超越模式之爭(zhēng)：國(guó)外電子文件管理模式反思及啟示

電子文件管理模式為電子文件管理確定了基調(diào)及整體框架，它是電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的核心組成部分。從國(guó)際范圍來(lái)看，已經(jīng)出現(xiàn)了具有代表性、影響較大的電子文件管理研究項(xiàng)目，如加拿大英屬哥倫比亞大學(xué)主持的“保護(hù)電子文件的完整性”項(xiàng)目，以及以此為基礎(chǔ)開(kāi)展的“永久保護(hù)真實(shí)的電子文件”國(guó)際項(xiàng)目；美國(guó)匹茲堡大學(xué)主持的“文件保管的功能需求”項(xiàng)目。而已為國(guó)際檔案界普遍認(rèn)可的電子文件管理兩大模式——哥倫比亞模式（下簡(jiǎn)稱UBC模式）與匹茲堡模式（下簡(jiǎn)稱Pitt模式）正是分別建立在上述研究基礎(chǔ)之上。因此，從某種意義上來(lái)說(shuō)，對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的認(rèn)識(shí)實(shí)際上就是對(duì)UBC模式和Pitt模式的把握。那么兩大模式關(guān)系到底是什么？差異與共性何在？?jī)纱竽Ｊ绞欠翊嬖谌毕荩克鼈儗?duì)我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的制定、電子文件管理模式的確立有何啟示？

一、對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

目前國(guó)內(nèi)對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的認(rèn)識(shí)基本達(dá)成了共識(shí)，其內(nèi)容可以歸納為：檔案館階段電子文件管理存在集中式保管（即UBC模式）和分布式保管（即Pitt模式）兩大模式；兩者的根本分歧在于，前者要求將失去現(xiàn)行價(jià)值的文件移交檔案館保管，后者要求文件形成機(jī)構(gòu)自始至終保管文件，而檔案館對(duì)這些文件具有一定控制權(quán)；因此兩大模式是兩種對(duì)立的管理模式。

不難看出，國(guó)內(nèi)對(duì)兩大模式的認(rèn)識(shí)呈現(xiàn)出一個(gè)顯著的特點(diǎn)：突出差異（對(duì)立），忽略共性；強(qiáng)調(diào)保管，不計(jì)其余；注重表面，忽略背后。比如說(shuō)，電子文件由誰(shuí)保管，實(shí)際上是管理理念、方法等的自然推導(dǎo)，是管理其他環(huán)節(jié)的結(jié)果。由于其是外在、可見(jiàn)、明顯的，以至于國(guó)內(nèi)學(xué)者將其作為兩大模式的根本（甚至是惟一）分歧加以論述，而忽略了背后的緣由。

國(guó)內(nèi)對(duì)電子文件管理模式的如此引介不可避免地導(dǎo)致人們對(duì)電子文件管理模式的認(rèn)識(shí)狹隘化，其蘊(yùn)含的潛臺(tái)詞就是電子文件管理模式有且僅有兩種可供選擇的方案，從而將人們的視線轉(zhuǎn)移到兩大模式對(duì)立之中，將人們的思維局限于比較兩大模式優(yōu)劣、擇優(yōu)選擇適合的模式上來(lái)，即使所謂結(jié)合兩大模式的折衷方法——“自由進(jìn)館原則”，也沒(méi)有脫離兩大模式的窠臼。正是這種被強(qiáng)調(diào)的“對(duì)立（差異）”分散了人們的注意力，很少有人跳出兩大模式之爭(zhēng)，進(jìn)而思考兩大模式作為電子文件管理模式本身的正當(dāng)性，它們對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)意義和功效到底有多大？?jī)纱竽Ｊ绞欠翊嬖谌毕荩侩y道電子文件管理模式的選擇就非“此”即“彼”嗎？

二、差異與共性：正確解讀國(guó)外電子文件管理模式

（一）差異

將兩大模式的差異歸結(jié)為保管上的分歧，這種認(rèn)識(shí)是不全面的。事實(shí)上，保管上的分歧僅僅是兩大模式眾多差異的表現(xiàn)之一。兩大模式的根本分歧（差異）主要有以下幾個(gè)方面：

就文件運(yùn)動(dòng)周期而言，UBC模式以文件生命周期理論為指導(dǎo)，而Pitt模式則以文件連續(xù)體理論為指導(dǎo)。

在鑒定上，UBC模式認(rèn)為文件無(wú)需鑒定，鑒定將破壞來(lái)源并有對(duì)文件客觀性強(qiáng)加外部?jī)r(jià)值的危險(xiǎn)，Pitt模式則堅(jiān)持在文件形成前對(duì)其鑒定。

