回顧過(guò)去，展望未來(lái)澳大利亞國(guó)家檔案館電子文件管理３０年

Simon Davis著 章燕華 摘譯

發(fā)動(dòng)變革的引擎30多年前，澳大利亞國(guó)家檔案館(下簡(jiǎn)稱國(guó)家館)首次接收移交進(jìn)館關(guān)于石油開(kāi)發(fā)勘測(cè)中海底爆破的數(shù)量龐大的計(jì)算機(jī)文件。1991年，Steve Stuckey所著的《The good oil for Australia：petroleum data》記錄了國(guó)家檔案館早期管理石油開(kāi)發(fā)文件的經(jīng)歷。推動(dòng)國(guó)家館對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存問(wèn)題對(duì)策的發(fā)展有兩個(gè)因素，除了上述早期計(jì)算機(jī)文件管理經(jīng)歷之外，還與國(guó)家館的機(jī)構(gòu)文化——處理當(dāng)代電子文件管理問(wèn)題前瞻的眼光和務(wù)實(shí)的態(tài)度——關(guān)系密切。國(guó)家館專注于制定能夠反映未來(lái)政府文件管理發(fā)展趨勢(shì)的戰(zhàn)略。從20世紀(jì)50年代注重為政府機(jī)構(gòu)人員提供文件管理培訓(xùn)。到60、70年代提供聯(lián)邦文件系列系統(tǒng)以及過(guò)去30年對(duì)數(shù)字文件和文件管理實(shí)踐前端管理可以看出，國(guó)家檔案館樂(lè)于接受創(chuàng)新。

20世紀(jì)70年代國(guó)家館接收石油開(kāi)發(fā)文件和其他機(jī)讀文件。

20世紀(jì)80年代中期，開(kāi)始鑒定計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)。到1988年，制定檔案處置手冊(cè)，包括電子文件鑒定指南，這個(gè)時(shí)期國(guó)家館處理電子文件的方法還是基于傳統(tǒng)思維，即移交后電子文件管理采取紙質(zhì)文件管理方式。文件管理建議的口號(hào)就是“需要它!打印它!把它立卷歸檔!”(Need It!Print It!File It!)，國(guó)家館還建議那些有適當(dāng)紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。

到了20世紀(jì)90年代早期，很顯然對(duì)電子文件的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再是長(zhǎng)期保存的萬(wàn)全之策了。早期石油開(kāi)發(fā)文件的利用面臨著威脅，這種威脅不是由于計(jì)算機(jī)磁帶載體物理退化而是緣于解碼的計(jì)算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)格式的過(guò)時(shí)。為此。1992年，國(guó)家館開(kāi)始了一項(xiàng)重大的研究項(xiàng)目：電子文件項(xiàng)目，項(xiàng)目的主要目標(biāo)就是起草一套電子文件管理指南。1992年10月，在為期一天的文件管理團(tuán)體會(huì)議上指南草案被提交。這次會(huì)議的論文集《Managing Electronic Records》標(biāo)志著電子文件檔案化管理路徑的轉(zhuǎn)折。

范式的轉(zhuǎn)變：分布式保管

《Managing Electronic Records》表明了對(duì)“具有檔案價(jià)值的電子文件需要由國(guó)家館保管”這種預(yù)期的嚴(yán)重背離。指南草案中提出了與傳統(tǒng)保管范式不同的電子文件分布式保管模式，同時(shí)在紐約州檔案與文件管理署也采取了同樣的做法。David Bearman和Margaret Hedstom在《Reinventing archives for electron-ic records：alternative service delivery options》一文中也記錄了紐約州的部分工作。同時(shí)David Bearman在20世紀(jì)90年代早期幾次訪問(wèn)澳大利亞并在這里找到了他檔案思想的知音。Bearman與澳大利亞檔案工作者惺惺相惜使得他們開(kāi)展了富有成果的對(duì)話，Bearman參加了1993年的會(huì)議，這對(duì)AS4390中所述“八步走”方法論的制定意義重大。

1993至1994年，澳大利亞國(guó)家檔案館在世界上第一次提出了富有爭(zhēng)議的電子文件分布式保管方法。在1994年11月Playing for Keeps會(huì)議中，Stephen Ellis和Steve Stuckey做了名為《Australian Archives'approach to preserving long-term access to the Commonwealth's electronic records》的聯(lián)合發(fā)言，第一次正式地提出了分布式保管。國(guó)家館認(rèn)為，需要一種新的電子文件管理方法，保存有價(jià)值的電子文件最好的方法就是保證澳大利亞政府機(jī)構(gòu)高標(biāo)準(zhǔn)地管理其電子文件。電子文件一旦形成就應(yīng)該被維護(hù)和保存在形成機(jī)構(gòu)的現(xiàn)行系統(tǒng)中：而國(guó)家館應(yīng)當(dāng)扮演標(biāo)準(zhǔn)的制定者和建議的給予者來(lái)保證電子文件得到良好管理。

