完善的管理體系是地鐵工程檔案管理的有力保障

“新北京、新奧運”的戰略構想，加快了城市軌道交通建設的步伐，北京地鐵迎來千載難逢的發展機遇和挑戰。目前北京市地鐵運營有限公司承擔著地鐵一、二號線、八通線、十三號線的運營任務和五號線開通前的各項準備工作，既有運營線路總長114公里，同時又正在進行一、二號線設備消隱改造和AFC工程。新線建設和更新改造工程，使地鐵科技檔案庫存數量迅速增長，科技檔案成為地鐵公司檔案信息資源的重要組成部分，其中工程檔案在庫存檔案中占有相當大的比例，在地鐵安全運營和生產建設中發揮著重要作用。

一、完善各項管理標準和管理辦法

為了真正實現從量變到質變的飛躍，使接收的竣工檔案更加符合標準和規范要求，北京市地鐵運營有限公司重新制定了《科技檔案管理辦法》，特別是針對新線建設和改造工程及時出臺了《地鐵公司工程資料管理辦法》，明確了建設單位、勘察、設計單位、監理單位、施工單位、地鐵公司本部及其所屬二級單位等各方的職責，詳細闡述了各類科技檔案特別是工程檔案的歸檔范圍、分類編號的原則及方法、歸檔的質量要求和技術要求，驗收與移交要求等，具有很強的可操作性，避免由于理解不一造成資料整理混亂而給資料管理工作帶來巨大的工作量。

1、制定歸檔范圍

在工程資料管理上，除了執行國家標準和北京市建筑工程、市政工程資料管理規程外，應該結合地鐵專業的特點細化管理辦法，特別是制定各專業的歸檔范圍。只有明確歸檔范圍，專業技術人員和資料管理人員才能有章可偱，才能從工程立項就開始收集應歸檔的文件材料，確保工程資料的完整。通過組織各專業的工程技術人員和檔案人員進行討論與論證，多次進行修改補充，我們制定了覆蓋了全公司各個專業的歸檔范圍，最大限度地滿足實際需求，使專業人員能夠有一個清晰的思路和模式，提高了工作效率和歸檔質量。

2、細化分類編號

科技檔案的分類編號既要體現檔案專業的特色，還要體現各個專業的專業特點。筆者認為，在分類科學合理的前提下，編寫檔案號不能是案卷題名的全譯或是簡單的羅列，各個車站及區間的編碼、各個專業的分支、各種設備的分組編號不必全部體現在編號之中。檔案的分類編號方法應該充分體現地鐵線別和專業的特點，滿足計算機快速檢索和數字化的需要。特別是地鐵在新線建設和改造工程中增添了許多新技術新工藝，在管理標準和管理辦法中，必須及時注入新的元素，這樣各級檔案管理人員才能在編號工作中對號入座。這就要求管理標準和管理辦法的制定者要樹立超前管理的意識，及時了解工程信息和各個專業的內容、特點、目標及實際需求，全盤考慮，統籌規劃。

地鐵一、二號線工程檔案主要以圖紙為主，所以當時的編號沒有涉及到文字和圖紙的區分，地鐵新線建設和更新改造工程形成了四類工程資料，包括基建文件、監理文件、施工資料和竣工圖，除了基建文件和監理文件之外，施工方形成的施工資料和竣工圖占很大的比例。文字資料必須單獨編號，編號時既要體現檔案專業的共性，又要體現出各專業的個性。文字資料和圖紙只有單獨編寫檔號，才能充分體現獨立性與專業性的特點，上架后每個車站都是文字在前，圖紙在后，無論是人工檢索還是計算機檢索都更加方便。從利用上講，針對性更強，不但減少利用者的查閱時間，更重要的是減少不必要的翻閱，從而延長檔案的壽命。

為了能夠實現文字資料和圖紙的單獨編號，在組卷時我們就提出明確要求，文字資料和圖紙不能混裝在一個裝具內，案卷排列時文字資料在前圖紙在后，這些要求都為獨立編號打下基礎，為提供便利服務創造條件。