在保管上，UBC模式堅(jiān)持集中式保管，而Pitt模式則堅(jiān)持分布式保管。

在著錄上，UBC模式堅(jiān)持傳統(tǒng)著錄，認(rèn)為它在長(zhǎng)久維護(hù)檔案真實(shí)性和描述文件背景方面有元數(shù)據(jù)系統(tǒng)不可取代的獨(dú)特和重要作用；Pitt模式堅(jiān)持元數(shù)據(jù)著錄，認(rèn)為傳統(tǒng)的基于直接觀察的著錄方法和檢索工具已經(jīng)不能著錄復(fù)雜的系統(tǒng)，要求檔案工作者在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段參與著錄，定義和明確元數(shù)據(jù)要素。

以上兩大模式的差異可以分為兩個(gè)層次，文件運(yùn)動(dòng)周期差異反映的是兩大模式在指導(dǎo)思想上的分歧，鑒定、保管、著錄差異乃是具體管理上的不同，前者決定后者，后者是前者的自然體現(xiàn)和推導(dǎo)。因此，國(guó)內(nèi)學(xué)者將由誰(shuí)（檔案館或者形成機(jī)構(gòu)）來(lái)保管檔案最為兩大模式主要（惟一）差異來(lái)論述是不全面的，忽略了在管理其他方面的差異；同時(shí)保管上的分歧并不是兩大模式差異根本之所在，而是兩大模式在不同指導(dǎo)思想（理念）下的必然反映。

（二）共性

相對(duì)于對(duì)兩大模式差異基本形成了一致的看法，對(duì)于兩者的共性國(guó)外檔案學(xué)者可謂是莫衷一是。不僅不同學(xué)者形成不同觀點(diǎn)，不同時(shí)期觀點(diǎn)亦不相同，當(dāng)然這種觀點(diǎn)的多樣化及演進(jìn)本身反映了電子文件管理實(shí)踐的深化及國(guó)際檔案界反思的增多。總體說(shuō)來(lái)，對(duì)兩大模式共性問(wèn)題的討論主要聚焦于兩個(gè)問(wèn)題：兩大模式是否存在共性？如果存在，那么與被人們強(qiáng)調(diào)的差異相比較，差異與共性哪個(gè)是主導(dǎo)？

圍繞上述問(wèn)題，國(guó)外檔案界主要形成兩種有代表性的觀點(diǎn)。一種觀點(diǎn)認(rèn)為，兩大模式是現(xiàn)今電子文件管理的兩大基本模式，代表了未來(lái)電子文件管理（乃至未來(lái)檔案管理）兩大不同的愿景，因此兩者的差異是主要的。持這種觀點(diǎn)的主要是兩大模式的提出者和支持者，同時(shí)在電子文件管理研究初期該觀點(diǎn)占主導(dǎo)。

另一種觀點(diǎn)認(rèn)為，兩大模式本質(zhì)上并無(wú)二致，它們對(duì)檔案及檔案職業(yè)的認(rèn)識(shí)相似且存在缺陷，兩大模式均背離了檔案?jìng)鹘y(tǒng)。持這種觀點(diǎn)的主要有手稿（歷史檔案）保管者、部分檔案工作者和電子文件管理實(shí)踐者，這種觀點(diǎn)主要是電子文件研究后期出現(xiàn)的觀點(diǎn)。持該觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為兩大模式在以下幾個(gè)方面認(rèn)識(shí)是一致的：第一，對(duì)文件性質(zhì)的認(rèn)識(shí)。它們都認(rèn)為，檔案工作者應(yīng)該關(guān)注文件，因?yàn)槲募切袆?dòng)和事務(wù)的證據(jù)，文件不僅僅因?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要而產(chǎn)生，同時(shí)也因業(yè)務(wù)需要而維護(hù)。第二，對(duì)文件價(jià)值、檔案（工作）職業(yè)使命的認(rèn)識(shí)。兩大模式對(duì)文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)注超越一切，并將其作為檔案工作的基礎(chǔ)重新發(fā)現(xiàn)檔案職業(yè)的“真正”使命。檔案不再是像謝倫伯格所說(shuō)的主要或完全為第二價(jià)值而保存的部分文件，而相反檔案工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注第一價(jià)值。第三，對(duì)待傳統(tǒng)檔案理論、研究方法和檔案范式的態(tài)度。認(rèn)為傳統(tǒng)檔案理論和方法已經(jīng)過(guò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用新方法和新理論。

