行政許可事項檔案的收集與整理

伴隨著《中華人民共和國行政許可法》的頒布施行，各行政機關在日常行政許可事項辦理工作中產生了大量的文件材料，這些文件材料記載著行政機關的歷史軌跡，是我們的寶貴財富，如何去規范行政許可事項檔案的收集與整理，筆者想就此問題談一下自己的看法。

一、行政許可事項檔案的構成特點

（一）廣泛性

行政許可事項的設定范圍非常廣泛，主要有以下幾個方面：1、直接涉及國家安全、公共安全、經濟宏觀調控、生態環境保護以及直接關系人身健康、生命財產安全等特定活動、需要按照法定條件予以批準的事項；2、有限自然資源開發利用、公共資源配置以及直接關系公共利益的特定行業的市場準入等，需要賦予特定權利的事項；3、提供公眾服務并且直接關系公共利益的職業、行業，需要確定具備特殊信譽、特殊條件或者特殊技能等資格、資質的事項；4、直接關系公共安全、人身健康、生命財產安全的重要設備、設施、產品、物品，需要按照技術標準、技術規范，通過檢驗、檢測、檢疫等方式進行審定的事項；5、企業或者其他組織的設立等，需要確定主體資格的事項；6、法律、行政法規規定可以設定行政許可的其他事項。

（二）嚴密性

行政許可事項的實施要按照《行政許可法》的規定，履行一定的程序，在規定的時間內做出許可決定，而不能隨意實施行政許可事項。例如設立電影發行單位許可事項的辦理：首先，申請單位要按照《電影管理條例》第三十六條的依據檢查自身是否符合申請條件，只有符合申請條件的單位才能選擇適宜的方式提交申請。同時申請單位要將書面申請、單位名稱、章程、單位機構設置和專業技術人員的證明、業務范圍、法律法規規定的其他條件等相關材料一并向申請機關報送。其次，主管機關對屬于本機關職權范圍的許可事項進行受理，對申請單位材料報送是否齊全、是否符合法定形式或提出補正申請材料等做出受理或不予受理通知書。再次，業務部門人員按照《電影管理條例》第三十六條對申請單位進行審查，填寫審核意見。第四，主管領導對審核意見進行審定，并簽署意見。最后，對審定通過的，審核人員應制作有關文書，由受理人員通知申辦人領取審批文書；對退回的中止件，必須將需要補齊補正材料的全部內容、要求及申辦人的相關權利、投訴渠道以書面形式一次性告知申辦人，并將申辦材料退申辦人；對不予批準件，必須將理由及申辦人的相關權利、投訴渠道以書面形式告知申辦人，并將申辦材料退申辦人。由此可見，一個行政許可事項的辦理是一個程序一個程序進行的，并且每個程序都有規定的時間限制，同時還要接受社會各界的監督。

（三）階段性

行政許可事項檔案因承辦部門、內容各有不同而各具特色，但所形成的檔案、資料都具有階段性特點。一般行政許可事項的辦理包括申請與受理、審查與決定、送達三個階段，各個階段形成的檔案、資料共同構成行政許可事項的全部檔案。

1、申請與受理階段，即行政許可事項辦理的最初階段，它形成行政許可事項的基礎檔案，包括受理通知書、授權委托書、行政許可申請表、申請人所申報的材料等。

2、審查與決定階段，即行政許可審批的實際檢查階段，包括工作人員對行政許可事項內容的審查，處室負責人對審核程序的檢查，主管局長對行政許可事項辦理全過程的審核等工作中形成的審批意見等資料。

3、送達階段，即行政許可事項辦理的最后環節，將行政機關發出的行政許可決定書、許可證等資料向申請單位或申請人發放。

二、行政許可事項檔案的收集范圍與方法

（一）收集范圍

1、受理階段：行政許可申請受理通知書、行政許可申請不予受理通知書、申請材料補正通知書。

2、審查階段：（1）筆錄文書，包括核查筆錄、陳述申辯筆錄、詢問筆錄。（2）陳述、申辯權利告知書。（3）依法按照特別程序審查及辦理行政許可時，應當制作相關法律文書，文書應當齊全規范。（4）依法需延期辦理的行政許可，應當制作行政許可延期審批文書、行政許可延期通知書。（5）審查階段如需收集或制作其他證據材料的，依照有關法律規定進行。