20世紀(jì)90年代中后期，國(guó)家館制定了一系列建議性文件用以幫助政府機(jī)構(gòu)改善其文件管理，尤其關(guān)注電子文件的挑戰(zhàn)。1995年5月頒發(fā)的《Managing Electronic Records：A Shared Responsibility》賦予了文件新的定義(從強(qiáng)調(diào)文件是信息載體轉(zhuǎn)向信息本身)。該文件也闡明了機(jī)構(gòu)和國(guó)家館在電子文件分布式保管環(huán)境下的角色和作用。機(jī)構(gòu)在它們的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件管理功能，在系統(tǒng)中確認(rèn)文件及其價(jià)值、處置具有有限行政價(jià)值的文件，同時(shí)確保對(duì)具有持久價(jià)值文件的獲取。而檔案館則是通過(guò)提供關(guān)于文件保管系統(tǒng)開(kāi)發(fā)或?qū)哂袡n案性質(zhì)的電子文件獲取的政策指導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)和建議，幫助確認(rèn)元數(shù)據(jù)需求，以及加強(qiáng)合作來(lái)鑒定和處置電子文件發(fā)揮作用。國(guó)家館僅在“技術(shù)和資源允許的條件下”扮演保管者的角色。

《Managing Electronic Records》是從高層次闡釋電子文件管理問(wèn)題，而作為其配套成果，《Keeping Electronic Records》則為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的用戶和管理者就如何管理和保存作為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)的電子文件提供了實(shí)際的指導(dǎo)。

國(guó)內(nèi)外的合作與領(lǐng)先

整個(gè)20世紀(jì)90年代，國(guó)家館積極參與澳大利亞文件管理團(tuán)體的合作性活動(dòng)。1995年末，國(guó)家館幫助制定了澳大利亞檔案館理事會(huì)聲明。該聲明強(qiáng)調(diào)了文件保管系統(tǒng)對(duì)電子文件管理的重要性，國(guó)家館工作人員參與了世界上第一個(gè)文件管理標(biāo)準(zhǔn)AS4390(1996)的制定，該標(biāo)準(zhǔn)已成為2001年頒布的國(guó)際文件管理標(biāo)準(zhǔn)IS015489的基礎(chǔ)。1997年以來(lái)，國(guó)家館形成的許多建議性成果都是基于AS4390(后來(lái)是ISO15489)。

國(guó)家館還積極投身于國(guó)際論壇，參與制定和促進(jìn)電子文件問(wèn)題的解決。1992年國(guó)家館工作人員成為ICA電子文件委員會(huì)成員。20世紀(jì)90年代末，國(guó)家館與加拿大國(guó)家檔案館、美國(guó)檔案與文件管理署、英國(guó)公共文件管理署(國(guó)家檔案館)形成“G4”組織，調(diào)研公共部門電子文件管理改進(jìn)的實(shí)踐項(xiàng)目，

在這段時(shí)期，國(guó)家館在支持政府信息技術(shù)辦公室(OGIT)的信息和文件管理共享系統(tǒng)套件中發(fā)揮主導(dǎo)作用。國(guó)家館領(lǐng)導(dǎo)制定的澳大利亞政府定位服務(wù)(AGLS)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)志著國(guó)家館與OGIT合作的高潮。目前所有澳大利亞政府都已經(jīng)采用了AGLS作為著錄網(wǎng)絡(luò)資源的標(biāo)準(zhǔn)。《AGLS Manual for Users，version 1.0》于1998年頒布，國(guó)家館隨即在促進(jìn)AGES使用和維護(hù)中成為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，至此國(guó)家館關(guān)于電子文件的問(wèn)題開(kāi)始受到信息技術(shù)相關(guān)領(lǐng)域的注意。1999至2000年，AGLS修訂，內(nèi)閣批準(zhǔn)的政府在線戰(zhàn)略要求澳大利亞政府公共網(wǎng)站資源著錄使用AGLS元數(shù)據(jù)。為了幫助機(jī)構(gòu)執(zhí)行上述規(guī)定，國(guó)家館成立了AGLS培訓(xùn)項(xiàng)目并建立元數(shù)據(jù)一致性制度。2002年，AGLS元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)成為新的澳大利亞標(biāo)準(zhǔn)，即AGLSMetadata Element Set(AS5044，2002)。

邁入e-permanence

20世紀(jì)90年代后期，國(guó)家館開(kāi)始了雄心勃勃的研究和發(fā)展項(xiàng)目，以世界上首次全國(guó)檔案機(jī)構(gòu)培訓(xùn)運(yùn)動(dòng)——1998年國(guó)家館將政府服務(wù)部門所有檔案人員開(kāi)展了為期一年的現(xiàn)代文件管理專業(yè)發(fā)展項(xiàng)目——為序幕。培訓(xùn)提供的標(biāo)準(zhǔn)和建議都是基于一個(gè)原則：文件管理最佳實(shí)踐就是與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫整合。2000年3月的e-permanence營(yíng)銷運(yùn)動(dòng)和投入使用將此次運(yùn)動(dòng)推向了高潮。e-permanence包含了能夠用于指導(dǎo)機(jī)構(gòu)建立最佳實(shí)踐的文件管理環(huán)境的全方位建議的成果。