通過(guò)對(duì)兩大模式共性在三個(gè)方面的論述，我們不難發(fā)現(xiàn)，國(guó)外學(xué)者認(rèn)為電子文件管理兩大模式無(wú)論是專業(yè)基本概念（文件性質(zhì)、價(jià)值），還是實(shí)踐（檔案工作/職業(yè)），甚至理論與范式（檔案理論、研究方法與范式）均與檔案?jìng)鹘y(tǒng)相背離，也就是說(shuō)電子文件管理兩大模式的提出可以看作是檔案專業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代之爭(zhēng)，具體到上文所述共性的三點(diǎn)就是檔案與文件、謝倫伯格主義與詹金遜主義，傳統(tǒng)檔案范式與新（電子文件管理）范式之爭(zhēng)。

三、反思與啟示

（一）對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的反思

對(duì)兩大模式的態(tài)度從最初“一種聲音”轉(zhuǎn)變?yōu)椤岸喾N聲音”的過(guò)程中，反思和批判的“不和諧”之音值得我們關(guān)注。維多利亞公共檔案館的《維多利亞電子文件管理戰(zhàn)略》指出，從檔案的角度看，Pitt 模式和Duranti模式（即UBC模式）沒(méi)有什么差別；僅僅從實(shí)施的角度來(lái)看，Pitt模式更容易執(zhí)行。兩大模式的反對(duì)者指出，盡管兩大模式存在差異，但是兩者共性居于主導(dǎo)地位。在他們看來(lái)，UBC模式和Pitt模式如同“皇帝的新衣”，那種認(rèn)為“新衣”能夠提升檔案職業(yè)地位的想法僅僅是種幻覺(jué)，它只能使檔案群體在文化上、社會(huì)上變得更“貧瘠”，并且從智力支持上來(lái)說(shuō)更“裸露”。

國(guó)外學(xué)者的反思之聲也促發(fā)了筆者對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的思考，筆者認(rèn)為，真正理解兩大模式不僅需要把握它們的內(nèi)容，還需要在其他幾個(gè)方面深入研究。首先，需要嘗試對(duì)產(chǎn)生不同模式的國(guó)家的文件、檔案管理實(shí)踐作“局內(nèi)人”的審視，因?yàn)椤熬滞馊恕备舭队^火式的觀察，只能是對(duì)特定模式理解的“隔靴搔癢”。同樣是電子文件管理為什么在這里產(chǎn)生的是如此的模式，而不是反之？該國(guó)檔案?jìng)鹘y(tǒng)、文件管理實(shí)踐對(duì)電子文件管理模式產(chǎn)生了什么影響？其次，還需要對(duì)兩大模式提出者的思想作分析。理論的構(gòu)建和構(gòu)建者密切相關(guān)，就電子文件管理而言，尤其需要考察電子文件管理研究的領(lǐng)頭羊——露西安娜·杜蘭蒂和戴維·比爾曼的思想。其中兩者的教育、專業(yè)背景以及對(duì)檔案理論的不同認(rèn)識(shí)對(duì)電子文件管理模式的的構(gòu)建產(chǎn)生了什么影響？這些影響是消極的，還是積極的？最后，評(píng)價(jià)電子文件管理模式優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)就是看兩大模式在實(shí)踐中的運(yùn)用情況，事實(shí)上國(guó)外已經(jīng)開(kāi)展了許多電子文件實(shí)踐項(xiàng)目來(lái)檢驗(yàn)兩大模式，比如檢驗(yàn)Pitt模式業(yè)已實(shí)施的項(xiàng)目有印第安納大學(xué)電子文件管理項(xiàng)目、特拉華州檔案館和費(fèi)城文件管理項(xiàng)目。因此為了客觀評(píng)價(jià)電子文件管理模式，需要對(duì)上述項(xiàng)目執(zhí)行情況作全面考察。

（二）對(duì)我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的啟示

1、對(duì)目前兩大電子文件模式不能盲目信仰，在學(xué)習(xí)和借鑒之前需要全面、深刻認(rèn)識(shí)兩大模式形成的特定文件檔案管理傳統(tǒng)、模式代表人物思想、模式實(shí)踐運(yùn)用的狀況。

理論本身的有待完善性及中外實(shí)踐的不同，決定了我們對(duì)待國(guó)外電子文件模式應(yīng)該抱著“拿來(lái)主義”的科學(xué)精神。現(xiàn)有的電子文件管理模式無(wú)論是其理論構(gòu)建還是實(shí)踐檢驗(yàn)，都證明了它們?nèi)匀淮嬖谥毕荨Ａ硪环矫妫c西方一些國(guó)家相比，我國(guó)有“重檔案管理、輕文件管理，重保管、輕利用”的檔案?jìng)鹘y(tǒng)，我國(guó)電子文件管理模式如何體現(xiàn)和適用于這種實(shí)踐？借助于制定我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略、構(gòu)建我國(guó)電子文件管理模式的契機(jī)，如何在一定程度上扭轉(zhuǎn)和改變?cè)袑?shí)踐模式，體現(xiàn)電子文件管理模式作為一種新模式的合理張力？新模式如何在被動(dòng)適應(yīng)與主動(dòng)改變中取得平衡？