科技檔案的編號應由種類號、項目號、屬類號及案卷順序號組成，為使編號合理科學有效，應避免過多出現案卷起始號，也就是說嚴格控制案卷流水號0001的出現。這樣可以保證排架合理，檢索快捷，減少重復勞動。以工程檔案為例，在項目號中用地鐵的線別代號加以區分，并在屬類號中用階段代號加以控制，這樣地鐵一條線在各個工程階段的竣工的檔案就能完整地體現出來。在屬類代號中不僅包含階段代號，還包含了專業代號，所以屬類號是整個編號中技術含量最高的一個類別代號。這就要求編制者不僅要熟知地鐵總的專業劃分，更要了解每個專業特點及其相關信息，及時更新補充專業代號，比如在工程檔案的項目專業中，我們及時添加了防災報警、環控等項目代號。

3、明確案卷題名要求

組卷時必須對案卷題名提出明確要求。無論是新線建設還是改造工程，涉及專業復雜，承建單位眾多，必須有統一的標準和要求，這樣才能保證全套竣工檔案的一致性。在對施工單位現場指導時，要把要求提在前面，而且必須從始至終標準統一，這樣立卷單位才能有章可循。編寫案卷題名要充分體現三要素，簡明扼要揭示案卷的內容，在書寫格式和字號等細節上都有統一要求。這樣形成的竣工檔案排列整齊美觀，不僅體現專業水平，也從一個側面體現了管理水平和文化素質。

4、加強竣工圖驗收要求

竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設完成后的真實寫照，是工程維修管理改建擴建的憑證及依據。所以，竣工圖必須真實反映工程的原貌，做到竣工圖真實準確并非易事，它需要施工單位、監理單位和建設單位的共同努力。制作竣工圖，必須嚴格按照規范要求進行，對竣工圖進行檢查和驗收時必須嚴把技術關和質量關。

工程資料尤其是竣工圖制作的質量高低，某種程度上直接反應了一個單位文化素質和管理水平，必須引起高度重視。檢查中我們發現，由于制作人員重視程度和水平高低不一，導致竣工圖質量參差不齊，從而不能完全達到驗收要求。因此，在管理辦法中我們嚴格規定了竣工圖的制作要求，明確了修改和標注時的具體做法，加強了對竣工圖編制單位的規范管理。 在竣工圖目錄制作中特別強調，竣工圖必須有原圖紙封面、圖紙目錄，圖紙的數量應與圖紙目錄相符，凡缺少的圖紙應在原圖紙目錄中杠掉，并要注明原因，修改的地方要加蓋單位章。這樣不僅程序嚴謹，而且無論檔案人員如何變動，卷內目錄如何更新，都能分清責任，維護圖紙目錄和圖紙數量的原貌。

二、工程資料的制作與工程同步進行

工程資料制作是一項技術性很強的專業工程，工程資料制作的完整程度和質量的好壞，不僅體現了施工單位監理單位的管理水平，同樣也體現了建設單位和使用單位的管理水平。故從工程一開始，必須對檔案的制作提出明確要求，為工程資料與工程同步進行提供有力保障。使工程資料制作者有章可依，工程資料管理者有章可循。只有做到同步進行，并且保證資料員的相對穩定，才能保證工程資料的齊全完整。

三、規范驗收與移交程序

在工程正式驗收前，要對各參建單位形成的工程資料進行預驗收，而且將其做為驗收重點，只有這樣才能保證工程資料與工程的同步驗收。對國家、市重點工程請市檔案局共同驗收，對移交城建檔案館的檔案請城建檔案館參加驗收。為了規范驗收行為，我們制定了《工程資料驗收單》，規定工程資料驗收時，建設單位、監理單位確認工程資料完整無誤，檔案部門確認整理合格后，分別在《工程資料驗收單》上簽字蓋章后，參建單位憑單方可結清工程款。工程資料驗收合格后，按照程序辦理交接手續。

四、加強業務指導，全面提高檔案人員的管理水平

由于缺乏經驗，加之對標準理解不透徹，造成檔案人員和資料整理人員業務水平參差不齊，導致尺度掌握不一，制作出的竣工檔案也就不能完全符合要求，會造成多次返工甚至重做。

提高竣工檔案的歸檔質量和水平，必須全面提高檔案人員的整體素質和管理水平，檔案人員不僅要具備檔案專業素質，而且要一專多能，在檔案管理上是專家，在工程檔案的指導上是內行。要想成為內行，首先必須詳細掌握本專業知識，深入領會在工程資料制作中所執行文件和規程的具體含義和操作方法，而且要了解與工程相關的各個專業的知識，掌握工程進展情況和相關信息，能夠主動和甲方、監理、施工單位進行溝通，只有做到理論與實際相結合，才能提高自己，指導他人，把住質量關。

作者單位：北京市地鐵運營有限公司