企業(yè)檔案鑒定工作迫在眉睫

一、企業(yè)檔案存在的問題

企業(yè)檔案的鑒定工作是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，多年來，企業(yè)檔案部門一直奉守著“多多益善、來者不拒”的原則，確定保管期限時(shí)也恪守“寧長勿短”的準(zhǔn)則，這樣長年累月積累的結(jié)果，造成了以下問題。

1、企業(yè)室檔案內(nèi)容龐雜、玉石難分，歸檔率雖然很高，但檔案利用率卻難以與之匹配

以我公司的文書檔案為例，檔案利用的內(nèi)容主要集中在合同協(xié)議、各類報(bào)表、上級政策性的法規(guī)、批復(fù)等幾方面。粗略統(tǒng)計(jì)，這些內(nèi)容僅占室存文書檔案的1/4左右，科技、會計(jì)、聲像檔案的利用數(shù)量也非常有限，因此，造成了檔案收集、整理、保管過程中大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2、由于保管期限制定的過長，企業(yè)檔案庫房空間不能忍受檔案的無序增長

目前，多數(shù)企業(yè)檔案庫房的面積沒有增加，條件也未能改善，尤其是不景氣的企業(yè)，情況更不容樂觀，而與此同時(shí)檔案數(shù)量卻在快速增長，檔案數(shù)量龐大與庫房存儲空間有限的矛盾進(jìn)一步加劇。

3、由于企業(yè)檔案的“臃腫”，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案工作的質(zhì)量

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前北京市絕大多數(shù)企業(yè)未對檔案進(jìn)行鑒定 ，大批到期應(yīng)該鑒定、銷毀的檔案依然沉睡在擁擠的檔案庫房內(nèi)。檔案數(shù)量浩大、內(nèi)容龐雜，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案工作效率的提高，同時(shí)由于魚龍混雜、良莠不齊，也使一些真正具有查考利用價(jià)值的檔案淹沒在檔案汪洋之中，影響了其效益的發(fā)揮。這些問題的存在，使開展企業(yè)檔案鑒定工作迫在眉睫、勢在必行。

二、企業(yè)檔案鑒定工作的“三難”

1、投入難的問題

開展檔案鑒定，是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又十分細(xì)致的工作，必須對被鑒定檔案逐卷逐頁地進(jìn)行認(rèn)真審理。目前，企業(yè)檔案室保存的檔案大多采取案卷裝訂的方法，分為厚卷皮及子母卷（小卷皮）兩種。在具體鑒定工作時(shí)，卷中若有不符合保管期限的文件，處理手續(xù)十分繁瑣：（1）拆卷，首先要將不需要繼續(xù)留存的文件剔除，并在卷內(nèi)文件目錄上注明，如剔除文件較多，還需要重新抄寫卷內(nèi)文件目錄，然后再重新組卷。（2）調(diào)整檔號，保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔案號才能保證檔案正常有序地管理和利用。（3）調(diào)整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需要做出相應(yīng)的調(diào)整、更改。可謂是牽一發(fā)而動全身，需要大量的人力、物力、財(cái)力的投入，而近些年隨著企業(yè)改革、改制的發(fā)展，企業(yè)檔案部門人員少、經(jīng)費(fèi)不足，一旦投入這項(xiàng)工作，不僅財(cái)力難以保障，人力投入也很困難，導(dǎo)致鑒定工作難以開展。

2、鑒定尺度難以把握的問題

檔案鑒定，雖然從理論上講有“歷史、全面、發(fā)展”的觀點(diǎn)作指導(dǎo)，在操作上有《檔案保管期限表》、《文件材料歸檔與不歸檔范圍》和1998年財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《會計(jì)檔案管理辦法》等規(guī)定作依據(jù)，但在實(shí)際工作中，由于這些通用性規(guī)定適用于不同的機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位，可操作性不強(qiáng)，在具體的檔案鑒定過程中，往往會由于看問題的角度和觀點(diǎn)不同及理解上的差異，對同一份文件材料的保存價(jià)值產(chǎn)生不同的看法，對其下不同的定論，使鑒定工作難以順利進(jìn)行。