2、需要重新認(rèn)識(shí)電子文件管理模式與傳統(tǒng)檔案理論、檔案實(shí)踐的關(guān)系，及前者對(duì)后者的潛在影響。

研究不僅要解決“燃眉之急”，更要“未雨綢繆”，短視、實(shí)用主義的研究往往會(huì)使我們“只見(jiàn)樹(shù)木，不見(jiàn)森林”。具體就電子文件管理模式而言，關(guān)注模式是否能夠直接指導(dǎo)實(shí)踐固然重要，探究其背后隱含的東西以及在更廣闊背景下的含意同樣十分重要。例如，檔案管理中的鑒定，從傳統(tǒng)文件“至下而上”到電子文件的“至上而下”的鑒定方法，這種變化是否意味著對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法的否定？盡管說(shuō)新模式顛覆傳統(tǒng)模式為時(shí)過(guò)早，有武斷之虞，但是這種管理方法上的轉(zhuǎn)變卻不可否認(rèn)，這種轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理意味著什么？新模式對(duì)檔案職業(yè)/檔案工作者的生存和發(fā)展產(chǎn)生了什么影響？對(duì)實(shí)際工作者和研究者提出了哪些新要求（如知識(shí)、技能結(jié)構(gòu)、團(tuán)隊(duì)構(gòu)建、合作者的選擇等）？這些要求和變化反過(guò)來(lái)又是如何影響和重塑檔案專業(yè)的呢？

3、電子文件管理模式的選擇可能并不是非“此”即“彼”，學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外已有的電子文件管理理論的同時(shí)，應(yīng)基于“檔情”選擇和改造適合我們的模式。

國(guó)外對(duì)電子文件管理模式認(rèn)識(shí)的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，也從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了無(wú)論是UBC模式還是Pitt模式均存在著缺陷，兩者作為電子文件管理模式的合法性受到了質(zhì)疑。我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略之電子文件管理模式的選擇必然要將國(guó)外已有的理論研究成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)“為我所用”，但是并不是“全盤照抄”或者是簡(jiǎn)單的“改頭換面”，而是基于正視我國(guó)“檔情”和對(duì)兩大模式“一分為二”態(tài)度之上的學(xué)習(xí)。事實(shí)上，國(guó)外電子文件管理模式選擇上也反映了基于“檔情”，澳大利亞更多是以Pitt模式為基礎(chǔ)，而美國(guó)更傾向于以UBC模式為基礎(chǔ)。

4、電子文件管理模式不是空洞的，它不僅僅是框架和理念層面的，需要全面反映在宏觀層面（目標(biāo)定位、總體規(guī)劃、框架）、中觀層面（管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）和微觀層面（功能需求、管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等），微觀層面尤其不能忽視。

很多人認(rèn)為電子文件管理模式主要還是著眼于宏觀層面，因此微觀的電子文件管理相關(guān)問(wèn)題與模式關(guān)聯(lián)不大，其實(shí)不然，好的模式必須能夠?yàn)榈讓釉O(shè)計(jì)和具體問(wèn)題的實(shí)施指明方向和提供指導(dǎo)。因此，從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，電子文件管理模式又是具體的。比如目前現(xiàn)有的電子文件功能需求和軟件設(shè)計(jì)均突出體現(xiàn)了兩大模式對(duì)于文件作為“證據(jù)”及憑證價(jià)值的關(guān)注，而對(duì)文件/檔案文化、歷史、社會(huì)價(jià)值的考慮基本缺失，因而在設(shè)計(jì)中被忽略了。功能需求不能僅以反映和維護(hù)文件證據(jù)性為主要目標(biāo)，如何通過(guò)新模式強(qiáng)調(diào)文件的后者價(jià)值并在功能需求中加以體現(xiàn)，是值得我們思考的問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)：

1、馮惠玲：“關(guān)于全面制定和實(shí)施我國(guó)電子文件國(guó)家戰(zhàn)略的若干設(shè)想”，中國(guó)第三屆信息資源管理論壇主題發(fā)言，2006年5月。（注：2006年中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院成立了電子文件國(guó)家戰(zhàn)略課題組，并成功申請(qǐng)了國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目“我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架體系研究”。）

2、馮惠玲：《電子文件管理教程》，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版。

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4、Greene， MA， Boles， F， Bruemmer， B， Todd J. Daniels-Howell， “The archivist's new clothes; or， the naked truth about evidence， transactions， and recordness”， https://idea.iupui.edu:8443/dspace/bitstream/1805/42/4/ManifestoFinal.pdf

5、http://www.interpares.org/

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

黑龍江大學(xué)歷史文化旅游學(xué)院