對部分館藏資料參照檔案進行管理的認識

從張懷珍提供的材料看，筆者認為其提出的問題實際上包含兩個方面：一是部分館藏資料能否參照檔案進行管理：二是對參照檔案進行管理的資料如何確定全宗歸屬，如何確定全宗名稱。

從理論上講，檔案與資料有本質(zhì)區(qū)別，其整理方法截然不同。一般情況下，我們應(yīng)將兩者分別整理和保管。但是。由于我省舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案保存下來的較少，人們了解一段歷史往往依靠相關(guān)資料，特別是那些稀有、珍貴的資料已發(fā)揮了檔案的作用。因此，從有利于保護稀有、珍貴資料的角度考慮，筆者基本同意張懷珍提出的將部分資料參照檔案進行管理的觀點。鑒于目前對此還沒有相關(guān)規(guī)定，也沒有形成統(tǒng)一認識，筆者建議南陽市檔案館從以下幾點來把握參照檔案進行管理的資料范圍和標準：一是堅持以本級或本區(qū)域內(nèi)機關(guān)、社會機構(gòu)形成的資料為主的原則：二是堅持價值原則，即挑選內(nèi)容上重要、有獨特性的資料，這些資料不但能釋疑解惑、印證歷史，也能作為了解歷史的參考、憑證；三是堅持拾遺補闕的原則，即所選資料應(yīng)能夠補充檔案內(nèi)容的不足，有利于形成完整的檔案館藏體系。按照以上原則，我們對張懷珍文中所列的資料能否參照檔案進行管理做一些初步判斷：第一類的全部(建國前南陽各級衙署編修的府志、縣志)、第四類的全部(民國時期南陽前鋒報社的資料)、第五類的全部(宛西自治資料)、第六類的一部分(鎮(zhèn)平青年報、鎮(zhèn)平建設(shè)報、宛南民報)可以參照檔案進行管理，其余的則不能參照檔案進行管理。

對參照檔案進行管理的資料如何確定全宗歸屬及所屬全宗名稱。筆者認為應(yīng)遵循以下原則：一是能歸入相關(guān)全宗的，就歸入相關(guān)全宗，不再單列全宗；二是能用主體全宗名稱的，用主體全宗名稱。不用客體全宗名稱；三是能夠確定檔案資料全宗歸屬的，就使用明確的、規(guī)范的全宗名稱，不用檔案匯集名稱。按照這個原則，筆者建議南陽市檔案館在確定上述可以參照檔案進行管理的資料全宗歸屬及所屬全宗名稱時可做如下處理：第一類(建國前南陽各級衙署編修的府志、縣志)可歸入建國前南陽各級相應(yīng)時期的衙署全宗。如館藏缺少個別縣衙全宗。可將該縣志歸人南陽府衙全宗：對第四類(民國時期南陽前鋒報社的資料)，張懷珍文中的想法大體可行，筆者只是擔心此全宗檔案資料數(shù)量太少，可將其歸入主管單位全宗，其資料可作為主管單位全宗中的一類；第五類(宛西自治資料)設(shè)立一個全宗是可以的。只是全宗名稱問題，最好用主體全宗名稱：第六類中的鎮(zhèn)平青年報、鎮(zhèn)平建設(shè)報、宛南民報可按照所屬關(guān)系歸入各自主管單位全宗。

上述對部分館藏資料參照檔案進行管理的做法，將有助于稀有、珍貴資料的搶救和保護。同時。筆者還提醒有關(guān)檔案館，上述做法一定要慎重使用，決不能使之泛化和濫化。通常情況下，檔案館應(yīng)嚴格區(qū)分檔案和資料，并按照有關(guān)規(guī)定對它們分別進行整理和保管。若確實需要對部分館藏資料參照檔案進行管理，有關(guān)檔案館要按照本文提出的原則和方法開展此項工作。

(作者單位：河南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處)

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)