3、畏難思想的問題

進(jìn)行檔案的鑒定，需要鑒定人員具有豐富的文史知識、相關(guān)專業(yè)知識和檔案業(yè)務(wù)等知識，要了解當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)丶氨酒髽I(yè)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等各項(xiàng)工作的發(fā)展和歷史，并根據(jù)對檔案的利用情況及全宗的重要程度來確定檔案的存毀，稍有馬虎或認(rèn)識上的偏差，都有可能造成難以挽回的損失。而企業(yè)檔案部門一方面面對檔案鑒定工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，另一方面，也在一定程度上存在著怕承擔(dān)責(zé)任、怕?lián)L(fēng)險(xiǎn)的保守思想，因此不敢貿(mào)然對檔案進(jìn)行“宣判”，以致開展鑒定工作的積極性不高。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作的對策

1、提高對企業(yè)檔案鑒定工作的認(rèn)識

思想是行動的先導(dǎo)，如果不認(rèn)識鑒定工作的意義，就很難做好這項(xiàng)工作。鑒定工作是企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，應(yīng)與企業(yè)檔案工作的其他工作環(huán)節(jié)同步進(jìn)行，要把企業(yè)檔案的鑒定工作置于企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，而且要貫徹始終，不能偏廢。

鑒定工作的目的就是要分清檔案保存價(jià)值，突出重點(diǎn)，集中主要精力保存有價(jià)值的檔案，減輕庫房保管的負(fù)擔(dān)。在實(shí)踐工作中，要消除檔案鑒定工作中的畏難情緒，克服只追求數(shù)量而忽視檔案質(zhì)量的做法，拋棄把鑒定工作留給后人去做的想法，提高對檔案鑒定工作重要性和必要性的認(rèn)識，把鑒定工作提到議事日程上來，并使之正常開展。這既是檔案工作發(fā)展的客觀要求，也是企業(yè)改革和發(fā)展的需要。

2、科學(xué)制定企業(yè)檔案鑒定工作制度和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和變化，不斷進(jìn)行補(bǔ)充、調(diào)整和修改，使之不斷完善，符合企業(yè)管理的實(shí)際

企業(yè)檔案部門要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，完善企業(yè)檔案鑒定工作制度，制定出較為完整科學(xué)的、適應(yīng)本企業(yè)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，建立起一個(gè)由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、企業(yè)專業(yè)技術(shù)人員組成的企業(yè)檔案鑒定小組，有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃、有步驟地定期開展企業(yè)檔案的鑒定工作。

如我公司在開展文書檔案鑒定工作中，依據(jù)現(xiàn)行的《文書檔案保管期限表》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定了《京煤集團(tuán)公司文書檔案保管期限表》，對原保管期限表中存在的不適應(yīng)企業(yè)檔案鑒定工作的地方進(jìn)了改革和完善，調(diào)整了不合理的檔案保管期限。如原保管期限表中上級下發(fā)文件、組織關(guān)系介紹信等文件，保管期限劃分偏高，而檔案的利用率卻較低，使其既占據(jù)了庫房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)，因此，我們在制定企業(yè)鑒定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，根據(jù)這一特點(diǎn)進(jìn)行了調(diào)整，把本企業(yè)形成的反映企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的文件材料做為重點(diǎn)，增強(qiáng)鑒定工作的可操作性。通過制定企業(yè)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)檔案鑒定工作，既有規(guī)可循，又通過實(shí)踐，并不斷完善，所謂“鑒定尺度把握難”的問題就可以在實(shí)踐中逐步得到解決。只有定期對檔案進(jìn)行鑒定，剔除銷毀失去保管價(jià)值的檔案，才能優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，使之始終處于動態(tài)的優(yōu)化狀態(tài)，而不是一成不變的、沒有生機(jī)和活力的一潭死水。

３、具體實(shí)施抓落實(shí)，做好企業(yè)檔案的鑒定工作

企業(yè)檔案鑒定工作要堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的辯證觀點(diǎn)，切忌主觀片面，更不能一刀切。在判斷檔案價(jià)值時(shí)，要結(jié)合本地方、本企業(yè)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等的實(shí)際和特點(diǎn)，實(shí)事求是地對具體情況做出具體分析，既要考慮普遍性，又要考慮特殊性，既要嚴(yán)格把握，又要“留有余地”，科學(xué)地判定其存毀。在具體操作中，要嚴(yán)格按照有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，盡可能保持原基礎(chǔ)，正確認(rèn)識和處理檔案完整和精煉的關(guān)系，堅(jiān)持完整第一、精練第二的原則，有不同意見要認(rèn)真磋商，統(tǒng)一認(rèn)識，對鑒定后仍需保存的檔案，可視具體情況而定。

作者單位：北京京煤集團(tuán)有限責(zé)任公司