《DIRKS：A Strategic Approach to ManagingBusiness Information》，也就是DIRSK手冊(cè)，一直是e-permanence的基石。它是根據(jù)AS4390(后來(lái)的ISO15489)為設(shè)計(jì)和實(shí)施文件管理系統(tǒng)提供具體的指導(dǎo)。DIRSK在全世界范圍內(nèi)得到廣泛的使用。

照亮黑暗的數(shù)字時(shí)代

2000年e-permanence的啟用，為國(guó)家館提供了重新審視其電子文件保管政策的機(jī)會(huì)。

2000年國(guó)家館頒布的《Custody Policy for Com-monwealth Records》向人們傳達(dá)了一個(gè)重要信息：國(guó)家館原則上將承擔(dān)起對(duì)所有具有檔案價(jià)值的電子文件的保管責(zé)任，不管其形式如何。

2000年末，國(guó)家館開(kāi)展了數(shù)字保存項(xiàng)目。項(xiàng)目第一階段工作就是對(duì)電子文件形成概念性認(rèn)識(shí)：電子文件是證據(jù)信息而不是一種實(shí)體形式，具有長(zhǎng)久的檔案價(jià)值。工作的成果就是在2002的數(shù)字保存綠皮書(shū)《An Approach to the Preservation of DigitalRecords》中提到的“essential performance model”。在該綠皮書(shū)出版后，國(guó)家館開(kāi)始著手制定實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存遠(yuǎn)景的操作工具。Xena就是成果之一，它是一種規(guī)格化、呈現(xiàn)、轉(zhuǎn)換數(shù)字文件的應(yīng)用軟件。

一方面新的數(shù)字保存項(xiàng)目正在進(jìn)行之中，另一方面機(jī)構(gòu)文件管理實(shí)踐也在穩(wěn)步推進(jìn)。2001年，國(guó)家館在澳大利亞政府范圍對(duì)評(píng)估文件管理實(shí)踐改進(jìn)效果的態(tài)度展開(kāi)了調(diào)查。2002年，國(guó)家館在對(duì)部分機(jī)構(gòu)文件管理審計(jì)中得到了澳大利亞國(guó)家審計(jì)署的支持，同時(shí)也獲得了公共服務(wù)委員會(huì)的支持，該委員會(huì)在它的服務(wù)狀況報(bào)告中強(qiáng)調(diào)了文件管理事項(xiàng)，

國(guó)家館在設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)和制定指南方面不遺余力。2004年頒布的Digital Recordkeeping：Guidelines forCreating，Managing and Preserving Digital Records，從涉及面來(lái)說(shuō)，是Keeping Electronic Records的繼任者。它們將DIRKS方法置于更廣的文件和管理框架之中，并且為保存自己文件的機(jī)構(gòu)提供了關(guān)于數(shù)字保存策略的最新信息。國(guó)家館還發(fā)行了它的配套文件Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist以幫助機(jī)構(gòu)評(píng)估它們的文件管理績(jī)效。

從如何實(shí)施AS4390和ISO15489最佳實(shí)踐全面的建議到開(kāi)發(fā)數(shù)字保存隨手可用的軟件，國(guó)家館關(guān)于電子文件開(kāi)展的務(wù)實(shí)工作使得其他檔案機(jī)構(gòu)在開(kāi)展它們自己的電子文件項(xiàng)目時(shí)紛紛將目光轉(zhuǎn)向國(guó)家館。國(guó)家館的許多成果在澳大利亞和世界范圍內(nèi)被引用。國(guó)家館和維多利亞州公共文件辦公室的VERS在數(shù)字保存方法上的大體相似，這表明在制定政府檔案館參與公共電子文件管理的最佳方法上它們?nèi)找孢_(dá)成專業(yè)共識(shí)。

2003年，國(guó)家館倡議澳大利亞檔案機(jī)構(gòu)正式聯(lián)合以鞏固和進(jìn)一步推動(dòng)出現(xiàn)的具有澳大利亞特色的數(shù)字文件管理方法。Digital Recordkeeping Initia-tive(DRI)就是聯(lián)合的產(chǎn)物，參與機(jī)構(gòu)包括所有澳大利亞政府檔案館和新西蘭國(guó)家檔案館，2004年形成了《Making，Keeping and Using Digital Records》。在DRI中國(guó)家館與其他機(jī)構(gòu)分享30多年電子文件管理經(jīng)驗(yàn)并且合作以開(kāi)發(fā)下一代檔案工具。

本文摘自Simon Davis，Looking Back to the Fu-ture：30 years of Keeping Electronic Records in theNational Archives of Aflstralia，available at http：//ourhistory.naa.gov.au/libraryflooking_back to future.html(2007-4-11)。

(作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院)