3、聽證階段：聽證告知書、聽證通知書、聽證公告、聽證筆錄。

4、決定階段：行政許可審批文書、準予行政許可決定書、不予行政許可決定書。

5、送達階段：送達回證。

6、結案階段：結案審批文書。

對于網上辦理的行政許可事項，可要求打印出紙質載體的文書進行歸檔。

（二）收集方法

由于各行政機關實施行政許可事項的內容不同，因此要針對不同的業務內容，采取科學方法和措施開展收集工作。

1、提前介入。對于行政許可事項檔案的收集要有超前意識，改變過去行政許可事項辦理結束后才進行收集整理的傳統方法。檔案部門要深入各業務部門，了解情況，確定收集范圍，明確歸檔制度，使各業務部門把行政許可事項材料的收集工作提到議事日程，納入相關人員的崗位職責，這樣不僅能得到領導的重視與支持，加強工作人員的檔案意識，同時也保證了行政許可事項檔案的質量。

2、主動收集。由于各業務部門的工作職能不同，如不了解其行政許可事項辦理的程序、內容等情況，就會造成行政許可事項檔案收集不全的問題。所以，檔案人員要加強對《行政許可法》等相關法律法規的學習，了解業務部門的工作，同時主動介入，從源頭抓起，做好承辦人員相關檔案知識的培訓工作，指導承辦人員做好收集、整理工作，檢查應歸檔文件是否符合規范要求，以保證檔案移交時齊全、完整。

3、全程跟蹤收集。一是發揮各部門兼職檔案員的作用，這是保證行政許可事項檔案齊全完整的有效方法。二是對行政許可事項辦理過程中產生的文件設專人負責及時收集（誰承辦誰收集），從受理開始檔案人員就全過程跟蹤服務，隨時指導檔案資料的收集整理工作。

4、檢查驗收。檢查驗收是保證行政許可事項檔案齊全完整的關鍵環節。檔案部門應按照相關標準規定的收集范圍和要求逐項檢查收集是否齊全，對整理工作進行指導。

三、行政許可事項檔案的整理

（一）行政許可事項檔案實行案卷級管理，一事一卷，一卷一號。涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的事項，可以一案兩卷，即正卷和副卷。卷內文書應使用鋼筆、簽字筆或毛筆書寫。不能隨文書裝訂立卷的證據應放入證據袋中，隨卷歸檔，并應在備考表中注明。證據袋上應注明證據的名稱、數量等內容。卷內文書按下列順序進行排列：準予行政許可或不予行政許可決定書和送達回證在前，其余文書按照辦理許可各階段的時間順序排列。破損文書應修補或復制。文書過小的應襯紙粘巾，文書過大的應折疊整齊。卷內文書采用阿拉伯數字逐頁編寫頁碼，正頁在右上角、反頁在左上角。卷內目錄和備考表填寫規范，案卷裝訂無金屬物，并符合檔案規定的其他要求。

（二）行政許可事項檔案一般情況下隨著業務部門的文書檔案編制流水號。但是對于行政許可事項檔案量大的單位，可以單獨編制目錄進行管理。例如：外商投資企業合同、章程及其變更——設立行政許可事項檔案和外商投資企業合同、章程及其變更——變更行政許可事項檔案，由于每年在我區進行外商投資的企業很多，因此每年產生的上述行政許可事項檔案的數量很大，這樣就可以把它單獨編制目錄進行管理。由于設立和變更行政許可事項檔案都是針對一個申請主體而形成的，所以我區在整理此類檔案時，采取分別組卷，統一編號的方法，即按照不同的許可事項的辦理程序，分別組成案卷，但在編制案卷號時，一個申請單位只給一個案卷號，變更許可事項檔案作為設立許可事項檔案的副卷，這樣既不違反檔案整理原則，又便于工作查考利用。

作者單位：北京市朝陽區檔案局