(rèn)為“另排法”必將為檔案界所認(rèn)可并在館藏檔案排架實際工作中得到廣泛運(yùn)用。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)